Edistymisen laskutus

Mitä Progress Billings ovat?

Edistymisen laskut ovat laskuja,. joissa pyydetään maksua tähän mennessä suoritetuista töistä. Etenemislaskutukset laaditaan ja toimitetaan maksettavaksi suurprojektin eri vaiheissa.

Tämäntyyppinen laskutus on yleistä projekteissa, jotka kestävät pitkään. Sen avulla laskuttava henkilö – yleensä urakoitsija – voi rahoittaa projektin ja itsensä hankkeen jatkuessa.

Etenemislaskutus voi sisältää alkuperäisen sopimussumman, asiakkaan tähän mennessä maksaman summan sekä sen, kuinka monta prosenttia työstä on suoritettu. Edistymisen laskut voivat kuitenkin sisältää muita kohteita, jotka omistajien ja urakoitsijoiden tulee ymmärtää ja selvittää ennen työn aloittamista.

Edistymislaskutuksen ymmärtäminen

Edistymisen laskutuksen avulla urakoitsijat voivat laskuttaa asiakkaitaan asteittain projektin edetessä. Jotta etenevä laskutus toimisi, asiakkaan ja urakoitsijan tulee sopia maksuaikataulu, jolloin laskut lähetetään maksettavaksi.

Ne ovat hyödyllisiä pitkäaikaisissa projekteissa, joihin liittyy usein suuria budjetteja. Edistymisen laskutus estää asiakasta joutumasta rahoittamaan projektia etukäteen. Urakoitsija hyötyy myös säännöllisin väliajoin saamisesta ja voi myös maksaa projektin aikana kulut, kuten raaka-aineet, laskuttamalla eri vaiheissa.

Maksut perustuvat varmennettuun prosenttiosuuteen hankkeen valmistumisesta. Toisin sanoen maksut voidaan jakaa hankkeen edetessä toisen tai molempien osapuolten asettamien tiettyjen virstanpylväiden perusteella. Lopullinen jäljellä oleva saldo maksetaan yleensä urakoitsijalle, kun projekti on saatu päätökseen ja asiakas on tyytyväinen työhön.

Mitä Progress Billings sisältää

Etenemislaskutukseen sisältyvät tiedot poikkeavat monien yritysten tyypillisistä laskutuskäytännöistä. Jotkut taloudelliset tiedot voivat sisältää:

• Hankkeesta erääntyvän sopimuksen kokonaissumma

• Hyväksytyt muutokset sekä oikaistu velan määrä

• Siihen asti laskutettu kokonaissumma

• Hankkeen nykyinen valmistumisprosentti

• Jäljellä oleva velka projektin valmistuttua

Arvojen aikataulu

Edistymisen laskutuksiin sisältyy tekniikka, jota kutsutaan arvojen aikatauluksi, joka määrittelee kunkin projektin tehtävän erilaiset kustannukset tai arvot. Rakennusalalla on yleinen arvosuunnitelma, jossa omistajat ja urakoitsijat päättävät yhdessä, kuinka paljon projektin kuhunkin vaiheeseen kuluu. Edistyvän laskutuksen aikana kullekin vaiheelle määritetään arvo osana aikataulua. Jokaiselle vaiheelle voidaan myös määrittää valmistumisprosentti koko projektin edistyessä.

Arvojen aikataulu auttaa myös määrittämään, onko kustannuksissa ylityksiä vai jäikö projekti budjetin alle. Esimerkiksi arvojen aikataulu näyttäisi, mitä kustakin tehtävästä maksettiin, sekä alkuperäisen arvion. Tämän seurauksena voidaan määrittää, missä vaiheessa rakennusvaihetta hanke ylitti arvioidut hankkeen kustannukset.

Arvojen aikataulun sisällyttäminen edistymislaskutusprosessiin auttaa urakoitsijoita ja omistajia kehittämään läpinäkyvän prosessin, jossa kaikki taloudelliset yksityiskohdat ovat tiedossa etukäteen. Se suojaa rakennusyrityksiä myös juridisesti ja taloudellisesti antamalla arviot kirjallisiksi, jotta hankkeen valmistumisesta ei tule yllätyksiä.

Säilytetty prosenttiosuus

Joissakin projekteissa omistaja saattaa pidättää tietyn summan tai prosenttiosuuden projektin valmistumiseen asti. Säilytysmäärä voi olla 5–10 % koko projektista tai kullekin edistymisarvolle. Pohjimmiltaan rahat pidetään varauksessa siltä varalta, että projektin aikana ilmenee ongelmia.

