Recibo
O que é um recibo?
Um recibo é um reconhecimento por escrito de que algo de valor foi transferido de uma parte para outra. Além dos recibos que os consumidores normalmente recebem de fornecedores e prestadores de serviços, os recibos também são emitidos em transações entre empresas, bem como transações no mercado de ações.
Por exemplo, o titular de um contrato de futuros geralmente recebe um instrumento de entrega,. que funciona como um recibo que pode ser trocado pelo ativo subjacente quando o contrato de futuros expirar.
Recibos explicados
Além de mostrar a propriedade, os recibos são importantes por outros motivos. Por exemplo, muitos varejistas insistem que um cliente deve mostrar um recibo para trocar ou devolver itens, enquanto outros exigem que um recibo - geralmente emitido dentro de um determinado prazo - seja produzido para fins de garantia do produto. Os recibos também podem ser importantes para os impostos, pois a Receita Federal exige a documentação de determinadas despesas. O Internal Revenue Service (IRS) sugere que os seguintes tipos de recibos, se gerados, sejam retidos por pequenas empresas:
Recibos brutos, como fitas de caixa registradora, informações de depósito (vendas a dinheiro e a crédito), livros de recibos, faturas, formulários 1099-MISC
Recibos de compras e matérias-primas (Devem mostrar o valor pago e confirmar que foram compras comerciais necessárias; os documentos podem incluir cheques cancelados ou outros documentos que identifiquem o beneficiário, valor e comprovante de pagamento/transferência eletrônica de fundos.)
Recibos de caixa registradora
Recibos e extratos de cartão de crédito
Faturas
Boletos para pequenos pagamentos em dinheiro
Acredita-se que a prática de reter recibos para fins fiscais tenha origem no antigo Egito. Agricultores e comerciantes buscavam maneiras de documentar as transações para evitar a exploração fiscal. Papiro foi usado em vez de papel. Em tempos mais modernos, os bancos londrinos usavam as impressoras da revolução industrial para imprimir recibos com suas próprias marcas.
Fato Rápido
A impressão térmica é a forma mais comum de impressão física de recibos porque é de baixo custo e fácil de usar. Hoje, no entanto, os recibos em papel estão cada vez mais dando lugar aos recibos eletrônicos na forma de e-mails ou outros registros digitais.
Requisitos do IRS para Recibos Digitais
Os recibos digitais estão se tornando a norma. Desde 1997, a Receita Federal aceita recibos digitalizados e digitais como registros válidos para fins fiscais. O Procedimento de Receita 97-22 afirma que os recibos digitais devem ser precisos, facilmente armazenados, preservados, recuperados e reproduzidos. O proprietário da empresa deve ser capaz de fornecer uma cópia ao IRS.
Os registros digitais não estão sujeitos a desgaste como os recibos físicos, mas podem ser perdidos se um disco rígido falhar. Portanto, é aconselhável armazená-los na nuvem ou em algum lugar onde sempre possam ser acessados.
Os recibos em papel podem ser armazenados digitalmente usando scanners de mesa e aplicativos para celular. Esse tipo de tecnologia pode organizar, criar relatórios de despesas e integrar dados com software de contabilidade.
Para fins de auditoria fiscal, nem toda documentação é válida. A Receita Federal aceita diversas documentações desde que especifique o valor, local, data e tipo de despesa.
Destaques
Os recibos são também necessários para efeitos fiscais como comprovativo de determinadas despesas.
Os recibos são emitidos em transações business-to-business, bem como transações no mercado de ações.
Recibos são um registro oficial que representa a prova de uma transação financeira ou compra.
