Virtuell assistent

Hva er en virtuell assistent?

En virtuell assistent er en uavhengig entreprenør som yter administrative tjenester til klienter mens de opererer utenfor klientens kontor. En virtuell assistent opererer vanligvis fra et hjemmekontor, men kan eksternt få tilgang til de nødvendige planleggingsdokumentene, for eksempel delte kalendere.

Personer ansatt som virtuelle assistenter har ofte flere års erfaring som administrativ assistent eller kontorleder. Nye muligheter åpner seg for virtuelle assistenter som er dyktige innen sosiale medier, innholdshåndtering, skriving av blogginnlegg, grafisk design og internettmarkedsføring. Ettersom det å jobbe hjemmefra har blitt mer akseptert for både arbeidere og arbeidsgivere, forventes etterspørselen etter dyktige virtuelle assistenter å vokse.

Hvordan en virtuell assistent fungerer

Virtuelle assistenter har blitt mer fremtredende ettersom små bedrifter og startups er avhengige av virtuelle kontorer for å holde kostnadene nede, og bedrifter i alle størrelser øker bruken av internett til daglig drift. Fordi en virtuell assistent er en uavhengig entreprenør, trenger ikke en bedrift å gi de samme fordelene eller betale de samme skattene som den ville gjort for en heltidsansatt.

Siden den virtuelle assistenten jobber utenfor stedet, er det heller ikke behov for et skrivebord eller annet arbeidsområde på selskapets kontor. En virtuell assistent forventes å betale for og skaffe sitt eget datautstyr, ofte brukte programmer og høyhastighets Internett-tjeneste.

I en studie av over 50 karrierekategorier fant FlexJobs at virtuell administrasjon var en av de 10 raskest voksende eksterne karrierekategoriene.

Virtuelle assistentoppgaver

De spesifikke pliktene til en virtuell assistent varierer i henhold til kundens behov og vilkårene i kontrakten. Noen virtuelle assistenter håndterer kontor- og bokføringsoppgaver, mens andre kan legge ut jevnlige oppdateringer til sosiale medier eller skrive artikler for en blogg. En godt avrundet virtuell assistent kan også håndtere reisearrangementer, avtaleplanlegging, dataregistrering og online fillagring.

Virtual Assistant-kvalifikasjoner

Selv om det ikke er noen harde og raske utdanningskrav for å bli en virtuell assistent, vil mange kunder se etter virtuelle assistenter som har høyere utdanning eller spesialisert opplæring. Noen få nettbaserte selskaper og høyskoler tilbyr kurs og sertifisering for ferdigheter med virtuelle assistenter.

En virtuell assistent bør være teknisk kunnskapsrik, ha et bredt spekter av datakunnskaper og et høyt nivå av ferdigheter med ofte brukt programvare og forretningsprogrammer. En virtuell assistent som spesialiserer seg på bokføring bør være dyktig på grunnleggende regnskapsoppgaver, for eksempel kontoavstemminger og dobbeltbokføring.

Fordeler med en virtuell assistent

For klienten er en fordel med å ansette en virtuell assistent fleksibiliteten til å avtale for akkurat de tjenestene de trenger. Avhengig av vilkårene i avtalen kan noen virtuelle assistenter bli betalt per oppgave i stedet for per time. I motsetning til dette må ansatte i en tradisjonell kontorsetting vanligvis betales for et fast antall timer per dag.

For småbedriftseiere kan det å ansette en virtuell assistent hjelpe dem å frigjøre verdifulle timer for å fokusere på å vokse virksomheten og generere inntekter. Det kan være enklere og mer kostnadseffektivt å sette ut oppgaver som er kjedelige og tidkrevende, til noen som er dyktige på dem.

Hvordan ansette en virtuell assistent

Med det økende antallet frilanskontraktører som jobber hjemmefra, har arbeidsmarkedet sett en spredning av nettbaserte selskaper som fungerer som mellomledd mellom potensielle arbeidsgivere og kontraktører. Noen frilansersider har enorme arbeidsgrupper som består av enkeltpersoner over hele verden med et bredt spekter av erfaring og ekspertise.

På disse sidene kan klienter legge ut detaljer om typen oppgaver de trenger den virtuelle assistenten til å utføre og den maksimale prisen de er villige til å betale. Frilansarbeidere kan deretter by på jobben og gi kunden prøver av arbeidet sitt for gjennomgang. I noen tilfeller kan klienten sette opp en videokonferanse for å intervjue søkerne og for å vurdere deres kvalifikasjoner grundigere.

Spesielle hensyn

Før du ansetter en virtuell assistent, kan klienten sikre et jevnere arbeidsforhold ved å lage detaljerte instruksjoner om oppgaver de må ha utført. En skriftlig manual reduserer risikoen for misforståelser som kan oppstå i et eksternt arbeidsforhold.

Høydepunkter

• Typiske oppgaver en virtuell assistent kan utføre inkluderer å planlegge avtaler, foreta telefonsamtaler, lage reisearrangementer og administrere e-postkontoer.

– For en arbeidsgiver er en fordel med å ansette en virtuell assistent fleksibiliteten til å inngå kontrakter for akkurat de tjenestene de trenger.

• Noen virtuelle assistenter spesialiserer seg på å tilby grafisk design, bloggskriving, bokføring, sosiale medier og markedsføringstjenester.

– En virtuell assistent er en selvstendig næringsdrivende som spesialiserer seg på å tilby administrative tjenester til klienter fra et eksternt sted, vanligvis et hjemmekontor.