Virtuel assistent

Hvad er en virtuel assistent?

En virtuel assistent er en uafhængig entreprenør, der leverer administrative tjenester til kunder, mens de arbejder uden for kundens kontor. En virtuel assistent opererer typisk fra et hjemmekontor, men kan eksternt få adgang til de nødvendige planlægningsdokumenter, såsom delte kalendere.

Personer ansat som virtuelle assistenter har ofte flere års erfaring som administrativ assistent eller kontorchef. Nye muligheder åbner sig for virtuelle assistenter, som er dygtige til sociale medier, content management, blogindlægsskrivning, grafisk design og internetmarkedsføring. Efterhånden som hjemmearbejde er blevet mere accepteret for både arbejdere og arbejdsgivere, forventes efterspørgslen efter dygtige virtuelle assistenter at vokse.

Sådan fungerer en virtuel assistent

Virtuelle assistenter er blevet mere fremtrædende, da små virksomheder og nystartede virksomheder er afhængige af virtuelle kontorer for at holde omkostningerne nede, og virksomheder i alle størrelser øger deres brug af internettet til daglig drift. Fordi en virtuel assistent er en uafhængig entreprenør, behøver en virksomhed ikke at give de samme fordele eller betale de samme skatter, som den ville for en fuldtidsansat.

Da den virtuelle assistent arbejder offsite, er der heller ikke behov for et skrivebord eller andet arbejdsområde på virksomhedens kontor. En virtuel assistent forventes at betale for og levere deres eget computerudstyr, almindeligt anvendte softwareprogrammer og højhastighedsinternettjeneste.

I en undersøgelse af over 50 karrierekategorier fandt FlexJobs, at virtuel administration var en af de 10 hurtigst voksende fjernkarrierekategorier.

Virtuelle assistentopgaver

De specifikke opgaver for en virtuel assistent varierer i henhold til kundens behov og kontraktvilkårene. Nogle virtuelle assistenter håndterer kontor- og bogføringsopgaver, mens andre kan sende regelmæssige opdateringer til sociale medier eller skrive artikler til en blog. En velafrundet virtuel assistent kan også håndtere rejsearrangementer, aftaleplanlægning, dataindtastning og online fillagring.

Virtual Assistant-kvalifikationer

Selvom der ikke er nogen hårde og hurtige uddannelseskrav for at blive en virtuel assistent, vil mange kunder lede efter virtuelle assistenter, der har en videregående uddannelse eller specialiseret uddannelse. Nogle få onlinevirksomheder og community colleges tilbyder kurser og certificering for virtuelle assistentfærdigheder.

En virtuel assistent skal være teknisk kyndig, have en bred vifte af computerfærdigheder og et højt niveau af færdigheder med almindeligt anvendt software og forretningsprogrammer. En virtuel assistent, der har specialiseret sig i bogføring, bør være dygtig til grundlæggende regnskabsopgaver, såsom kontoafstemninger og dobbelt bogholderi.

Fordele ved en virtuel assistent

For kunden er en fordel ved at ansætte en virtuel assistent fleksibiliteten til at indgå kontrakter om netop de tjenester, de har brug for. Afhængigt af vilkårene i aftalen kan nogle virtuelle assistenter blive betalt pr. opgave i stedet for pr. time. I modsætning hertil skal medarbejdere i et traditionelt kontormiljø normalt have løn for et fast antal timer om dagen.

For små virksomhedsejere kan ansættelse af en virtuel assistent hjælpe dem med at frigøre værdifulde timer til at fokusere på at vækste virksomheden og generere indtægter. Det kan være nemmere og mere omkostningseffektivt at outsource opgaver,. der er kedelige og tidskrævende, til en, der er dygtig til dem.

Sådan hyrer du en virtuel assistent

Med det stigende antal freelance-entreprenører, der arbejder hjemmefra, har arbejdsmarkedet set en spredning af webbaserede virksomheder, der fungerer som mellemled mellem potentielle arbejdsgivere og entreprenører. Nogle freelancer- websteder har enorme arbejdspuljer, der består af enkeltpersoner over hele kloden med en bred vifte af erfaring og ekspertise.

På disse websteder kan klienter poste detaljer om den type opgaver, de har brug for den virtuelle assistent til at udføre, og den maksimale sats, de er villige til at betale. Freelancearbejdere kan derefter byde på jobbet og give kunden prøver af deres arbejde til gennemgang. I nogle tilfælde kan klienten lave en videokonference for at interviewe ansøgerne og for at vurdere deres kvalifikationer mere grundigt.

Særlige overvejelser

Før han ansætter en virtuel assistent, kan klienten sikre et smidigere arbejdsforhold ved at skabe detaljerede instruktioner om opgaver, de skal have udført. En skriftlig manual reducerer risikoen for misforståelser, der kan opstå i et fjernt arbejdsforhold.

Højdepunkter

• Typiske opgaver, som en virtuel assistent kan udføre, omfatter planlægning af aftaler, telefonopkald, rejsearrangementer og administration af e-mail-konti.

• For en arbejdsgiver er en fordel ved at ansætte en virtuel assistent fleksibiliteten til at indgå kontrakter om netop de tjenester, de har brug for.

• Nogle virtuelle assistenter specialiserer sig i at tilbyde grafisk design, blogskrivning, bogholderi, sociale medier og marketingtjenester.

• En virtuel assistent er en selvstændig medarbejder, der har specialiseret sig i at tilbyde administrative tjenester til kunder fra et fjerntliggende sted, normalt et hjemmekontor.