Säilytys auttaa myös suojaamaan omistajaa siltä varalta, että projekti ei valmistu, sopimusta noudatetaan asianmukaisesti tai jos urakoitsijan ja alihankkijoiden kanssa on ongelmia. Pidätyssumma voi kuitenkin aiheuttaa kassavirtaongelmia rakennusyhtiölle. Tämän seurauksena sekä omistajan että urakoitsijan on keksittävä sovittu pidätysmäärä prosessin varhaisessa vaiheessa.

Kuka käyttää edistymislaskutusta?

Edistyslaskutukset ovat melko yleisiä useilla eri toimialoilla, mukaan lukien rakennusprojektit. Monet katontekijät, putkimiehet, pääurakoitsijat, maalarit, sähköasentajat ja putkimiehet käyttävät edistymislaskutuksia osana liiketoimintaansa. Raaka-aineiden kustannukset, työvoima ja rakentamisen viivästykset ovat joitakin syitä, miksi teollisuus käyttää edistymislaskutusta.

Niitä käytetään myös ilmailussa ja puolustuksessa, koska näillä hankkeilla on tyypillisesti valtavat budjetit ja niiden toteuttaminen voi kestää vuosia. Tästä syystä edistymislaskutus on luonnollinen ratkaisu.

Sekä tilaajan että urakoitsijan tulee allekirjoittaa asiakirja joka kerta, kun maksu suoritetaan.

Erityishuomiot: kustannusten muutosten huomioiminen

On tavallista, että projektin kustannukset muuttuvat, kun otetaan huomioon kokonaisdollarit ja projektin monimutkaisuus. Rakennussopimuksessa kerrotaan, kuinka asiakkaat hyväksyvät kustannusmuutokset, ja tyypillisesti asiakkaan tulee alustaa tai allekirjoittaa asiakirja, joka osoittaa tietyt muutokset. Jotkut kustannusten ylitykset ovat kuitenkin väistämättömiä, kun taas toiset johtuvat suunnittelun puutteesta. Joitakin yleisiä kustannusten ylityksiä voivat olla:

• Omistaja muuttaa projektitehtävän laajuutta tai pyytää lisätyötä

• Odottamaton vahinko projektille tai rakennukselle, kuten termiittejä, hometta tai vesivaurioita

• Suunnitteluvirheet tai huono projektisuunnittelu

• Työn tai materiaalien hintamuutokset varsinkin jos kyseessä on laajennettu projekti

Monet urakoitsijat ottavat huomioon hinnanalennusta, kuten pienen prosenttiosuuden, joka tarjoaa mahdollisuuden nostaa projektin hintaa. Omistajien tulee keskustella urakoitsijan kanssa mahdollisten hinnanalennusten laajuudesta.

Esimerkki edistymislaskuista

Kun asiakas valitsee urakoitsijan, molemmat neuvottelevat sopimuksen ehdoista. Tämä prosessi sisältää maksuaikataulun tai maksutiheyden asettamisen tiettyjen molempien osapuolten sopimien välitavoitteiden mukaisesti. Kun työ alkaa ja virstanpylväät on saavutettu, urakoitsija voi alkaa lähettää laskuja asiakkaalle.

Oletetaan, että ABC Construction allekirjoittaa sopimuksen toimistorakennuksen rakentamisesta 1,6 miljoonalla dollarilla kahden vuoden aikana ja että ABC:n voitto on 600 000 dollaria.

Projektin kokonaiskustannukset ja tuotto jaotettaisiin seuraavasti:

• 1 000 000 dollarin kulut

• 600 000 dollaria voittoa

Vuosi yksi

• Ensimmäisenä vuonna 40 % projektista on valmis

• Yritys laskuttaa asiakkaalta 640 000 dollaria (40 % x 1 600 000 dollaria)

• Yritys kirjaa 240 000 dollarin voittoa ensimmäisenä vuonna (40 % x 600 000 dollarin kokonaisvoitto).

Toinen vuosi

• Toisena vuonna projekti on 100 % valmis

• Yritys laskuttaa asiakkaalta loput 60 % velkaa tai 960 000 dollaria (60 % x 1 600 000 dollaria)

• Yritys kirjaa 360 000 dollarin voittoa toisella vuonna (60 % x 600 000 dollarin kokonaisvoitto).

Kohokohdat

• Edistyslaskutukset ovat yleisiä suurissa rakennusprojekteissa sekä ilmailu- ja puolustusteollisuudessa.

• Edistymislaskutukset ovat laskuja, jotka lähetetään tähän mennessä tehdystä työstä pitkässä projektissa.

• Edistymislaskutusta käytetään ensisijaisesti pitkäaikaisissa projekteissa, joihin liittyy usein suuria budjetteja.