Rachunki za postęp
Co to są rachunki za postęp?
Rachunki postępu to faktury żądające zapłaty za dotychczas wykonane prace. Rachunki postępu są przygotowywane i przekazywane do zapłaty na różnych etapach procesu dużego projektu.
Ten rodzaj rozliczeń jest powszechny w projektach, które trwają długo. Pozwala osobie rozliczającej się – zwykle wykonawcy – sfinansować projekt i samemu w trakcie jego trwania.
Faktura rozliczeń postępu może zawierać pierwotną kwotę umowy, dotychczasową kwotę zapłaconą przez klienta, a także procent wykonania zadania. Jednak rachunki za postęp mogą obejmować inne elementy, które właściciele i wykonawcy powinni zrozumieć i opracować przed rozpoczęciem pracy.
Zrozumienie rachunków za postęp
Rachunki postępu pozwalają wykonawcom na naliczanie rachunków swoim klientom w miarę postępu projektu. Aby faktury postępu działały, klient i wykonawca muszą uzgodnić harmonogram płatności, kiedy faktury będą przekazywane do zapłaty.
Przydają się w przypadku długoterminowych projektów, które często wiążą się z dużymi budżetami. Rachunki za postęp uniemożliwiają klientowi finansowanie projektu z góry. Wykonawca czerpie również korzyści z otrzymywania płatności w regularnych odstępach czasu i może również pokryć wydatki, takie jak surowce podczas projektu, fakturując je na różnych etapach.
Płatności są oparte na zweryfikowanym odsetku ukończenia projektu. Innymi słowy, płatności mogą być dzielone w miarę postępu projektu w oparciu o konkretne kamienie milowe wyznaczone przez jedną lub obie strony. Ostateczne, pozostałe saldo jest zwykle przekazywane wykonawcy po zakończeniu projektu, a klient jest zadowolony z wykonanej pracy.
Co obejmuje rozliczenia postępu
Informacje zawarte w billingach postępu różnią się od typowych praktyk fakturowania wielu firm. Niektóre szczegóły finansowe mogą obejmować:
Całkowita kwota kontraktu należna za projekt
Wszelkie zatwierdzone zmiany oraz skorygowana należna kwota
– Łączna kwota rozliczona do tego momentu
Aktualny procent ukończenia projektu
Pozostałe saldo należne po zakończeniu projektu
Harmonogram wartości
Rachunki za postęp obejmują technikę zwaną harmonogramem wartości, która przedstawia różne koszty lub wartości dla każdego zadania projektu. W branży budowlanej powszechny jest harmonogram wartości, w ramach którego właściciele i wykonawcy współpracują ze sobą, aby określić, ile zostanie wydanych na każdą fazę projektu. Podczas procesu rozliczania postępu do każdej fazy przypisywana jest wartość w ramach harmonogramu. Również procent ukończenia można ustalić dla każdej fazy w miarę postępów w całym projekcie.
Harmonogram wartości pomaga również określić, czy doszło do przekroczenia kosztów lub czy projekt nie mieścił się w budżecie. Na przykład zestawienie wartości pokazuje, ile zapłacono za każde zadanie, a także wstępne oszacowanie. Dzięki temu można określić, w którym momencie fazy budowy projekt przekroczył szacowany koszt projektu.
Posiadanie harmonogramu wartości zawartych w procesie fakturowania postępów pomaga wykonawcom i właścicielom opracować przejrzysty proces, w którym wszystkie szczegóły finansowe są znane z góry. Chroni również prawnie i finansowo firmy budowlane poprzez sporządzanie szacunków na piśmie, aby nie było niespodzianek po zakończeniu inwestycji.
Procent zatrzymanych
W niektórych projektach właściciel może wstrzymać określoną kwotę lub procent do czasu zakończenia projektu. Kwota zatrzymania lub zatrzymanie może wynosić od 5% do 10% całego projektu lub dla każdej wartości postępu. Zasadniczo pieniądze są trzymane w rezerwie na wypadek jakichkolwiek problemów podczas projektu.
