इनवॉइस

चालान क्या है?

एक चालान एक समय-मुद्रित वाणिज्यिक दस्तावेज है जो एक खरीदार और विक्रेता के बीच लेनदेन को आइटम करता है और रिकॉर्ड करता है। यदि सामान या सेवाओं को क्रेडिट पर खरीदा गया था, तो चालान आमतौर पर सौदे की शर्तों को निर्दिष्ट करता है और भुगतान के उपलब्ध तरीकों के बारे में जानकारी प्रदान करता है।

चालान के प्रकारों में एक कागजी रसीद,. बिक्री का बिल, डेबिट नोट,. बिक्री चालान या ऑनलाइन इलेक्ट्रॉनिक रिकॉर्ड शामिल हो सकते हैं।

एक चालान की मूल बातें

एक चालान में यह अवश्य लिखा होना चाहिए कि यह बिल के मुख पर एक चालान है। इसमें आमतौर पर एक विशिष्ट पहचानकर्ता होता है जिसे इनवॉइस नंबर कहा जाता है जो आंतरिक और बाहरी संदर्भ के लिए उपयोगी होता है। बिलिंग से संबंधित कोई त्रुटि होने की स्थिति में चालान में आमतौर पर विक्रेता या सेवा प्रदाता की संपर्क जानकारी होती है।

भुगतान की शर्तों को चालान पर उल्लिखित किया जा सकता है, साथ ही किसी भी छूट, प्रारंभिक भुगतान विवरण या देर से भुगतान के लिए मूल्यांकन किए गए वित्त शुल्क से संबंधित जानकारी। यह किसी वस्तु की इकाई लागत, खरीदी गई कुल इकाइयाँ, माल ढुलाई, हैंडलिंग, शिपिंग और संबंधित कर शुल्क भी प्रस्तुत करता है, और यह कुल बकाया राशि की रूपरेखा तैयार करता है।

कंपनियां सभी बकाया लेनदेन के लिए चालान के रूप में केवल एक महीने के अंत का विवरण भेजने का विकल्प चुन सकती हैं। यदि ऐसा है, तो विवरण में यह संकेत होना चाहिए कि बाद में कोई चालान नहीं भेजा जाएगा। ऐतिहासिक रूप से, चालान कागज पर दर्ज किए गए हैं, अक्सर कई प्रतियों के साथ उत्पन्न होते हैं ताकि खरीदार और विक्रेता प्रत्येक के पास अपने स्वयं के रिकॉर्ड के लिए लेनदेन का रिकॉर्ड हो। वर्तमान में, कंप्यूटर जनित चालान काफी सामान्य हैं। उन्हें मांग पर कागज पर मुद्रित किया जा सकता है या लेनदेन के पक्षों को ईमेल द्वारा भेजा जा सकता है। इलेक्ट्रॉनिक रिकॉर्ड भी विशेष लेनदेन या विशिष्ट तिथियों की आसान खोज और छँटाई की अनुमति देते हैं।

प्रो फ़ॉर्मा इनवॉइस एक प्रारंभिक बिल ऑफ़ सेल है जो खरीदारों को शिपमेंट या माल की डिलीवरी से पहले भेजा जाता है। चालान आम तौर पर खरीदी गई वस्तुओं और अन्य महत्वपूर्ण जानकारी जैसे शिपिंग वजन और परिवहन शुल्क का वर्णन करेगा। प्रो फॉर्मा चालान अक्सर अंतरराष्ट्रीय लेनदेन के साथ खेलते हैं, विशेष रूप से आयात पर सीमा शुल्क उद्देश्यों के लिए।

प्रो-फॉर्मा चालान एक बाध्यकारी समझौता है, हालांकि बिक्री की शर्तें परिवर्तन के अधीन हैं।

चालान तिथि का महत्व

चालान की तारीख उस समय-मुद्रांकित समय और तारीख का प्रतिनिधित्व करती है जिस पर माल का बिल किया गया है और लेनदेन को आधिकारिक तौर पर दर्ज किया गया है। इसलिए, चालान की तारीख में भुगतान के संबंध में आवश्यक जानकारी होती है, क्योंकि यह क्रेडिट अवधि और बिल की देय तिथि निर्धारित करती है। यह क्रेडिट की पेशकश करने वाली संस्थाओं के लिए विशेष रूप से महत्वपूर्ण है, जैसे कि नेट 30। चालान की वास्तविक देय तिथि आमतौर पर चालान तिथि के 30 दिन बाद होती है। इसी तरह, कंपनियां ग्राहकों को आइटम वापस करने का विकल्प प्रदान करती हैं, आमतौर पर खरीद के प्रमाण के बाद से निश्चित दिनों के आधार पर एक समय सीमा होती है, जैसा कि चालान पर दर्शाया गया है।

