Investor's wiki

Faktura

Faktura

Vad är en faktura?

En faktura är ett tidsstämplat kommersiellt dokument som specificerar och registrerar en transaktion mellan en köpare och en säljare. Om varor eller tjänster har köpts på kredit, anger fakturan vanligtvis villkoren för affären och ger information om tillgängliga betalningsmetoder.

Typer av fakturor kan inkludera ett papperskvitto , en försäljningsfaktura, debetnota,. försäljningsfaktura eller elektronisk post online.

Grunderna för en faktura

En faktura måste ange att det är en faktura på framsidan av räkningen. Den har vanligtvis en unik identifierare som kallas fakturanumret som är användbar för intern och extern referens. En faktura innehåller vanligtvis kontaktinformation för säljaren eller tjänsteleverantören om det skulle uppstå ett fel i samband med faktureringen.

Betalningsvillkor kan anges på fakturan, liksom informationen om eventuella rabatter, information om förtida betalning eller finansieringsavgifter som beräknas för sena betalningar. Den presenterar också enhetskostnaden för en vara, totala inköpta enheter, frakt, hantering, frakt och tillhörande skatteavgifter, och den beskriver det totala skyldiga beloppet.

Företag kan välja att helt enkelt skicka ett månadsslut som faktura för alla utestående transaktioner. Om så är fallet ska det i utlåtandet framgå att inga efterföljande fakturor kommer att skickas. Historiskt sett har fakturor registrerats på papper, ofta med flera kopior genererade så att köparen och säljaren var och en har ett register över transaktionen för sina egna register. För närvarande är datorgenererade fakturor ganska vanliga. De kan skrivas ut på papper på begäran eller skickas via e-post till parterna i en transaktion. Elektroniska register möjliggör också enklare sökning och sortering av särskilda transaktioner eller specifika datum.

En proformafaktura är en preliminär försäljningsfaktura som skickas till köpare före en leverans eller leverans av varor. Fakturan kommer vanligtvis att beskriva de köpta varorna och annan viktig information som fraktvikt och transportkostnader. Proformafakturor spelar ofta in vid internationella transaktioner, särskilt för tulländamål vid import.

En proformafaktura är ett bindande avtal, även om försäljningsvillkoren kan ändras.

Vikten av fakturadatum

Faktureringsdatumet representerar den tidsstämplade tidpunkten och det datum då varorna har fakturerats och transaktionen officiellt registrerats. Därför har fakturadatumet viktig information om betalning, eftersom det dikterar kredittiden och förfallodatumet för räkningen. Detta är särskilt viktigt för enheter som erbjuder kredit, till exempel netto 30. Fakturans faktiska förfallodatum är vanligtvis 30 dagar efter fakturadatum. Likaså erbjuder företag kunder möjligheten att returnera varor har vanligtvis en deadline baserad på ett visst antal dagar sedan köpbeviset, som anges på fakturan.

E-fakturering

Sedan tillkomsten av datoreran har människor och företag haft lättare att förlita sig på elektronisk fakturering som ett alternativ till pappersdokument. Elektronisk fakturering, eller e-fakturering, är en form av elektronisk fakturering för att generera, lagra och övervaka transaktionsrelaterade dokument mellan parter och säkerställa att villkoren i deras avtal uppfylls.

Dessa e-dokument kan innehålla fakturor och kvitton, inköpsorder, debet- och kreditnotor, betalningsvillkor och instruktioner samt remitteringsbevis. Digitala fakturor skickas normalt via e-post, webbsida eller app. Fördelarna inkluderar följande:

  • Beständighet och motståndskraft mot fysisk skada

  • Lätt att söka och sortera efter specifika namn, termer eller datum

  • Ökad revisionsbarhet

  • Möjligheten att skriva ut eller reproducera på begäran

  • Förmågan till datainsamling och business intelligence

  • Minskad pappersanvändning

E-fakturering innefattar flera tekniker och inträdesalternativ och används som en allmän term för att beskriva alla metoder som en faktura elektroniskt presenteras för en kund för betalning. Flera e-faktureringsstandarder, såsom EDIFACT och UBL, har utvecklats runt om i världen för att underlätta användning och effektivitet.

Fakturor och leverantörsreskontra

Fakturor spårar försäljningen av en produkt för lagerkontroll, redovisning och skatteändamål, vilket hjälper till att hålla reda på leverantörsskulder och liknande förpliktelser. Många företag skickar produkten och förväntar sig betalning vid ett senare tillfälle, så det totala beloppet som ska betalas blir en leverantörsskuld för köparen och en kundfordran för säljaren.

Moderna fakturor överförs elektroniskt snarare än att vara pappersbaserade. Om en faktura försvinner kan köparen begära en kopia av säljaren. Användningen av en faktura representerar förekomsten av kredit, eftersom säljaren har skickat en produkt eller tillhandahållit en tjänst utan att ha fått kontanter i förväg.

Fakturor skiljer sig från inköpsorder, som skapas innan en kund beställer en vara eller tjänst.

Fakturor och internkontroller

Fakturor är en kritisk del av redovisningens interna kontroller. Debiteringar på en faktura måste godkännas av ansvarig ledningspersonal. Alternativt matchas en faktura mot en inköpsorder och vid avstämning av informationen sker betalning för godkända transaktioner. Ett revisionsföretag säkerställer att fakturor skrivs in i lämplig redovisningsperiod vid testning av kostnadsavgränsning.

Höjdpunkter

  • Avgifter som finns på en faktura måste godkännas av ansvarig ledningspersonal.

– Fakturor är en kritisk del av redovisningens interna kontroller och revisioner.

  • Fakturor beskriver i allmänhet betalningsvillkor, enhetskostnader, frakt, hantering och alla andra villkor som anges under transaktionen.

– En faktura är ett dokument som för ett register över en transaktion mellan en köpare och säljare, till exempel ett papperskvitto från en butik eller online-register från en e-handlare.