Faktura
Hva er en faktura?
En faktura er et tidsstemplet kommersielt dokument som spesifiserer og registrerer en transaksjon mellom en kjøper og en selger. Hvis varer eller tjenester ble kjøpt på kreditt, spesifiserer fakturaen vanligvis vilkårene for avtalen og gir informasjon om tilgjengelige betalingsmåter.
Fakturatyper kan inkludere en papirkvittering,. en salgsseddel, debetnota , salgsfaktura eller elektronisk elektronisk post.
Grunnleggende om en faktura
En faktura må angi at det er en faktura på forsiden av regningen. Den har vanligvis en unik identifikator kalt fakturanummeret som er nyttig for intern og ekstern referanse. En faktura inneholder vanligvis kontaktinformasjon for selger eller tjenesteleverandør i tilfelle det er en feil knyttet til faktureringen.
Betalingsbetingelser kan angis på fakturaen, i tillegg til informasjonen knyttet til eventuelle rabatter, informasjon om tidlig betaling eller finansieringskostnader beregnet for forsinkede betalinger. Den presenterer også enhetskostnaden for en vare, totalt antall kjøpte enheter, frakt, håndtering, frakt og tilhørende avgifter, og den viser det totale skyldige beløpet.
Bedrifter kan velge å sende en månedsavslutning som faktura for alle utestående transaksjoner. Dersom dette er tilfelle, skal det fremgå av oppgaven at det ikke vil bli sendt etterfakturaer. Historisk sett har fakturaer blitt registrert på papir, ofte med flere kopier generert slik at kjøper og selger har en oversikt over transaksjonen for sine egne poster. For tiden er datamaskingenererte fakturaer ganske vanlige. De kan skrives ut på papir på forespørsel eller sendes på e-post til partene i en transaksjon. Elektroniske poster tillater også enklere søk og sortering av bestemte transaksjoner eller bestemte datoer.
En proformafaktura er en foreløpig salgsregning sendt til kjøpere i forkant av en forsendelse eller levering av varer. Fakturaen vil typisk beskrive de kjøpte varene og annen viktig informasjon som fraktvekt og transportkostnader. Proforma- fakturaer spiller ofte inn ved internasjonale transaksjoner, spesielt for tollformål ved import.
En proformafaktura er en bindende avtale, selv om salgsbetingelsene kan endres.
Viktigheten av fakturadato
Fakturadatoen representerer det tidsstemplede klokkeslettet og datoen som varene er fakturert og transaksjonen offisielt registrert. Derfor har fakturadatoen viktig informasjon om betaling, da den dikterer kredittvarigheten og forfallsdatoen for regningen. Dette er spesielt viktig for enheter som tilbyr kreditt, for eksempel netto 30. Den faktiske forfallsdatoen for fakturaen er vanligvis 30 dager etter fakturadatoen. På samme måte tilbyr bedrifter kundene muligheten til å returnere varer som typisk har en frist basert på et visst antall dager siden kjøpsbevis, som angitt på fakturaen.
E-fakturering
Siden fremkomsten av datatiden har folk og bedrifter funnet det lettere å stole på elektronisk fakturering som et alternativ til papirdokumenter. Elektronisk fakturering, eller e-fakturering, er en form for elektronisk fakturering for å generere, lagre og overvåke transaksjonsrelaterte dokumenter mellom partene og sikre at vilkårene i deres avtaler blir oppfylt.
Disse e-dokumentene kan omfatte fakturaer og kvitteringer, innkjøpsordrer, debet- og kreditnotaer, betalingsbetingelser og instruksjoner, og betalingssedler. Digitale fakturaer sendes normalt via e-post, nettside eller app. Fordelene inkluderer følgende:
Permanens og motstand mot fysisk skade
Enkelt å søke og sortere etter spesifikke navn, termer eller datoer
Økt revisjonsevne
Evnen til å skrive ut eller reprodusere på forespørsel
Evnen til datainnsamling og business intelligence
Reduksjon av papirbruk
E-fakturering inkluderer flere teknologier og inngangsalternativer og brukes som et generelt begrep for å beskrive enhver metode der en faktura presenteres elektronisk for en kunde for betaling. Flere e-faktureringsstandarder, som EDIFACT og UBL, er utviklet rundt om i verden for å lette bruk og effektivitet.
Fakturaer og leverandørgjeld
Fakturaer sporer salg av et produkt for lagerkontroll, regnskaps- og skatteformål, som hjelper til med å holde oversikt over leverandørgjeld og lignende forpliktelser. Mange selskaper sender produktet og forventer betaling på et senere tidspunkt, slik at det totale skyldige beløpet blir en leverandørgjeld for kjøperen og en fordring for selgeren.
Moderne fakturaer overføres elektronisk, i stedet for å være papirbasert. Dersom en faktura går tapt, kan kjøper be om kopi fra selger. Bruken av en faktura representerer tilstedeværelsen av kreditt, da selgeren har sendt et produkt eller levert en tjeneste uten å ha mottatt kontanter på forhånd.
Fakturaer er forskjellige fra innkjøpsordrer, som opprettes før en kunde bestiller en vare eller tjeneste.
Fakturaer og internkontroller
Fakturaer er et kritisk element i den interne regnskapskontrollen. Belastninger på en faktura skal godkjennes av ansvarlig leder. Alternativt matches en faktura med en innkjøpsordre, og ved avstemming av informasjonen betales det for godkjente transaksjoner. Et revisjonsfirma sikrer at fakturaer føres inn i riktig regnskapsperiode når det testes for kostnadsavskjæring.
Høydepunkter
- Gebyrer funnet på en faktura må godkjennes av ansvarlig lederpersonell.
– Fakturaer er et kritisk element i regnskapsinternkontroller og revisjoner.
- Fakturaer viser generelt betalingsvilkår, enhetskostnader, frakt, håndtering og andre vilkår som er beskrevet under transaksjonen.
– En faktura er et dokument som fører en oversikt over en transaksjon mellom en kjøper og selger, for eksempel en papirkvittering fra en butikk eller nettjournal fra en e-handel.
