Rechnung

Was ist eine Rechnung?

Eine Rechnung ist ein mit einem Zeitstempel versehenes Handelsdokument, das eine Transaktion zwischen einem Käufer und einem Verkäufer einzeln aufführt und aufzeichnet. Wenn Waren oder Dienstleistungen auf Kredit gekauft wurden, enthält die Rechnung normalerweise die Geschäftsbedingungen und gibt Auskunft über die verfügbaren Zahlungsmethoden.

Rechnungsarten können eine Papierquittung , ein Kaufvertrag, eine Belastungsanzeige , eine Verkaufsrechnung oder eine elektronische Online-Aufzeichnung sein.

Die Grundlagen einer Rechnung

Eine Rechnung muss auf der Vorderseite angeben, dass es sich um eine Rechnung handelt. Sie hat normalerweise eine eindeutige Kennung namens Rechnungsnummer, die für interne und externe Referenzen nützlich ist. Eine Rechnung enthält in der Regel Kontaktinformationen für den Verkäufer oder Dienstleister für den Fall, dass bei der Abrechnung ein Fehler auftritt.

Auf der Rechnung können Zahlungsbedingungen sowie Informationen zu Rabatten, Einzelheiten zu vorzeitiger Zahlung oder Finanzierungsgebühren für verspätete Zahlungen aufgeführt sein. Außerdem werden die Stückkosten eines Artikels, die Gesamtzahl der gekauften Einheiten, die Fracht, die Bearbeitung, der Versand und die damit verbundenen Steuergebühren sowie der geschuldete Gesamtbetrag aufgeführt.

Unternehmen können sich dafür entscheiden, einfach einen Monatsabschluss als Rechnung für alle ausstehenden Transaktionen zu senden. Ist dies der Fall, muss aus der Abrechnung hervorgehen, dass keine Nachrechnungen versandt werden. In der Vergangenheit wurden Rechnungen auf Papier aufgezeichnet, oft mit mehreren Kopien, damit Käufer und Verkäufer jeweils eine Aufzeichnung der Transaktion für ihre eigenen Unterlagen haben. Derzeit sind computergenerierte Rechnungen weit verbreitet. Sie können bei Bedarf auf Papier gedruckt oder per E-Mail an die Parteien einer Transaktion gesendet werden. Elektronische Aufzeichnungen ermöglichen auch eine einfachere Suche und Sortierung bestimmter Transaktionen oder bestimmter Daten.

Eine Pro-Forma-Rechnung ist ein vorläufiger Kaufvertrag,. der Käufern vor einer Lieferung oder Lieferung von Waren zugesandt wird. Die Rechnung enthält normalerweise die gekauften Artikel und andere wichtige Informationen wie das Versandgewicht und die Transportkosten. Proforma -Rechnungen kommen oft bei internationalen Transaktionen ins Spiel, insbesondere für Zollzwecke bei Importen.

Eine Proforma-Rechnung ist eine verbindliche Vereinbarung, obwohl die Verkaufsbedingungen Änderungen unterliegen können.

Die Bedeutung des Rechnungsdatums

Das Rechnungsdatum stellt die mit Zeitstempel versehene Uhrzeit und das Datum dar, an dem die Waren in Rechnung gestellt und die Transaktion offiziell erfasst wurden. Daher ist das Rechnungsdatum ein wesentlicher Hinweis auf die Zahlung, da es die Kreditlaufzeit und Fälligkeit der Rechnung vorgibt. Dies ist besonders wichtig für Unternehmen, die Kredite anbieten, wie z. B. net 30. Das tatsächliche Fälligkeitsdatum der Rechnung beträgt normalerweise 30 Tage nach dem Rechnungsdatum. Ebenso bieten Unternehmen Kunden die Möglichkeit, Artikel zurückzusenden, die normalerweise eine Frist haben, die auf einer bestimmten Anzahl von Tagen seit dem Kaufbeleg basiert, wie auf der Rechnung angegeben.

