Recibo

¿Qué es un recibo?

Un recibo es un reconocimiento escrito de que algo de valor ha sido transferido de una parte a otra. Además de los recibos que los consumidores suelen recibir de los vendedores y proveedores de servicios, también se emiten recibos en transacciones de empresa a empresa, así como en transacciones bursátiles.

Por ejemplo, el tenedor de un contrato de futuros generalmente recibe un instrumento de entrega,. que actúa como un recibo en el sentido de que puede intercambiarse por el activo subyacente cuando vence el contrato de futuros.

Recibos explicados

Además de mostrar la propiedad, los recibos son importantes por otras razones. Por ejemplo, muchos minoristas insisten en que un cliente debe mostrar un recibo para cambiar o devolver artículos, mientras que otros exigen que se presente un recibo, generalmente emitido dentro de un período de tiempo determinado, para fines de garantía del producto. Los recibos también pueden ser importantes para los impuestos porque el IRS requiere documentación de ciertos gastos. El Servicio de Impuestos Internos (IRS, por sus siglas en inglés) sugiere que las pequeñas empresas conserven los siguientes tipos de recibos, si se generan:

• Recibos brutos como cintas de cajas registradoras, información de depósitos (ventas al contado y a crédito), talonarios de recibos, facturas, formularios 1099-MISC

• Recibos de compras y materias primas (Estos deben mostrar el monto pagado y confirmar que fueron compras comerciales necesarias; los documentos pueden incluir cheques cancelados u otros documentos que identifiquen al beneficiario, monto y comprobante de pago/transferencias electrónicas de fondos).

• Recibos de cinta de caja registradora

• Recibos y extractos de tarjetas de crédito

• Facturas

• Boletas de caja chica para pequeños pagos en efectivo

Se cree que la práctica de retener los recibos con fines fiscales se originó en el antiguo Egipto. Los agricultores y comerciantes buscaron formas de documentar las transacciones para evitar la explotación fiscal. Se utilizó papiro en lugar de papel. En tiempos más modernos, los bancos de Londres utilizaron las imprentas de la revolución industrial para imprimir recibos con sus propias marcas.

Dato rápido

La impresión térmica es la forma más utilizada de impresión física de recibos porque es económica y fácil de usar. Hoy, sin embargo, los recibos en papel están dando paso cada vez más a los recibos electrónicos en forma de correos electrónicos u otros registros digitales.

Requisitos del IRS para recibos digitales

Los recibos digitales se están convirtiendo en la norma. Desde 1997, el IRS ha aceptado recibos escaneados y digitales como registros válidos a efectos fiscales. El Procedimiento de Ingresos 97-22 establece que los recibos digitales deben ser precisos, fáciles de almacenar, conservar, recuperar y reproducir. El propietario de la empresa debe poder proporcionar una copia al IRS.

Los registros digitales no están sujetos a desgaste como los recibos físicos, pero pueden perderse si falla un disco duro. Por lo tanto, es aconsejable almacenarlos en la nube o en algún lugar donde siempre se pueda acceder a ellos.

Los recibos en papel se pueden almacenar digitalmente mediante escáneres de escritorio y aplicaciones de teléfonos móviles. Este tipo de tecnología puede organizar, crear informes de gastos e integrar datos con software de contabilidad.

A efectos de auditoría fiscal, no toda la documentación es válida. El IRS acepta documentación diversa siempre que detalle el monto, el lugar, la fecha y el tipo de gasto.

Reflejos

• Los recibos también son necesarios a efectos fiscales como prueba de determinados gastos.

• Los recibos se emiten en transacciones de empresa a empresa, así como en transacciones bursátiles.

• Los recibos son un registro oficial que representa la prueba de una transacción financiera o compra.