Forudbetalt udgift

Hvad er en forudbetalt udgift?

En forudbetalt udgift er en type aktiv på balancen, der er et resultat af, at en virksomhed foretager forudbetalte betalinger for varer eller tjenester, der skal modtages i fremtiden. Forudbetalte omkostninger bogføres i første omgang som aktiver, men deres værdi omkostningsføres over tid i resultatopgørelsen. I modsætning til konventionelle udgifter vil virksomheden modtage noget af værdi fra den forudbetalte udgift i løbet af flere regnskabsperioder.

Forstå forudbetalte udgifter

Virksomheder foretager forudbetalinger for varer eller tjenester såsom leaset kontorudstyr eller forsikringsdækning,. der giver løbende fordele over tid. Varer eller tjenesteydelser af denne art kan ikke udgiftsføres med det samme, fordi udgiften ikke ville stemme overens med fordelen over tid ved at bruge aktivet.

I henhold til almindeligt anerkendte regnskabsprincipper (GAAP) skal udgifter bogføres i samme regnskabsperiode som fordelen fra det relaterede aktiv. Hvis f.eks. en stor kopimaskine leases af en virksomhed i en periode på 12 måneder, virksomheden drager fordel af dens brug over hele tidsperioden. Registrering af en forskudsbetaling foretaget for lejekontrakten som en udgift i den første måned ville ikke i tilstrækkelig grad matche udgifter med indtægter fra brugen. Derfor skal den bogføres som en forudbetalt udgift og fordeles over hele tolv måneder.

Kladdeposteringer, der indregner omkostninger relateret til tidligere registrerede forudbetalinger, kaldes justeringsposteringer. De registrerer ikke nye forretningstransaktioner, men justerer blot tidligere registrerede transaktioner. Justering af posteringer for forudbetalte omkostninger er nødvendige for at sikre, at omkostningerne indregnes i den periode, hvor de afholdes.

På grund af arten af visse varer og tjenesteydelser vil forudbetalte udgifter altid eksistere. For eksempel er forsikring en forudbetalt udgift, fordi formålet med at købe forsikring er at købe proaktiv beskyttelse, hvis der skulle ske noget uheldigt i fremtiden. Det er klart, at intet forsikringsselskab ville sælge forsikringer, der dækker en uheldig hændelse efter kendsgerningen, så forsikringsudgifter skal forudbetales af virksomheder.

Eksempel på forudbetalt udgift

Antag for eksempel, at ABC Company køber forsikring for den kommende 12 måneders periode. Det betaler $120.000 på forhånd for forsikringspolicen. ABC Company vil i første omgang bogføre de fulde $120.000 som en debitering til forudbetalt forsikring,. et aktiv på balancen og en kredit til kontanter. Hver måned vil der blive foretaget en justering for at udgiftsføre $10.000 (1/12 af det forudbetalte beløb) til resultatopgørelsen gennem en kreditering til forudbetalt forsikring og en debitering af forsikringsudgift. I den 12. måned vil de sidste $10.000 blive udgiftsført fuldt ud, og den forudbetalte konto vil være nul.