Rezygnacja pomaga również chronić właściciela w przypadku, gdy projekt nie zostanie ukończony, umowa jest przestrzegana prawidłowo lub jeśli wystąpią jakiekolwiek problemy z wykonawcą i podwykonawcami. Jednak kwota zatrzymana może powodować problemy z przepływami pieniężnymi dla firmy budowlanej. W rezultacie zarówno właściciel, jak i wykonawca muszą wypracować uzgodnioną kwotę zatrzymania na wczesnym etapie procesu.
Kto korzysta z rozliczeń postępu?
Rachunki za postęp są dość powszechne w wielu różnych branżach, w tym w projektach budowlanych. Wielu dekarzy, hydraulików, generalnych wykonawców, malarzy, elektryków i hydraulików będzie korzystać z faktur za postępy jako część swojej działalności. Koszt surowców, robocizna i opóźnienia w budowie to niektóre powody, dla których branża korzysta z rachunków za postęp.
Są również wykorzystywane w lotnictwie i obronności, ponieważ projekty te mają zazwyczaj ogromne budżety i mogą trwać latami. W rezultacie naliczanie postępów jest naturalnym rozwiązaniem.
Zarówno zleceniodawca, jak i kontrahent powinni podpisać dokument każdorazowo przy dokonywaniu płatności.
Uwagi specjalne: uwzględnienie zmian kosztów
Często zmienia się koszt projektu, biorąc pod uwagę łączną kwotę zaangażowanych pieniędzy i złożoność projektu. Umowa budowlana określa, w jaki sposób klienci zatwierdzają zmiany kosztów i zazwyczaj klient musi parafować lub podpisać dokument, który wskazuje określone zmiany. Jednak niektóre przekroczenia kosztów są nieuniknione, podczas gdy inne wynikają z braku planowania. Niektóre typowe przekroczenia kosztów mogą obejmować:
Właściciel zmienia zakres zadania projektowego lub prosi o dodatkowe prace
Nieoczekiwane uszkodzenie projektu lub budynku, takie jak termity, pleśń lub uszkodzenie spowodowane wodą
Błędy projektowe lub złe planowanie projektu
Zmiany cen robocizny lub materiałów, szczególnie jeśli jest to rozszerzony projekt
Wielu wykonawców uwzględnia dodatek cenowy, taki jak niewielki procent, który zapewnia możliwość zwiększenia ceny projektu. Właściciele powinni omówić z wykonawcą zakres wszelkich dodatków cenowych.
Przykład rozliczeń postępu
Gdy klient wybierze wykonawcę, obaj będą negocjować warunki umowy. Proces ten obejmuje ustalenie harmonogramu płatności lub częstotliwości płatności zgodnie z pewnymi kamieniami milowymi uzgodnionymi przez obie strony. Po rozpoczęciu prac i osiągnięciu kamieni milowych wykonawca może rozpocząć przesyłanie faktur do klienta.
Załóżmy, że ABC Construction podpisuje umowę na budowę budynku biurowego za 1,6 mln USD w ciągu dwóch lat, a zysk ABC wynosi 600 000 USD.
Całkowite koszty projektu i zysk zostałyby podzielone w następujący sposób:
1 000 000 $ kosztów
600 000 $ zysku
Pierwszy rok
W pierwszym roku 40% projektu jest ukończone
Firma obciąża klienta 640 000 $ (40% x 1 600 000 $)
Firma odnotowała zysk w wysokości 240 000 USD w pierwszym roku (40% x 600 000 USD całkowitego zysku).
Rok drugi
W drugim roku 100% projektu jest ukończone
Firma obciąża klienta pozostałe 60% należne lub 960 000 USD (60% x 1 600 000 USD)
Firma odnotowała zysk w wysokości 360 000 USD w drugim roku (60% x 600 000 USD całkowitego zysku).
Przegląd najważniejszych wydarzeń
Rachunki za postęp są powszechne w przypadku dużych projektów budowlanych oraz w przemyśle lotniczym i obronnym.
Rachunki postępu to faktury, które są przesyłane za prace wykonane do tej pory nad długim projektem.
Rachunki postępu są wykorzystywane przede wszystkim w przypadku projektów długoterminowych, które często wiążą się z dużymi budżetami.