E-Rechnung

Seit dem Aufkommen des Computerzeitalters ist es für Menschen und Unternehmen einfacher, sich auf die elektronische Rechnungsstellung als Alternative zu Papierdokumenten zu verlassen. Die elektronische Rechnungsstellung oder E-Rechnung ist eine Form der elektronischen Rechnungsstellung, um transaktionsbezogene Dokumente zwischen Parteien zu erstellen, zu speichern und zu überwachen und sicherzustellen, dass die Bedingungen ihrer Vereinbarungen erfüllt werden.

Diese elektronischen Dokumente können Rechnungen und Quittungen, Bestellungen, Belastungs- und Gutschriften, Zahlungsbedingungen und -anweisungen sowie Überweisungsträger umfassen. Digitale Rechnungen werden normalerweise per E-Mail, Webseite oder App gesendet. Zu den Vorteilen gehören die folgenden:

• Dauerhaftigkeit und Widerstandsfähigkeit gegen physische Beschädigungen

• Einfaches Suchen und Sortieren nach bestimmten Namen, Begriffen oder Daten

• Erhöhte Überprüfbarkeit

• Die Fähigkeit, auf Anfrage zu drucken oder zu reproduzieren

• Die Fähigkeit zur Datenerfassung und Business Intelligence

• Reduzierung des Papierverbrauchs

Die elektronische Rechnungsstellung umfasst mehrere Technologien und Eingabeoptionen und wird als allgemeiner Begriff verwendet, um alle Methoden zu beschreiben, mit denen eine Rechnung einem Kunden elektronisch zur Zahlung vorgelegt wird. Mehrere Standards für die elektronische Rechnungsstellung, wie EDIFACT und UBL, wurden weltweit entwickelt, um die Einführung und Effizienz zu erleichtern.

Rechnungen und Kreditorenbuchhaltung

Rechnungen verfolgen den Verkauf eines Produkts für Bestandskontrolle, Buchhaltung und Steuerzwecke, was dazu beiträgt, den Überblick über Verbindlichkeiten und ähnliche fällige Verpflichtungen zu behalten. Viele Unternehmen versenden das Produkt und erwarten die Zahlung zu einem späteren Zeitpunkt, sodass der fällige Gesamtbetrag für den Käufer zu einer Verbindlichkeit und für den Verkäufer zu einer Forderung wird.

Moderne Rechnungen werden elektronisch übermittelt, anstatt papierbasiert zu sein. Bei Verlust einer Rechnung kann der Käufer beim Verkäufer eine Kopie anfordern. Die Verwendung einer Rechnung stellt das Vorhandensein einer Kreditwürdigkeit dar, da der Verkäufer ein Produkt versandt oder eine Dienstleistung erbracht hat, ohne im Voraus Bargeld zu erhalten.

Rechnungen unterscheiden sich von Bestellungen, die erstellt werden, bevor ein Kunde eine Ware oder Dienstleistung bestellt.

Rechnungen und interne Kontrollen

Rechnungen sind ein kritisches Element der internen Rechnungslegungskontrollen. Belastungen auf einer Rechnung müssen von der zuständigen Führungskraft genehmigt werden. Alternativ wird eine Rechnung mit einer Bestellung abgeglichen, und nach Abgleich der Informationen erfolgt die Zahlung für genehmigte Transaktionen. Eine Wirtschaftsprüfungsgesellschaft stellt sicher, dass Rechnungen bei der Prüfung auf Kostenabgrenzung in den entsprechenden Abrechnungszeitraum eingegeben werden.

Höhepunkte

• Belastungen auf einer Rechnung müssen von der zuständigen Führungskraft genehmigt werden.

• Rechnungen sind ein kritisches Element der internen Rechnungslegungskontrollen und -prüfungen.

• Rechnungen enthalten im Allgemeinen Zahlungsbedingungen, Stückkosten, Versand, Abwicklung und alle anderen während der Transaktion festgelegten Bedingungen.

• Eine Rechnung ist ein Dokument, das eine Transaktion zwischen einem Käufer und einem Verkäufer aufzeichnet, z. B. eine Papierquittung von einem Geschäft oder eine Online-Aufzeichnung von einem E-Tailer.