Förutbetald kostnad

Vad är en förbetald kostnad?

En förutbetald kostnad är en typ av tillgång i balansräkningen som är resultatet av att ett företag gör förskottsbetalningar för varor eller tjänster som ska tas emot i framtiden. Förutbetalda utgifter redovisas initialt som tillgångar, men deras värde kostnadsförs över tiden i resultaträkningen. Till skillnad från konventionella utgifter kommer företaget att få något av värde från den förutbetalda kostnaden under flera räkenskapsperioder.

Förstå förbetalda utgifter

Företag gör förskottsbetalningar för varor eller tjänster som leasad kontorsutrustning eller försäkringsskydd som ger kontinuerliga fördelar över tiden. Varor eller tjänster av detta slag kan inte kostnadsföras omedelbart eftersom utgiften inte skulle stämma överens med den nytta som uppstår över tiden av att använda tillgången.

Enligt allmänt accepterade redovisningsprinciper (GAAP) ska utgifter bokföras under samma redovisningsperiod som den nytta som genereras av den relaterade tillgången. Om till exempel en stor kopieringsmaskin leasas av ett företag under en period av 12 månader företaget drar nytta av dess användning under hela tidsperioden. Att registrera en förskottsbetalning som gjorts för leasingavtalet som en kostnad under den första månaden skulle inte på ett adekvat sätt matcha utgifterna med intäkterna från användningen. Därför bör den bokföras som en förutbetald kostnad och fördelas till kostnad under hela tolv månader.

Journalposter som redovisar utgifter relaterade till tidigare registrerade förskottsbetalningar kallas justeringsposter. De registrerar inte nya affärstransaktioner utan justerar helt enkelt tidigare registrerade transaktioner. Justering av poster för förutbetalda utgifter är nödvändiga för att säkerställa att utgifterna redovisas i den period då de uppkommer.

På grund av arten av vissa varor och tjänster kommer förutbetalda utgifter alltid att finnas. Försäkringar är till exempel en förutbetald kostnad eftersom syftet med att köpa försäkring är att köpa ett proaktivt skydd om något olyckligt skulle hända i framtiden. Uppenbarligen skulle inget försäkringsbolag sälja försäkringar som täcker en olycklig händelse i efterhand, så försäkringskostnader måste betalas i förskott av företag.

Exempel på förbetalda kostnader

Anta till exempel att ABC Company köper försäkring för den kommande 12-månadersperioden. Den betalar 120 000 USD i förskott för försäkringen. ABC Company kommer initialt att boka hela $120 000 som en debitering av förbetald försäkring,. en tillgång i balansräkningen och en kredit till kontanter. Varje månad kommer en justeringspost att göras för att kostnadsföra $10 000 (1/12 av det förskottsbetalda beloppet) till resultaträkningen genom en kreditering till förbetald försäkring och en debitering av försäkringskostnad. Under den 12:e månaden kommer de sista $10 000 att kostnadsföras och det förbetalda kontot kommer att vara noll.