Virtuaalinen avustaja
Mikä on virtuaalinen avustaja?
Virtuaaliassistentti on itsenäinen urakoitsija,. joka tarjoaa hallinnollisia palveluita asiakkaille toimiessaan asiakkaan toimiston ulkopuolella. Virtuaaliassistentti toimii tyypillisesti kotitoimistosta käsin, mutta voi käyttää tarvittavia suunnitteluasiakirjoja, kuten jaettuja kalentereita, etänä.
Virtuaaliassistentteina työskentelevillä on usein usean vuoden kokemus hallintoassistenttina tai toimistopäällikkönä. Uusia mahdollisuuksia avautuu sosiaalisen median, sisällönhallinnan, blogipostausten kirjoittamisen, graafisen suunnittelun ja internet-markkinoinnin osaajille. Kun kotona työskentely on hyväksytty niin työntekijöiden kuin työnantajienkin keskuudessa, ammattitaitoisten virtuaaliassistenttien kysynnän odotetaan kasvavan.
Kuinka virtuaaliassistentti toimii
Virtuaaliavustajat ovat tulleet näkyvämmäksi, kun pienyritykset ja startup-yritykset luottavat virtuaalitoimistoihin pitääkseen kustannukset kurissa ja kaikenkokoiset yritykset lisäävät Internetin käyttöä päivittäisessä toiminnassa. Koska virtuaaliassistentti on itsenäinen urakoitsija, yrityksen ei tarvitse tarjota samoja etuja tai maksaa samoja veroja kuin kokopäiväisestä työntekijästä.
Lisäksi koska virtuaaliassistentti toimii paikan päällä, yrityksen toimistossa ei tarvita työpöytää tai muuta työtilaa. Virtuaaliassistentin odotetaan maksavan ja tarjoavan omat tietokonelaitteet, yleisesti käytetyt ohjelmistot ja nopean Internet-palvelun.
Yli 50 urakategoriaa koskevassa tutkimuksessa FlexJobs havaitsi, että virtuaalinen hallinto oli yksi kymmenen nopeimmin kasvavan etäurakategorian joukossa.
Virtuaaliavustajan tehtävät
Virtuaaliassistentin erityistehtävät vaihtelevat asiakkaan tarpeiden ja sopimusehtojen mukaan. Jotkut virtuaaliassistentit hoitavat toimisto- ja kirjanpitotehtäviä, kun taas toiset voivat julkaista säännöllisesti päivityksiä sosiaaliseen mediaan tai kirjoittaa artikkeleita blogiin. Monipuolinen virtuaaliassistentti voi myös hoitaa matkajärjestelyt, tapaamisaikataulut, tietojen syöttämisen ja tiedostojen tallennuksen verkossa.
Virtuaaliavustajan pätevyys
Vaikka virtuaaliassistentiksi tuleminen ei vaadi tiukkoja koulutusvaatimuksia, monet asiakkaat etsivät virtuaaliassistentteja, joilla on korkeampi koulutus tai erikoistunut koulutus. Muutamat verkkoyritykset ja yhteisöopistot tarjoavat kursseja ja sertifikaatteja virtuaalisen avustajan taidoista.
Virtuaaliassistentin tulee olla tekninen, hänellä on oltava laajat tietokonetaidot ja korkea taito yleisesti käytettyjen ohjelmistojen ja yritysohjelmien kanssa. Kirjanpitoon erikoistuneen virtuaaliassistentin tulee olla taitava kirjanpidon perustehtävissä, kuten tilien täsmäytykset ja kaksinkertainen kirjanpito.
Virtuaaliavustajan edut
Asiakkaalle yksi virtuaaliassistentin palkkaamisen etu on joustavuus tehdä sopimus juuri tarvitsemistaan palveluista. Joillekin virtuaalisille avustajille voidaan sopimusehdoista riippuen maksaa tehtävän eikä tuntien mukaan. Sen sijaan perinteisessä toimistoympäristössä työntekijöille on yleensä maksettava kiinteä tuntimäärä päivässä.
Pienyritysten omistajille virtuaalisen avustajan palkkaaminen voi auttaa heitä vapauttamaan arvokkaita tunteja keskittyäkseen yrityksen kasvattamiseen ja tulojen tuottamiseen. Voi olla helpompaa ja kustannustehokkaampaa ulkoistaa työläs ja aikaa vievät tehtävät niihin perehtyneelle henkilölle.
Kuinka palkata virtuaalinen avustaja
Kotoa työskentelevien freelance-urakoitsijoiden lisääntyessä työmarkkinoilla on lisääntynyt verkkopohjaisia yrityksiä, jotka toimivat välittäjinä mahdollisten työnantajien ja urakoitsijoiden välillä. Joillakin freelance -sivustoilla on valtavia työryhmiä, jotka koostuvat henkilöistä ympäri maailmaa, joilla on laaja kokemus ja asiantuntemus.
Näillä sivustoilla asiakkaat voivat julkaista tietoja tehtävistä, joita he tarvitsevat virtuaaliavustajan suorittamaan, ja enimmäishinnasta, jonka he ovat valmiita maksamaan. Freelance-työntekijät voivat sitten tehdä tarjouksen työstä ja antaa asiakkaalle näytteitä työstään tarkastettavaksi. Joissakin tapauksissa asiakas voi järjestää videoneuvottelun haastatellakseen hakijoita ja arvioidakseen heidän pätevyyttään perusteellisemmin.
Erityisiä huomioita
Ennen virtuaaliassistentin palkkaamista asiakas voi varmistaa sujuvamman työsuhteen luomalla yksityiskohtaiset ohjeet tehtävistä, jotka hänen on suoritettava. Kirjallinen käsikirja vähentää väärinkäsitysten riskiä etätyösuhteessa.
Kohokohdat
Tyypillisiä tehtäviä, joita virtuaaliassistentti voi suorittaa, ovat tapaamisten sovittaminen, puhelut, matkajärjestelyt ja sähköpostitilien hallinta.
Työnantajalle yksi virtuaaliassistentin palkkaamisen etu on joustavuus tehdä sopimus juuri tarvitsemansa palvelut.
Jotkut virtuaaliassistentit ovat erikoistuneet tarjoamaan graafista suunnittelua, blogin kirjoittamista, kirjanpitoa, sosiaalista mediaa ja markkinointipalveluita.
Virtuaaliassistentti on yrittäjä, joka on erikoistunut tarjoamaan hallinnollisia palveluita asiakkaille etäpaikalta, yleensä kotitoimistosta.
