Frais payés d'avance

Qu'est-ce qu'une dépense prépayée ?

Une charge payée d'avance est un type d' actif au bilan qui résulte du fait qu'une entreprise effectue des paiements anticipés pour des biens ou des services à recevoir dans le futur. Les dépenses payées d'avance sont initialement comptabilisées en tant qu'actifs, mais leur valeur est passée en charge au fil du temps dans le compte de résultat. Contrairement aux dépenses conventionnelles, l'entreprise recevra quelque chose de valeur des dépenses payées d'avance au cours de plusieurs périodes comptables.

Comprendre les dépenses prépayées

Les entreprises effectuent des paiements anticipés pour des biens ou des services tels que du matériel de bureau loué ou une couverture d'assurance qui offrent des avantages continus au fil du temps. Les biens ou services de cette nature ne peuvent pas être passés en charges immédiatement car la dépense ne correspondrait pas à l'avantage découlant de l'utilisation de l'actif au fil du temps.

Selon les principes comptables généralement reconnus (GAAP),. les dépenses doivent être enregistrées dans la même période comptable que le bénéfice généré par l'actif connexe. Par exemple, si une grande machine à copier est louée par une entreprise pour une période de 12 mois, le l'entreprise bénéficie de son utilisation sur toute la période. L'enregistrement d'un paiement anticipé effectué pour le bail en tant que dépense au cours du premier mois ne correspondrait pas adéquatement aux dépenses et aux revenus générés par son utilisation. Par conséquent, il doit être enregistré comme une charge payée d'avance et imputé aux charges sur les douze mois complets.

Les écritures de journal qui comptabilisent les dépenses liées aux prépayés précédemment enregistrés sont appelées écritures de régularisation. Ils n'enregistrent pas les nouvelles transactions commerciales mais ajustent simplement les transactions précédemment enregistrées. Les écritures de régularisation des charges payées d'avance sont nécessaires pour s'assurer que les charges sont comptabilisées dans la période au cours de laquelle elles sont engagées.

En raison de la nature de certains biens et services, les dépenses prépayées existeront toujours. Par exemple, l'assurance est une dépense prépayée, car le but de l'achat d'une assurance est d'acheter une protection proactive au cas où quelque chose de malheureux se produirait à l'avenir. De toute évidence, aucune compagnie d'assurance ne vendrait d'assurance qui couvre un événement malheureux après coup, de sorte que les dépenses d'assurance doivent être payées d'avance par les entreprises.

Exemple de dépenses prépayées

Par exemple, supposons que la société ABC souscrive une assurance pour la période de 12 mois à venir. Il paie 120 000 $ d'avance pour la police d'assurance. La société ABC comptabilisera initialement la totalité des 120 000 $ comme un débit sur l' assurance prépayée,. un actif au bilan et un crédit sur la trésorerie. Chaque mois, une entrée de régularisation sera effectuée pour dépenser 10 000 $ (1/12 du montant prépayé) dans le compte de résultat par le biais d'un crédit sur l'assurance prépayée et d'un débit sur les dépenses d'assurance. Au 12e mois, les derniers 10 000 $ seront entièrement dépensés et le compte prépayé sera à zéro.