Paragon fiskalny

Co to jest paragon?

Pokwitowanie to pisemne potwierdzenie, że coś wartościowego zostało przekazane z jednej strony na drugą. Oprócz rachunków, które konsumenci zazwyczaj otrzymują od sprzedawców i usługodawców, rachunki wystawiane są również w transakcjach między przedsiębiorstwami oraz w transakcjach giełdowych.

Na przykład posiadacz kontraktu futures zazwyczaj otrzymuje instrument dostawy,. który działa jako pokwitowanie, ponieważ może zostać wymieniony na bazowy składnik aktywów po wygaśnięciu kontraktu futures.

Wyjaśnienie wpływów

Oprócz wykazania własności, paragony są ważne z innych powodów. Na przykład wielu sprzedawców detalicznych nalega, aby klient był zobowiązany do okazania paragonu w celu wymiany lub zwrotu produktów, podczas gdy inni żądają wystawienia paragonu – zazwyczaj wydawanego w określonym czasie – w celu uzyskania gwarancji na produkt. Wpływy mogą mieć również znaczenie dla podatków, ponieważ IRS wymaga udokumentowania niektórych wydatków. Internal Revenue Service ( IRS) sugeruje, aby następujące rodzaje wpływów, jeśli zostały wygenerowane, były zatrzymywane przez małe firmy:

• Paragony brutto takie jak taśmy kasowe, informacje o wpłacie (sprzedaż gotówkowa i kredytowa), książeczki paragonów, faktury, formularze 1099-MISC

• Pokwitowania zakupów i surowców (powinny wskazywać zapłaconą kwotę i potwierdzać, że były to niezbędne zakupy biznesowe; dokumenty mogą obejmować anulowane czeki lub inne dokumenty identyfikujące odbiorcę, kwotę i dowód płatności/elektroniczne przelewy środków).

• pokwitowania kasy fiskalnej

• Rachunki i wyciągi z kart kredytowych

• Faktury

• Drobne odcinki gotówkowe za drobne płatności gotówkowe

Uważa się, że praktyka zatrzymywania wpływów dla celów podatkowych wywodzi się ze starożytnego Egiptu. Rolnicy i kupcy szukali sposobów dokumentowania transakcji, aby uniknąć wyzysku podatkowego. Zamiast papieru użyto papirusu. W czasach bardziej współczesnych banki londyńskie wykorzystywały prasy drukarskie rewolucji przemysłowej do drukowania paragonów z własnymi markami.

Szybki fakt

Druk termiczny jest najczęściej stosowaną formą fizycznego drukowania paragonów, ponieważ jest tani i łatwy w użyciu. Obecnie jednak paragony papierowe coraz częściej ustępują miejsca kwitom elektronicznym w formie e-maili lub innych zapisów cyfrowych.

Wymagania IRS dotyczące paragonów cyfrowych

Paragony cyfrowe stają się normą. Od 1997 roku IRS akceptuje zeskanowane i cyfrowe paragony jako ważne ewidencje do celów podatkowych. Procedura podatkowa 97-22 stanowi, że paragony cyfrowe muszą być dokładne, łatwe do przechowywania, konserwacji, wyszukiwania i powielania. Właściciel firmy musi być w stanie dostarczyć kopię do IRS.

Zapisy cyfrowe nie ulegają zużyciu, tak jak fizyczne pokwitowania, ale mogą zostać utracone w przypadku awarii dysku twardego. Dlatego mądrze jest przechowywać je w chmurze lub gdzieś, gdzie zawsze będzie można uzyskać do nich dostęp.

Paragony papierowe można przechowywać w formie cyfrowej za pomocą skanerów stacjonarnych i aplikacji na telefony komórkowe. Ten rodzaj technologii może organizować, tworzyć raporty wydatków i integrować dane z oprogramowaniem księgowym.

Do celów kontroli podatkowej nie wszystkie dokumenty są ważne. IRS akceptuje różne dokumenty, o ile podaje kwotę, miejsce, datę i rodzaj wydatku.

Przegląd najważniejszych wydarzeń

• Paragony są również niezbędne do celów podatkowych jako dowód niektórych wydatków.

• Paragony są wystawiane w transakcjach między przedsiębiorstwami, a także w transakcjach giełdowych.

• Paragony są oficjalnym dokumentem, który stanowi dowód transakcji finansowej lub zakupu.