Invois
Apakah Invois?
Invois ialah dokumen komersial bercap masa yang merinci dan merekodkan transaksi antara pembeli dan penjual. Jika barangan atau perkhidmatan dibeli secara kredit, invois biasanya menyatakan syarat perjanjian dan memberikan maklumat tentang kaedah pembayaran yang tersedia.
resit kertas , bil jualan, nota debit,. invois jualan atau rekod elektronik dalam talian.
Asas Invois
Invois mesti menyatakan ia adalah invois pada muka bil. Ia biasanya mempunyai pengecam unik yang dipanggil nombor invois yang berguna untuk rujukan dalaman dan luaran. Invois biasanya mengandungi maklumat hubungan untuk penjual atau pembekal perkhidmatan sekiranya terdapat ralat yang berkaitan dengan pengebilan.
Terma pembayaran mungkin digariskan pada invois, serta maklumat yang berkaitan dengan sebarang diskaun, butiran pembayaran awal atau caj kewangan yang dinilai untuk pembayaran lewat. Ia juga membentangkan kos unit item, jumlah unit yang dibeli, pengangkutan, pengendalian, penghantaran dan caj cukai yang berkaitan, dan ia menggariskan jumlah terhutang.
Syarikat boleh memilih untuk menghantar penyata akhir bulan sahaja sebagai invois untuk semua transaksi tertunggak. Jika ini berlaku, penyata mesti menunjukkan bahawa tiada invois berikutnya akan dihantar. Dari segi sejarah, invois telah direkodkan di atas kertas, selalunya dengan berbilang salinan dijana supaya pembeli dan penjual masing-masing mempunyai rekod transaksi untuk rekod mereka sendiri. Pada masa ini, invois yang dijana komputer adalah perkara biasa. Ia boleh dicetak ke atas kertas atas permintaan atau dihantar melalui e-mel kepada pihak yang terlibat dalam transaksi. Rekod elektronik juga membolehkan carian dan pengisihan transaksi tertentu atau tarikh tertentu lebih mudah.
Invois pro forma ialah bil jualan awal yang dihantar kepada pembeli sebelum penghantaran atau penghantaran barang. Invois biasanya akan menerangkan item yang dibeli dan maklumat penting lain seperti berat penghantaran dan caj pengangkutan. Invois pro forma sering memainkan peranan dengan urus niaga antarabangsa, terutamanya untuk tujuan kastam ke atas import.
Invois pro-forma ialah perjanjian yang mengikat, walaupun syarat jualan tertakluk kepada perubahan.
Kepentingan Tarikh Invois
Tarikh invois mewakili masa dan tarikh yang dicap masa di mana barang telah dibilkan dan transaksi direkodkan secara rasmi. Oleh itu, tarikh invois mempunyai maklumat penting mengenai pembayaran, kerana ia menentukan tempoh kredit dan tarikh akhir bil. Ini amat penting untuk entiti yang menawarkan kredit, seperti bersih 30. Tarikh akhir invois sebenar biasanya 30 hari selepas tarikh invois. Begitu juga, syarikat menawarkan pelanggan pilihan untuk memulangkan item biasanya mempunyai tarikh akhir berdasarkan bilangan hari tertentu sejak bukti pembelian, seperti yang ditunjukkan pada invois.
E-Invois
Sejak kemunculan era komputer, orang ramai dan perniagaan mendapati lebih mudah untuk bergantung pada invois elektronik sebagai alternatif kepada dokumen kertas. Penginvoisan elektronik, atau e-invois, ialah satu bentuk pengebilan elektronik untuk menjana, menyimpan dan memantau dokumen berkaitan transaksi antara pihak dan memastikan terma perjanjian mereka dipenuhi.
E-dokumen ini mungkin termasuk invois dan resit, pesanan pembelian, nota debit dan kredit, terma dan arahan pembayaran, dan slip kiriman wang. Invois digital biasanya dihantar melalui e-mel, halaman web atau aplikasi. Kelebihan termasuk yang berikut:
Kekal dan ketahanan terhadap kerosakan fizikal
Kemudahan mencari dan mengisih nama, istilah atau tarikh tertentu
Peningkatan kebolehauditan
Keupayaan untuk mencetak atau menghasilkan semula atas permintaan
Keupayaan untuk pengumpulan data dan risikan perniagaan
Pengurangan penggunaan kertas
E-invois merangkumi beberapa teknologi dan pilihan kemasukan dan digunakan sebagai istilah umum untuk menerangkan sebarang kaedah yang mana invois dibentangkan secara elektronik kepada pelanggan untuk pembayaran. Beberapa piawaian e-invois, seperti EDIFACT dan UBL, telah dibangunkan di seluruh dunia untuk memudahkan penggunaan dan kecekapan.
Invois dan Akaun Belum Bayar
Invois menjejaki penjualan produk untuk tujuan kawalan inventori, perakaunan dan cukai, yang membantu menjejaki akaun belum bayar dan obligasi serupa yang perlu dibayar. Banyak syarikat menghantar produk dan menjangkakan pembayaran pada tarikh kemudian, jadi jumlah amaun yang perlu dibayar menjadi akaun yang perlu dibayar untuk pembeli dan akaun belum terima untuk penjual.
Invois zaman moden dihantar secara elektronik, bukannya berasaskan kertas. Jika invois hilang, pembeli boleh meminta salinan daripada penjual. Penggunaan invois mewakili kehadiran kredit, kerana penjual telah menghantar produk atau menyediakan perkhidmatan tanpa menerima wang tunai terlebih dahulu.
Invois berbeza daripada pesanan pembelian, yang dibuat sebelum pelanggan memesan barang atau perkhidmatan.
Invois dan Kawalan Dalaman
Invois ialah elemen penting dalam perakaunan kawalan dalaman. Caj pada invois mesti diluluskan oleh kakitangan pengurusan yang bertanggungjawab. Sebagai alternatif, invois dipadankan dengan pesanan pembelian dan setelah menyelaraskan maklumat, pembayaran dibuat untuk transaksi yang diluluskan. Firma pengauditan memastikan invois dimasukkan ke dalam tempoh perakaunan yang sesuai apabila menguji pemotongan perbelanjaan.
Sorotan
Caj yang terdapat pada invois mesti diluluskan oleh kakitangan pengurusan yang bertanggungjawab.
Invois ialah elemen penting dalam perakaunan kawalan dalaman dan audit.
Invois secara amnya menggariskan syarat pembayaran, kos unit, penghantaran, pengendalian dan sebarang syarat lain yang digariskan semasa transaksi.
Invois ialah dokumen yang menyimpan rekod transaksi antara pembeli dan penjual, seperti resit kertas daripada kedai atau rekod dalam talian daripada e-tailer.
