Schéma de rodage

Qu'est-ce qu'un schéma de rodage ?

Un stratagème de recouvrement est une pratique frauduleuse qui implique qu'un employé modifie des comptes clients pour cacher de l'argent volé.

La méthode consiste à prélever un paiement de créances ultérieur sur une transaction (par exemple, une vente) et à l'utiliser pour couvrir le vol. La créance de la deuxième transaction est couverte par l'argent de la troisième transaction, et ainsi de suite.

Comment détecter les schémas de rodage

Un schéma de chevauchement peut être détecté en traçant comment les encaissements ont été appliqués aux comptes des clients. S'il existe des preuves que les encaissements sont régulièrement appliqués aux mauvais comptes clients, il y a probablement un système de chevauchement actif en cours.

Un autre indicateur d'un système de recouvrement est un employé qui refuse de prendre les vacances qu'il a gagnées. En effet, le rodage nécessite que le « rodeur » (l'individu impliqué dans la fraude) soit impliqué tous les jours et ne puisse donc pas prendre de vacances. Un signe révélateur de rodage est une augmentation du vieillissement des comptes débiteurs. Un système de rodage ne peut masquer temporairement le vol. Tôt ou tard, le manque à gagner apparaîtra et devra être enregistré comme une perte.

Les schémas de recouvrement se produisent généralement dans les petites entreprises où une seule personne peut gérer les encaissements et la facturation des clients.

Comment éviter les schémas de rodage

Les entreprises peuvent empêcher les stratagèmes de rodage en procédant comme suit :

• Séparer les responsabilités de caissier et de facturation (appelée séparation des tâches)

• Choisir une personne autre que le caissier pour remettre les relevés aux clients (les clients sont conscients de ce qu'ils ont payé, ils doivent donc être en mesure de détecter tout paiement incorrect lié à leurs comptes ou de détecter que certains paiements n'ont jamais été appliqués.)

• Contactez les clients et demandez-leur s'ils ont reçu ou non des relevés mensuels de la société (la personne qui commet la fraude peut intercepter les relevés avant qu'ils ne soient envoyés par la poste.)

• Auditer régulièrement les transactions d'encaissements

• Obliger tous les employés à prendre leurs congés, sans exception

• Suivre de près l'utilisation des notes de crédit (La personne qui commet une fraude peut tenter de mettre fin à une situation de recouvrement en radiant une créance du montant des fonds manquants.)

• Marquez tous les chèques avec la phrase "Pour dépôt uniquement", afin que les employés ne puissent pas déposer ces chèques sur leurs propres comptes

• Demandez aux clients de payer directement dans un coffre-fort, afin que l'argent ne puisse pas être intercepté et volé par les employés

Exemple de schéma de rodage

Supposons qu'une entreprise reçoive 150 $ en paiement, mais qu'un commis comptable le détourne vers un compte personnel. Pour camoufler le vol, le greffier imputera la deuxième créance à entrer, par exemple au montant de 200 $, à la première créance. Cela laisse 50 $ restants à appliquer à la deuxième créance, et 150 $ restent à payer. Le commis continue d'allouer l'argent des ventes successives aux créances précédentes, de sorte que les registres comptables du magasin ne révèlent pas l'écart.

Points forts

• Une entreprise peut prendre plusieurs mesures simples pour prévenir la possibilité de ce type de fraude sur le lieu de travail.

• Un audit juricomptable des encaissements peut être entrepris pour révéler un système de rodage, qui peut montrer une ancienneté accrue des comptes débiteurs.

• Un stratagème de recouvrement est une forme de fraude comptable par laquelle de l'argent volé ou détourné est masqué par un employé qui modifie les comptes débiteurs.