Reçu

Qu'est-ce qu'un reçu ?

Un reçu est une reconnaissance écrite que quelque chose de valeur a été transféré d'une partie à une autre. Outre les reçus que les consommateurs reçoivent généralement des vendeurs et des prestataires de services, des reçus sont également délivrés dans le cadre de transactions interentreprises ainsi que de transactions boursières.

Par exemple, le détenteur d'un contrat à terme reçoit généralement un instrument de livraison,. qui agit comme un reçu en ce sens qu'il peut être échangé contre l'actif sous-jacent à l'expiration du contrat à terme.

Recettes expliquées

En plus de montrer la propriété, les reçus sont importants pour d'autres raisons. Par exemple, de nombreux détaillants insistent pour qu'un client présente un reçu pour échanger ou retourner des articles, tandis que d'autres exigent qu'un reçu, généralement émis dans un certain délai, soit produit à des fins de garantie du produit. Les reçus peuvent également être importants pour les impôts, car l'IRS exige la documentation de certaines dépenses. L' Internal Revenue Service (IRS) suggère que les types de reçus suivants, s'ils sont générés, soient conservés par les petites entreprises :

• Reçus bruts tels que bandes de caisse enregistreuse, informations sur les dépôts (ventes au comptant et à crédit), carnets de reçus, factures, formulaires 1099-MISC

• Reçus d'achats et de matières premières (Ceux-ci doivent indiquer le montant payé et confirmer qu'il s'agit d'achats commerciaux nécessaires ; les documents peuvent inclure des chèques annulés ou d'autres documents identifiant le bénéficiaire, le montant et la preuve de paiement/transferts électroniques de fonds.)

• Reçus de caisse enregistreuse

• Reçus et relevés de carte de crédit

• Factures

• Bordereaux de petite caisse pour les petits paiements en espèces

On pense que la pratique consistant à conserver les reçus à des fins fiscales provient de l'Égypte ancienne. Les agriculteurs et les commerçants ont cherché des moyens de documenter les transactions pour éviter l'exploitation fiscale. Le papyrus a été utilisé à la place du papier. À une époque plus moderne, les banques londoniennes ont utilisé les presses à imprimer de la révolution industrielle pour imprimer des reçus avec leurs propres marques.

En bref

L'impression thermique est la forme d'impression physique de reçus la plus couramment utilisée car elle est peu coûteuse et facile à utiliser. Aujourd'hui, cependant, les reçus papier cèdent de plus en plus la place aux reçus électroniques sous forme d'e-mails ou d'autres enregistrements numériques.

Exigences de l'IRS pour les reçus numériques

Les reçus numériques deviennent la norme. Depuis 1997, l'IRS accepte les reçus numérisés et numériques comme documents valides à des fins fiscales. La procédure fiscale 97-22 stipule que les reçus numériques doivent être exacts, facilement stockés, conservés, récupérés et reproduits. Le propriétaire de l'entreprise doit être en mesure de fournir une copie à l'IRS.

Les enregistrements numériques ne sont pas sujets à l'usure comme les reçus physiques, mais ils peuvent être perdus si un disque dur tombe en panne. Il est donc judicieux de les stocker sur le cloud ou à un endroit où ils sont toujours accessibles.

Les reçus papier peuvent être stockés numériquement à l'aide de scanners de bureau et d'applications de téléphonie mobile. Ce type de technologie peut organiser, créer des notes de frais et intégrer des données avec un logiciel de comptabilité.

Aux fins du contrôle fiscal, tous les documents ne sont pas valides. L'IRS accepte divers documents tant qu'ils détaillent le montant, le lieu, la date et le type de dépense.

Points forts

• Les reçus sont également nécessaires à des fins fiscales comme preuve de certaines dépenses.

• Les reçus sont délivrés dans les transactions interentreprises ainsi que dans les transactions boursières.

• Les reçus sont un document officiel qui représente la preuve d'une transaction financière ou d'un achat.