Fatura
O que é uma fatura?
Uma fatura é um documento comercial com data e hora que detalha e registra uma transação entre um comprador e um vendedor. Se os bens ou serviços foram adquiridos a crédito, a fatura geralmente especifica os termos do negócio e fornece informações sobre os métodos de pagamento disponíveis.
Os tipos de faturas podem incluir um recibo em papel,. uma nota fiscal, uma nota de débito,. uma fatura de vendas ou um registro eletrônico on-line.
Noções básicas de uma fatura
Uma fatura deve indicar que é uma fatura na face da fatura. Normalmente, possui um identificador exclusivo chamado número da fatura que é útil para referência interna e externa. Uma fatura normalmente contém informações de contato do vendedor ou prestador de serviços caso haja um erro relacionado ao faturamento.
As condições de pagamento podem ser descritas na fatura, bem como as informações relacionadas a quaisquer descontos, detalhes de pagamento antecipado ou encargos financeiros cobrados por pagamentos atrasados. Ele também apresenta o custo unitário de um item, o total de unidades adquiridas, frete, manuseio, envio e taxas de impostos associadas, e descreve o valor total devido.
As empresas podem optar por simplesmente enviar um extrato de final de mês como fatura para todas as transações pendentes. Se for esse o caso, a declaração deve indicar que não serão enviadas faturas posteriores. Historicamente, as faturas são registradas em papel, muitas vezes com várias cópias geradas para que o comprador e o vendedor tenham um registro da transação para seus próprios registros. Atualmente, as faturas geradas por computador são bastante comuns. Eles podem ser impressos em papel sob demanda ou enviados por e-mail para as partes de uma transação. Os registros eletrônicos também permitem uma pesquisa e classificação mais fáceis de transações específicas ou datas específicas.
Uma fatura pro forma é uma nota de venda preliminar enviada aos compradores antes de uma remessa ou entrega de mercadorias. A fatura normalmente descreve os itens comprados e outras informações importantes, como o peso de envio e as taxas de transporte. As faturas pro forma geralmente entram em jogo com transações internacionais, especialmente para fins alfandegários nas importações.
Uma fatura pró-forma é um acordo vinculativo, embora as condições de venda estejam sujeitas a alterações.
A importância da data da fatura
A data da fatura representa a hora e a data com carimbo de data e hora em que as mercadorias foram faturadas e a transação registrada oficialmente. Portanto, a data da fatura possui informações essenciais sobre o pagamento, pois dita a duração do crédito e a data de vencimento da fatura. Isso é especialmente crucial para entidades que oferecem crédito, como net 30. A data de vencimento real da fatura geralmente é 30 dias após a data da fatura. Da mesma forma, as empresas oferecem aos clientes a opção de devolver os itens normalmente com um prazo baseado em um determinado número de dias desde o comprovante de compra, conforme indicado na fatura.
Faturamento Eletrônico
Desde o advento da era da informática, as pessoas e as empresas acharam mais fácil confiar na fatura eletrónica como alternativa aos documentos em papel. O faturamento eletrônico, ou e-invoicing, é uma forma de faturamento eletrônico para gerar, armazenar e monitorar documentos relacionados a transações entre as partes e garantir que os termos de seus contratos sejam cumpridos.
Esses documentos eletrônicos podem incluir faturas e recibos, ordens de compra, notas de débito e crédito, condições e instruções de pagamento e guias de remessa. As faturas digitais normalmente são enviadas por e-mail, página da web ou aplicativo. As vantagens incluem o seguinte:
Permanência e resistência a danos físicos
Facilidade de pesquisa e classificação de nomes, termos ou datas específicos
Maior auditabilidade
A capacidade de imprimir ou reproduzir sob demanda
A capacidade de coleta de dados e inteligência de negócios
Redução do uso de papel
A fatura eletrônica inclui várias tecnologias e opções de entrada e é usada como um termo geral para descrever qualquer método pelo qual uma fatura é apresentada eletronicamente a um cliente para pagamento. Vários padrões de faturamento eletrônico, como EDIFACT e UBL, foram desenvolvidos em todo o mundo para facilitar a adoção e a eficiência.
Faturas e contas a pagar
As faturas rastreiam a venda de um produto para fins de controle de estoque, contabilidade e impostos, o que ajuda a acompanhar as contas a pagar e obrigações semelhantes vencidas. Muitas empresas enviam o produto e esperam o pagamento em uma data posterior, de modo que o valor total devido se torna uma conta a pagar para o comprador e uma conta a receber para o vendedor.
As faturas modernas são transmitidas eletronicamente, em vez de serem em papel. Se uma fatura for perdida, o comprador pode solicitar uma cópia ao vendedor. A utilização de uma fatura representa a presença de crédito, pois o vendedor enviou um produto ou prestou um serviço sem receber dinheiro à vista.
As faturas são diferentes das ordens de compra, que são criadas antes de um cliente encomendar um bem ou serviço.
Faturas e controles internos
As faturas são um elemento crítico dos controles internos contábeis. Os encargos em uma fatura devem ser aprovados pelo pessoal de gerenciamento responsável. Alternativamente, uma fatura é correspondida a um pedido de compra e, ao conciliar as informações, o pagamento é feito para transações aprovadas. Uma empresa de auditoria garante que as faturas sejam inseridas no período contábil apropriado ao testar o corte de despesas.
Destaques
Os encargos encontrados em uma fatura devem ser aprovados pela equipe de gerenciamento responsável.
As faturas são um elemento crítico dos controles internos e auditorias contábeis.
As faturas geralmente descrevem os termos de pagamento, custos unitários, envio, manuseio e quaisquer outros termos descritos durante a transação.
Uma fatura é um documento que mantém um registro de uma transação entre um comprador e um vendedor, como um recibo em papel de uma loja ou um registro on-line de um varejista eletrônico.
