Mottagande

Vad är ett kvitto?

Ett kvitto är en skriftlig bekräftelse på att något av värde har överförts från en part till en annan. Utöver de kvitton som konsumenter vanligtvis får från leverantörer och tjänsteleverantörer, utfärdas även kvitton i transaktioner mellan företag och aktiemarknadstransaktioner.

Till exempel får innehavaren av ett terminskontrakt i allmänhet ett leveransinstrument,. som fungerar som ett kvitto genom att det kan bytas ut mot den underliggande tillgången när terminskontraktet löper ut.

Recept förklaras

Förutom att visa ägarskap är kvitton viktiga av andra skäl. Till exempel insisterar många återförsäljare på att en kund måste visa ett kvitto för att byta eller returnera varor medan andra kräver att ett kvitto – vanligtvis utfärdat inom en viss tidsram – tas fram för produktgarantiändamål. Kvitton kan också vara viktiga för skatter eftersom IRS kräver dokumentation av vissa utgifter. Internal Revenue Service (IRS) föreslår att följande typer av kvitton, om de genereras, behålls av små företag:

• Bruttointäkter såsom kassaband, insättningsinformation (kontant- och kreditförsäljning), kvittoböcker, fakturor, blanketter 1099-MISC

• Kvitton från inköp och råvaror (dessa ska visa det betalade beloppet och bekräfta att de var nödvändiga affärsinköp; dokument kan innefatta annullerade checkar eller andra dokument som identifierar betalningsmottagaren, beloppet och bevis på betalning/elektroniska fondöverföringar.)

• Kassabandskvitton

• Kreditkortskvitton och -utdrag

• Fakturor

• Småkassalappar för små kontantbetalningar

Bruket att behålla kvitton för skatteändamål tros komma från det antika Egypten. Bönder och köpmän sökte sätt att dokumentera transaktioner för att undvika skatteexploatering. Papyrus användes istället för papper. I mer modern tid använde bankerna i London den industriella revolutionens tryckpressar för att skriva ut kvitton med sina egna varumärken.

###Snabbt faktum

Termisk tryckning är den vanligaste formen av fysisk kvittoutskrift eftersom det är låg kostnad och lätt att använda. Idag ger dock papperskvitton alltmer plats för elektroniska kvitton i form av mejl eller annan digital journal.

IRS-krav för digitala kvitton

Digitala kvitton börjar bli normen. Sedan 1997 har IRS accepterat skannade och digitala kvitton som giltiga register för skatteändamål. Intäktsförfarande 97-22 säger att digitala kvitton måste vara korrekta, lätta att lagra, bevara, hämta och reproducera. Företagsägaren måste kunna tillhandahålla en kopia till IRS.

Digitala dokument är inte föremål för slitage som fysiska kvitton, men de kan gå förlorade om en hårddisk går sönder. Det är därför klokt att lagra dem i molnet eller någonstans där de alltid kan nås.

Papperskvitton kan lagras digitalt med hjälp av stationära skannrar och mobilappar. Denna typ av teknik kan organisera, skapa utgiftsrapporter och integrera data med bokföringsprogramvara.

För skatterevisionsändamål är inte all dokumentation giltig. IRS accepterar olika dokumentation så länge den specificerar belopp, plats, datum och typ av kostnad.

##Höjdpunkter

– Kvitton är också nödvändiga för skatteändamål som bevis på vissa utgifter.

• Kvitton utfärdas i såväl business-to-business-affärer som aktiemarknadstransaktioner.

– Kvitton är ett officiellt register som representerar bevis på en finansiell transaktion eller köp.