Undtagelsespost
Hvad er en undtagelsesartikel?
En undtagelsespost er et bankudtryk, der bruges til at beskrive en check eller anden betaling, som ikke kan behandles, eller som afbrydes. Årsager til denne hindring kan omfatte, at en betalingsstopordre er blevet afgivet, en kundes konto er blevet lukket, der er utilstrækkelige midler på betalerens konto, eller checken er ufuldstændig eller mangler en underskrift.
Navnlig bør en undtagelsespost ikke forveksles med det regnskabsmæssige udtryk " ekstraordinær post ", som er en sjælden afgift, som en virksomhed pådrager sig, og som skal noteres særskilt i dens finansielle rapportering.
Undtagelsespunkter forklaret
Som nævnt ovenfor omfatter særlige årsager til undtagelsesposter stop af betalinger (en anmodning fra kontohaveren om at annullere en check eller betaling, der endnu ikke er blevet behandlet.), en lukket konto eller en check, der ikke er fuldt udfyldt. En afvist check er for eksempel et eksempel på en undtagelsespost for en check, der ikke kan behandles, fordi kontohaveren har utilstrækkelige midler (NSF) til rådighed til brug.
Banker returnerer, eller "bouncer", disse checks, også kendt som gummichecks,. i stedet for at honorere dem, og banker kan efterfølgende opkræve gebyrer fra checkskribentens NSF .
I de senere år er computersoftwareprogrammer blevet udviklet til at hjælpe bankpersonale med at finde og løse undtagelsespunkter på en mere effektiv måde.
Undtagelsesposter og stopbetalinger
For at anmode om stop af betaling, giver en kontohaver specifikke oplysninger (f.eks. checknummer, skal betales til, dato osv.) til banken. Disse oplysninger er til en igangværende check, som betaleren ønsker at sætte på pause eller annullere. Banken markerer derefter checken og forhindrer den i at blive clearet. Nogle banker tilbyder kontohavere muligheden for at forlænge eller genopfriske betalingsstandsningen via en mundtlig eller skriftlig anmodning. Dette er især nyttigt, hvis banken ikke kan finde den specifikke check. Hvis banken ikke kan finde checken efter en periode på seks måneder, vil stopbetalingen som udgangspunkt udløbe.
Udstedelse af stopbetalinger koster generelt kontohaveren et mindre gebyr på omkring $30 (selvom bankpolitikker er forskellige i denne henseende). En kontohaver kan udstede en stopbetaling af mange årsager, herunder at sende en check på et forkert beløb eller annullere et køb efter at have sendt checken med posten. Kun i nogle tilfælde vil en finansiel institution ikke være i stand til at honorere en stopbetaling.
Eksempel på automatiseret håndtering af undtagelseselementer
Mange virksomheder automatiserer nu processen med at håndtere undtagelsesartikler. For eksempel tilbyder virksomheden Blackline en omfattende "Finance Controls and Automation platform", der leveres sikkert via skyen. Softwaren giver organisationer mulighed for at strømline hele regnskabs- og finanslivscyklussen på en centraliseret og sikker måde.
Derudover har virksomheden Digital Check udviklet sin egen "Special Document Handling (SDH)," en specifik proces til at strømline tilbagevendende undtagelsesposter. SDH identificerer undtagelsesposter via deres routing/ transitnummer (samt deres indenlandske kontonummer eller IBAN - nummer). Digital Check anvender derefter særlige tærskelindstillinger, som hjælper billedet med at bestå kvalitetsanalysetests. Dette indebærer at fjerne baggrundsbilledet fra checken, mens de vigtige oplysninger bevares (f.eks. hvem varen er skrevet til og underskriften).
Højdepunkter
Når en kedelig back-office-proces, software og automatisering har gjort det langt hurtigere og effektivt at identificere og rette undtagelseselementer.
Hold-ups kan omfatte simple fejl som en tastefejl eller manglende underskrift, til mere strukturelle problemer som en stop betaling eller afvist check.
En undtagelsespost, i bankvirksomhed, henviser til en transaktion, der ikke kan behandles fuldt ud.
