Kvittering
Hva er en kvittering?
En kvittering er en skriftlig bekreftelse på at noe av verdi er overført fra en part til en annen. I tillegg til kvitteringene forbrukere vanligvis mottar fra leverandører og tjenesteleverandører, utstedes det også kvitteringer i business-to-business-transaksjoner samt aksjemarkedstransaksjoner.
For eksempel gis innehaveren av en futureskontrakt generelt et leveringsinstrument,. som fungerer som en kvittering ved at det kan byttes mot den underliggende eiendelen når futureskontrakten utløper.
Kvitteringer forklart
I tillegg til å vise eierskap, er kvitteringer viktig av andre grunner. For eksempel insisterer mange forhandlere på at en kunde må vise en kvittering for å bytte eller returnere varer, mens andre krever at en kvittering – vanligvis utstedt innen en viss tidsramme – produseres for produktgarantiformål. Kvitteringer kan også være viktige for skatt fordi skattemyndighetene krever dokumentasjon på enkelte utgifter. Internal Revenue Service (IRS) foreslår at følgende typer kvitteringer, hvis de genereres, beholdes av små bedrifter:
Brutto kvitteringer som kassabånd, innskuddsinformasjon (kontant- og kredittsalg), kvitteringsbøker, fakturaer, skjemaer 1099-MISC
Kvitteringer fra kjøp og råvarer (disse skal vise beløpet som er betalt og bekrefte at de var nødvendige forretningskjøp; dokumenter kan inkludere kansellerte sjekker eller andre dokumenter som identifiserer betalingsmottaker, beløp og bevis på betaling/elektroniske fondsoverføringer.)
Kassebåndskvitteringer
Kredittkortkvitteringer og kontoutskrifter
Fakturaer
Småpenger for små kontantbetalinger
Praksisen med å beholde kvitteringer for skatteformål antas å stamme fra det gamle Egypt. Bønder og kjøpmenn søkte måter å dokumentere transaksjoner for å unngå skatteutnyttelse. Papyrus ble brukt i stedet for papir. I mer moderne tid brukte banker i London trykkpressene fra den industrielle revolusjonen til å skrive ut kvitteringer med sine egne merkevarer.
Rask fakta
Termisk utskrift er den mest brukte formen for fysisk kvitteringsutskrift fordi det er billig og enkelt å bruke. I dag viker imidlertid papirkvitteringer i økende grad for elektroniske kvitteringer i form av e-post eller annen digital journal.
IRS-krav for digitale kvitteringer
Digitale kvitteringer er i ferd med å bli normen. Siden 1997 har IRS akseptert skannede og digitale kvitteringer som gyldige poster for skatteformål. Inntektsprosedyre 97-22 sier at digitale kvitteringer må være nøyaktige, enkelt lagres, bevares, hentes og reproduseres. Bedriftseieren må kunne levere en kopi til skattemyndighetene.
Digitale poster er ikke utsatt for slitasje som fysiske kvitteringer, men de kan gå tapt hvis en harddisk svikter. Det er derfor lurt å lagre dem på skyen eller et sted hvor de alltid er tilgjengelige.
Papirkvitteringer kan lagres digitalt ved hjelp av skrivebordsskannere og mobilapper. Denne typen teknologi kan organisere, lage utgiftsrapporter og integrere data med bokføringsprogramvare.
For skatterevisjonsformål er ikke all dokumentasjon gyldig. Skattemyndighetene godtar diverse dokumentasjon så lenge den beskriver beløp, sted, dato og type utgift.
Høydepunkter
– Kvitteringer er også nødvendige for skatteformål som bevis på visse utgifter.
Kvitteringer utstedes i business-to-business handel så vel som aksjemarkedstransaksjoner.
Kvitteringer er en offisiell registrering som representerer bevis på en finansiell transaksjon eller et kjøp.
