Poikkeuskohde
Mikä on poikkeuskohde?
Poikkeuserä on pankkitermi, jota käytetään kuvaamaan shekkiä tai muuta maksua, jota ei voida käsitellä tai joka keskeytyy. Esteen syynä voi olla se, että on tehty maksun pysäytys,. asiakkaan tili on suljettu, maksajan tilillä ei ole riittävästi varoja tai sekki on puutteellinen tai siitä puuttuu allekirjoitus.
Erityisesti poikkeuserää ei pidä sekoittaa kirjanpitotermiin " poikkeuksellinen erä ", joka on yritykselle harvinainen kulu, joka on merkittävä erikseen sen taloudelliseen raportointiin.
Poikkeuskohteet selitetty
Kuten edellä todettiin, erityisiä syitä poikkeuksiin ovat maksujen pysäyttäminen (tilinhaltijan pyyntö peruuttaa sekki tai maksu, jota ei ole vielä käsitelty.), suljettu tili tai sekki, jota ei ole täytetty kokonaan. Esimerkiksi palautunut sekki on esimerkki poikkeuksesta sekille, jota ei voida käsitellä, koska tilinhaltijalla ei ole riittävästi varoja (NSF) käytettävissä.
Pankit palauttavat tai "pomppaavat" nämä shekit, jotka tunnetaan myös nimellä kumisekki ks,. sen sijaan, että ne kunnioittaisivat niitä, ja pankit voivat myöhemmin veloittaa shekin kirjoittajilta NSF-maksuja.
Viime vuosina on kehitetty tietokoneohjelmia, jotka auttavat pankkien henkilöstöä havaitsemaan ja ratkaisemaan poikkeuskohteita tehokkaammin.
Poikkeuskohteet ja maksujen pysäytys
Pyydäkseen maksun keskeyttämistä tilinomistaja antaa pankille erityisiä tietoja (esim. sekin numero, maksettava määrä, päivämäärä jne.). Nämä tiedot ovat käynnissä olevaa tarkistusta varten, jonka maksaja haluaa keskeyttää tai peruuttaa. Pankki merkitsee sitten sekin lipuksi ja estää sitä selvittämästä. Jotkut pankit tarjoavat tilinhaltijoille mahdollisuuden jatkaa tai päivittää pysäytysmaksua suullisella tai kirjallisella pyynnöstä. Tämä on erityisen hyödyllistä, jos pankki ei löydä tiettyä sekkiä. Jos pankki ei löydä sekkiä kuuden kuukauden kuluessa, maksupysäytys yleensä vanhenee.
Pysäytysmaksujen myöntäminen maksaa tilinhaltijalle yleensä pienen noin 30 dollarin maksun (vaikka pankkien käytännöt eroavat tässä suhteessa). Tilinomistaja voi antaa pysäytysmaksun monista syistä, kuten sekin lähettämisestä väärälle summalle tai oston peruuttamisesta lähetettyään sekin postissa. Vain joissakin tapauksissa rahoituslaitos ei pysty noudattamaan maksun pysäyttämistä.
Esimerkki poikkeuskohteiden automaattisesta käsittelystä
Monet yritykset automatisoivat nyt poikkeuskohteiden käsittelyprosessin. Esimerkiksi yritys Blackline tarjoaa kattavan "Finance Controls and Automation -alustan", joka toimitetaan turvallisesti pilven kautta. Ohjelmiston avulla organisaatiot voivat virtaviivaistaa koko kirjanpidon ja rahoituksen elinkaaren keskitetysti ja turvallisesti.
Lisäksi yritys Digital Check on kehittänyt oman "Special Document Handling (SDH)" -prosessin, jolla pyritään virtaviivaistamaan toistuvia poikkeuskohteita. SDH tunnistaa poikkeustuotteet niiden reititys-/ transit-numeron (sekä kotimaan tilinumeron tai IBAN - numeron) perusteella. Digital Check käyttää sitten erityisiä kynnysasetuksia, mikä auttaa kuvaa läpäisemään laatuanalyysitestit. Tämä tarkoittaa taustakuvan poistamista shekistä säilyttäen samalla tärkeät tiedot (esim. kenelle kohde on kirjoitettu ja allekirjoitus).
##Kohokohdat
Kun työläs back-office-prosessi, ohjelmisto ja automaatio ovat tehneet poikkeuskohteiden tunnistamisesta ja korjaamisesta paljon nopeampaa ja tehokkaampaa.
Viivästymiset voivat sisältää yksinkertaisia virheitä, kuten kirjoitusvirheitä tai puuttuvia allekirjoituksia, rakenteellisempiin ongelmiin, kuten maksun keskeyttämiseen tai sekin palautumiseen.
Poikkeuserä pankkitoiminnassa viittaa tapahtumaan, jota ei voida täysin käsitellä.
