Élément d'exception

Qu'est-ce qu'un élément d'exception ?

Un élément d'exception est un terme bancaire utilisé pour décrire un chèque ou un autre paiement qui ne peut être traité ou qui est interrompu. Les raisons de cet obstacle peuvent inclure le fait qu'un ordre d' opposition au paiement a été émis, que le compte d'un client a été fermé, qu'il n'y a pas suffisamment de fonds sur le compte du payeur ou que le chèque est incomplet ou qu'il manque une signature.

Notamment, un élément exceptionnel ne doit pas être confondu avec le terme comptable « élément exceptionnel », qui est une charge peu fréquente encourue par une entreprise qui doit être notée séparément dans son reporting financier.

Éléments d'exception expliqués

Comme indiqué ci-dessus, les raisons particulières des éléments d'exception incluent les arrêts de paiement (une demande de la part du titulaire du compte d'annuler un chèque ou un paiement qui n'a pas encore été traité), un compte fermé ou un chèque qui n'est pas entièrement rempli. Un chèque sans provision,. par exemple, est un exemple d'élément d'exception pour un chèque qui ne peut pas être traité car le titulaire du compte dispose de fonds insuffisants (NSF) disponibles pour utilisation.

Les banques retournent ou « rebondissent » ces chèques, également appelés chèques en caoutchouc , plutôt que de les honorer, et les banques peuvent ensuite facturer des frais sans provision aux rédacteurs de chèques.

Ces dernières années, des logiciels informatiques ont été développés pour aider le personnel de la banque à repérer et à résoudre les éléments d'exception de manière plus efficace.

Éléments d'exception et oppositions aux paiements

Pour demander un arrêt de paiement, un titulaire de compte fournit des informations spécifiques (par exemple, le numéro de chèque, payable à, date, etc.) à la banque. Ces informations concernent un chèque en cours que le payeur souhaite suspendre ou annuler. La banque signale alors le chèque et l'empêche d'être compensé. Certaines banques offrent aux titulaires de compte la possibilité de prolonger ou de renouveler l'arrêt de paiement, via une demande verbale ou écrite. Ceci est particulièrement utile si la banque ne peut pas localiser le chèque spécifique. Si la banque ne trouve pas le chèque après un délai de six mois, l'arrêt de paiement expirera généralement.

L'émission d'arrêts de paiement coûte généralement au titulaire du compte une somme modique d'environ 30 $ (bien que les politiques bancaires diffèrent à cet égard). Un titulaire de compte peut émettre un arrêt de paiement pour de nombreuses raisons, notamment l'envoi d'un chèque d'un montant incorrect ou l'annulation d'un achat après avoir mis le chèque à la poste. Ce n'est qu'à certaines occasions qu'une institution financière ne sera pas en mesure d'honorer un arrêt de paiement.

Exemple de gestion automatisée des éléments d'exception

De nombreuses entreprises automatisent désormais le processus de gestion des éléments d'exception. Par exemple, la société Blackline propose une « plate-forme de contrôle et d'automatisation des finances » complète, livrée en toute sécurité via le cloud. Le logiciel permet aux organisations de rationaliser l'ensemble du cycle de vie comptable et financier de manière centralisée et sécurisée.

Par ailleurs, la société Digital Check a développé son propre « Special Document Handling (SDH) », un processus spécifique de rationalisation des éléments d'exception récurrents. SDH identifie les envois exceptionnels via leur numéro d' acheminement/ transit (ainsi que leur numéro de compte domestique ou numéro IBAN ). Digital Check applique ensuite des paramètres de seuil spéciaux, ce qui aide l'image à réussir les tests d'analyse de qualité. Cela implique de supprimer l'image d'arrière-plan du chèque tout en conservant les informations importantes (par exemple, à qui l'article est écrit et la signature).

Points forts

Autrefois un processus de back-office fastidieux, les logiciels et l'automatisation ont rendu l'identification et la correction des éléments d'exception beaucoup plus rapides et efficaces.
Les blocages peuvent inclure de simples erreurs comme une faute de frappe ou une signature manquante, jusqu'à des problèmes plus structurels comme un arrêt de paiement ou un chèque sans provision.
Un élément d'exception, en banque, désigne une transaction qui ne peut être entièrement traitée.