ई-चालान

कंप्यूटर युग के आगमन के बाद से, लोगों और व्यवसायों को कागजी दस्तावेजों के विकल्प के रूप में इलेक्ट्रॉनिक चालान पर भरोसा करना आसान हो गया है। इलेक्ट्रॉनिक चालान, या ई-चालान, पार्टियों के बीच लेनदेन से संबंधित दस्तावेजों को उत्पन्न करने, संग्रहीत करने और निगरानी करने के लिए इलेक्ट्रॉनिक बिलिंग का एक रूप है और यह सुनिश्चित करता है कि उनके समझौतों की शर्तें पूरी होती हैं।

इन ई-दस्तावेजों में चालान और रसीदें, खरीद आदेश, डेबिट और क्रेडिट नोट, भुगतान शर्तें और निर्देश, और प्रेषण पर्ची शामिल हो सकते हैं। डिजिटल चालान आम तौर पर ईमेल, वेब पेज या ऐप के माध्यम से भेजे जाते हैं। फायदे में निम्नलिखित शामिल हैं:

• शारीरिक क्षति के लिए स्थायित्व और प्रतिरोध

• विशिष्ट नामों, शब्दों या तिथियों को खोजने और छाँटने में आसानी

• बढ़ी हुई लेखा परीक्षा

• मांग पर प्रिंट या पुन: पेश करने की क्षमता

• डेटा संग्रह और व्यावसायिक खुफिया जानकारी की क्षमता

• कागज के उपयोग में कमी

ई-चालान में कई प्रौद्योगिकियां और प्रवेश विकल्प शामिल हैं और किसी भी विधि का वर्णन करने के लिए सामान्य शब्द के रूप में उपयोग किया जाता है जिसके द्वारा भुगतान के लिए ग्राहक को चालान इलेक्ट्रॉनिक रूप से प्रस्तुत किया जाता है। कई ई-चालान मानकों, जैसे कि EDIFACT और UBL, को दुनिया भर में अपनाने और दक्षता की सुविधा के लिए विकसित किया गया है।

चालान और देय खाते

चालान सूची नियंत्रण, लेखांकन और कर उद्देश्यों के लिए उत्पाद की बिक्री को ट्रैक करते हैं, जो देय खातों और देय समान दायित्वों का ट्रैक रखने में मदद करते हैं। कई कंपनियां उत्पाद को शिप करती हैं और बाद की तारीख में भुगतान की उम्मीद करती हैं, इसलिए कुल देय राशि खरीदार के लिए देय खाता और विक्रेता के लिए प्राप्य खाता बन जाती है।

कागज-आधारित होने के बजाय, आधुनिक-दिन के चालान इलेक्ट्रॉनिक रूप से प्रेषित किए जाते हैं। यदि कोई चालान खो जाता है, तो खरीदार विक्रेता से एक प्रति का अनुरोध कर सकता है। चालान का उपयोग क्रेडिट की उपस्थिति का प्रतिनिधित्व करता है, क्योंकि विक्रेता ने एक उत्पाद भेजा है या बिना नकद प्राप्त किए सेवा प्रदान की है।

इनवॉइस खरीद ऑर्डर से भिन्न होते हैं, जो किसी ग्राहक द्वारा किसी वस्तु या सेवा का ऑर्डर देने से पहले बनाए जाते हैं।

चालान और आंतरिक नियंत्रण

आंतरिक नियंत्रणों के लेखांकन का एक महत्वपूर्ण तत्व हैं । एक चालान पर शुल्क जिम्मेदार प्रबंधन कर्मियों द्वारा अनुमोदित किया जाना चाहिए। वैकल्पिक रूप से, एक चालान का खरीद आदेश से मिलान किया जाता है, और जानकारी का मिलान करने पर, स्वीकृत लेनदेन के लिए भुगतान किया जाता है। एक ऑडिटिंग फर्म यह सुनिश्चित करती है कि व्यय कटऑफ के लिए परीक्षण करते समय चालान उचित लेखा अवधि में दर्ज किए जाते हैं।

हाइलाइट्स

• चालान पर पाए जाने वाले शुल्क को जिम्मेदार प्रबंधन कर्मियों द्वारा अनुमोदित किया जाना चाहिए।

• चालान आंतरिक नियंत्रण और लेखा परीक्षा के लेखांकन का एक महत्वपूर्ण तत्व हैं।

• चालान आम तौर पर लेन-देन के दौरान उल्लिखित भुगतान शर्तों, इकाई लागत, शिपिंग, हैंडलिंग और किसी भी अन्य शर्तों की रूपरेखा तैयार करते हैं।

• एक चालान एक दस्तावेज है जो एक खरीदार और विक्रेता के बीच लेनदेन का रिकॉर्ड रखता है, जैसे किसी स्टोर से पेपर रसीद या ई-टेलर से ऑनलाइन रिकॉर्ड।