Förloppsfakturering

Vad är förskottsfakturering?

Förloppsfakturor är fakturor som kräver betalning för hittills utfört arbete. Förloppsfakturor förbereds och lämnas in för betalning i olika skeden av ett större projekt.

Denna typ av fakturering är vanlig i projekt som pågår länge. Det gör det möjligt för den person som fakturerar – vanligtvis en entreprenör – att finansiera projektet och sig själva medan projektet fortsätter.

Fakturan för förloppsfakturering kan innehålla det ursprungliga kontraktsbeloppet, det belopp som kunden har betalat hittills samt hur stor andel av jobbet som har slutförts. Däremot kan förloppsfakturor innehålla andra poster som ägare och entreprenörer bör förstå och räkna ut innan arbetet påbörjas.

Förstå förloppsfakturering

Förloppsfakturering tillåter entreprenörer att fakturera sina kunder stegvis allt eftersom projektet pågår. För att förloppsfakturering ska fungera måste beställare och entreprenör komma överens om en betalningsplan när fakturor ska lämnas för betalning.

De är användbara för långsiktiga projekt som ofta kommer med stora budgetar. Förloppsfakturering hindrar kunden från att behöva finansiera projektet i förväg. Entreprenören tjänar även på att få betalt med jämna mellanrum och kan även stå för utgifter som råvaror under projektets gång genom att fakturera i olika skeden.

Betalningar baseras på en verifierad procentandel av projektets slutförande. Med andra ord kan betalningarna delas upp allt eftersom projektet fortskrider baserat på specifika milstolpar som fastställts av en eller båda parter. Det slutliga, återstående beloppet skickas vanligtvis till entreprenören när projektet har slutförts och beställaren är nöjd med arbetet.

Vad ingår i pågående fakturering

Informationen som ingår i faktureringen skiljer sig från de vanliga faktureringsrutinerna för många företag. Några av de ekonomiska detaljerna kan inkludera:

• Det totala kontraktsbeloppet som ska betalas för projektet

• Eventuella godkända ändringar samt justerat skuldbelopp

• Det totala beloppet som fakturerats fram till den tidpunkten

• Den nuvarande färdigställandeprocenten för projektet

• Återstående skuld vid slutförandet av projektet

Värdeschema

Förloppsfakturering inkluderar en teknik som kallas värdeschemat, som beskriver de olika kostnaderna eller värdena för var och en av projektets uppgifter. Ett värdeschema är vanligt i byggbranschen där ägare och entreprenörer arbetar tillsammans för att bestämma hur mycket som kommer att spenderas på varje fas av projektet. Under förloppsfaktureringsprocessen tilldelas ett värde till varje fas som en del av schemat. Dessutom kan slutförandeprocenten fastställas för varje fas allt eftersom framsteg görs på det övergripande projektet.

Värdeschemat hjälper också till att avgöra om det förekom kostnadsöverskridanden eller om projektet hamnade under budget. Till exempel skulle värdeschemat visa vad som betalades för varje uppgift samt den initiala uppskattningen. Som ett resultat kan det fastställas vid vilken tidpunkt i byggskedet som projektet översteg den beräknade projektkostnaden.

Att ha ett schema med värden som ingår i faktureringsprocessen hjälper entreprenörer och ägare att utveckla en transparent process där alla finansiella detaljer är kända i förväg. Det skyddar även byggföretag juridiskt och ekonomiskt genom att ha uppskattningarna skriftliga så att det inte blir några överraskningar vid slutförandet av projektet.

Behållen procent

I vissa projekt kan ett visst belopp eller en viss procentandel hållas inne av ägaren tills projektet är klart. Retentionsbeloppet eller retentionen kan vara 5 % till 10 % av det totala projektet eller för varje framstegsvärde. I huvudsak hålls pengarna i reserv om det skulle uppstå några problem under projektet.

En behållning hjälper också till att skydda ägaren om projektet inte slutförs, kontraktet följs ordentligt eller om det finns några problem med entreprenören och underleverantörerna. Behållningsbeloppet kan dock skapa kassaflödesproblem för byggföretaget. Det gör att både ägaren och entreprenören måste komma med ett överenskommet behållningsbelopp tidigt i processen.

Vem använder förloppsfakturering?

Förskottsfakturering är ganska vanligt i ett antal olika branscher, inklusive byggprojekt. Många takläggare, rörmokare, entreprenörer, målare, elektriker och rörmokare kommer att använda förskottsfakturor som en del av sina verksamheter. Kostnaden för råvaror, arbetskraft och förseningar i konstruktionen är några anledningar till att branschen använder framstegsfakturor.

De används också inom flyg- och försvarsindustrin eftersom dessa projekt vanligtvis har enorma budgetar och kan ta år att slutföra. Som ett resultat är förskottsfakturering en naturlig lösning.

Både beställare och entreprenör bör underteckna ett dokument varje gång en betalning sker.

Särskilda överväganden: Ta hänsyn till kostnadsförändringar

Det är vanligt att ett projekts kostnad förändras, med tanke på de totala dollar som är involverade och projektets komplexitet. Byggkontraktet anger hur kunder godkänner kostnadsförändringar, och vanligtvis måste en kund initiala eller underteckna ett dokument som anger de specifika förändringarna. Vissa kostnadsöverskridanden är dock oundvikliga medan andra beror på bristande planering. Några vanliga kostnadsöverskridanden kan inkludera:

– Ägaren ändrar omfattningen av projektuppgiften eller ber om ytterligare arbete

• Oväntade skador på ett projekt eller en byggnad som termiter, mögel eller vattenskador

• Designfel eller dålig projektplanering

• Prisförändringar på arbete eller material, särskilt om det är ett utökat projekt

Många entreprenörer räknar in ett pristillägg, till exempel en liten andel som ger möjlighet att höja priset på projektet. Ägare bör diskutera med entreprenören omfattningen av eventuella prisavdrag.

Exempel på förloppsfakturering

När en kund väljer entreprenör kommer de två att förhandla om villkoren i kontraktet. Denna process inkluderar att upprätta en betalningsplan eller betalningsfrekvens enligt vissa milstolpar som kommit överens om av båda parter. När arbetet påbörjas, och milstolparna är uppnådda, kan entreprenören sedan börja skicka in fakturor till beställaren.

Antag att ABC Construction tecknar ett avtal om att bygga en kontorsbyggnad för 1,6 miljoner dollar under en tvåårsperiod och att ABC:s vinst är 600 000 dollar.

De totala projektkostnaderna och vinsten skulle delas upp enligt följande:

• 1 000 000 $ kostnader

• 600 000 dollar i vinst

År ett

– År ett är 40 % av projektet klart

• Företaget fakturerar kunden 640 000 USD (40 % x 1 600 000 USD)

• Företaget noterar en vinst på 240 000 USD under år ett (40 % x 600 000 USD i total vinst).

###År två

– År två är 100 % av projektet klart

• Företaget fakturerar kunden de återstående 60 % som är skyldiga eller 960 000 USD (60 % x 1 600 000 USD)

• Företaget noterar en vinst på 360 000 USD under år två (60 % x 600 000 USD i total vinst).

##Höjdpunkter

– Framstegsfakturor är vanliga för storskaliga byggprojekt, och flyg- och försvarsindustrin.

– Förloppsfakturor är fakturor som lämnas in för arbete som hittills har slutförts på ett långt projekt.

– Framstegsfakturor används främst för långsiktiga projekt som ofta kommer med stora budgetar.