सकारात्मक पुष्टि

सकारात्मक पुष्टि क्या है?

सकारात्मक पुष्टि एक ऑडिटिंग पूछताछ है जिसके लिए ग्राहक को किसी आइटम की सटीकता की पुष्टि करने के लिए प्रतिक्रिया देने की आवश्यकता होती है। सकारात्मक पुष्टि के लिए मूल जानकारी सही थी या गलत होने पर सही जानकारी प्रदान करके सटीकता के प्रमाण की आवश्यकता होती है।

सकारात्मक पुष्टि को समझना

सकारात्मक पुष्टिकरण उन पुष्टिकरण प्रक्रियाओं का हिस्सा है जिनका उपयोग लेखापरीक्षक सूचना के विशिष्ट अंशों की पुष्टि के लिए करते हैं। पत्र के प्राप्तकर्ता को सटीकता की पुष्टि करने या जानकारी की आपूर्ति करने के लिए जवाब देना है और इसे ऑडिटर को वापस भेजना है। लेखा परीक्षकों से आवश्यक जानकारी के कुछ उदाहरणों में निम्नलिखित की पुष्टि करना शामिल है:

• विभिन्न प्रकार की देनदारियों की मात्रा और विवरण

• शेष राशि सहित बैंक खाते की जानकारी

• इन्वेंटरी मात्रा और प्रकार

• निवेश या प्रतिभूति

• बिक्री सुनिश्चित करने के लिए बिक्री चालान की प्रतियां बनाई गईं

• उत्पादों को भेज दिया गया था यह सुनिश्चित करने के लिए शिपिंग चालान की जानकारी या प्रतियां

पुष्टि विश्लेषण

देय खातों और प्राप्य खातों या कंपनियों को सत्यापित करने के लिए सकारात्मक पुष्टिकरण पत्रों का भी उपयोग करते हैं । देय खाते कंपनियों द्वारा अपने आपूर्तिकर्ताओं को देय अल्पकालिक ऋण हैं। प्राप्य खाते माल की बिक्री के लिए कंपनी के ग्राहकों द्वारा बकाया धन का प्रतिनिधित्व करते हैं। प्राप्य और देय राशि में आमतौर पर 30, 60, या 90 दिनों की भुगतान शर्तें होती हैं—जिसका अर्थ है कि भुगतान उस समय सीमा के भीतर किया जाना चाहिए।

एक ऑडिटर यह निर्धारित करके जांचे जा रहे खातों की प्राप्य रिकॉर्ड की सटीकता को सत्यापित कर सकता है कि क्या रिकॉर्ड कंपनी और उसके ग्राहकों के बीच हुए लेनदेन को सही ढंग से दर्शाते हैं। ग्राहकों से सीधे संपर्क करने से लेखा परीक्षकों को यह सत्यापित करने में मदद मिलती है कि सूचीबद्ध खाते वास्तव में मौजूद हैं, बकाया के रूप में दिखाया गया शेष सही है, और प्राप्त के रूप में चिह्नित भुगतान सही हैं।

प्राप्य खाते अल्पकालिक संपत्ति हैं और कंपनियों द्वारा बैंकों से ऋण या वित्तपोषण प्राप्त करने के लिए संपार्श्विक के रूप में उपयोग किया जा सकता है। नतीजतन, यह महत्वपूर्ण है कि बिक्री की पुष्टि करने के साथ-साथ बिक्री से धन समय पर एकत्र किया जा रहा है, यह पुष्टि करने के लिए प्राप्तियों का लेखा-जोखा किया जाता है।

यदि कोई कंपनी अपने खातों के देय रिकॉर्ड का ऑडिट करना चाहती है, तो उसे ऋण दायित्वों या लेनदार भुगतानों से जुड़े किसी भी आउटगोइंग फंड की समीक्षा करनी चाहिए। इस प्रक्रिया के लिए बिलिंग की समीक्षा और उन राशियों के मिलान की आवश्यकता हो सकती है, जिन्हें किए जाने के रूप में रिकॉर्ड किया गया था। इसके अतिरिक्त, व्यवसाय सटीकता की पुष्टि करने के लिए भुगतान खातों से वास्तविक निकासी के लिए उपरोक्त राशियों का मिलान करना चुन सकता है।

इस प्रक्रिया के डिजिटलीकरण को हल करने के लिए कई फिनटेक स्टार्टअप सामने आए हैं। टौलिया, टिपल्टी, C2F0, और लिक्विडएक्स सभी नाम हैं जो खाता देय और खाता प्राप्य डिजिटलीकरण समाधान संचालित करते हैं। ये सेवाएं सरलीकरण के साथ-साथ ऑडिटिंग और सकारात्मक पुष्टि मामलों के लिए चुनौतियों के द्वार खोलती हैं।

सकारात्मक बनाम। नकारात्मक पुष्टि

जबकि सकारात्मक पुष्टि के लिए मूल रिकॉर्ड की सटीकता के बावजूद सहायक जानकारी की आवश्यकता होती है, नकारात्मक पुष्टि के लिए केवल एक विसंगति होने पर प्रतिक्रिया की आवश्यकता होती है। एक नकारात्मक पुष्टिकरण अनुरोध के दौरान, एक व्यवसाय को यह पुष्टि करने के लिए कहा जा सकता है कि एक खाता शेष राशि एक विशिष्ट राशि पर सूचीबद्ध है, जैसे कि $ 100,000। यदि चालू खाते की शेष राशि $100,000 है, तो किसी अतिरिक्त कार्रवाई की आवश्यकता नहीं है।

यदि शेष राशि भिन्न है, तो अंतर को स्पष्ट करने के लिए अतिरिक्त जानकारी प्रदान की जानी चाहिए। नकारात्मक पुष्टिकरण पत्रों का उपयोग यह पता लगाने के लिए भी किया जाता है कि क्या प्राप्तकर्ता पत्र में उल्लिखित किसी घटना से बाहर निकलना चाहता है।

नकारात्मक पुष्टि का अधिक सामान्यतः उपयोग किया जाता है यदि व्यक्ति या व्यवसाय के रिकॉर्ड को आमतौर पर अत्यधिक सटीक माना जाता है। आमतौर पर, नकारात्मक पुष्टि प्राप्त करने वाली कंपनी को कठोर आंतरिक आवश्यकताओं और व्यावसायिक प्रथाओं के बारे में माना जाता है। नतीजतन, नकारात्मक पुष्टि लेखा परीक्षकों के लिए बहुत कम खर्चीली और समय लेने वाली है क्योंकि उन्हें आमतौर पर केवल एक पत्र भेजने की आवश्यकता होती है।

इसके विपरीत, सकारात्मक पुष्टि अनुरोध अधिक शामिल हैं क्योंकि वित्तीय रिकॉर्ड प्रस्तुत किए जाने चाहिए, भले ही पत्र में मूल जानकारी सही थी। साथ ही, यदि कंपनी की पुस्तकों में त्रुटि होने का संदेह है, तो सकारात्मक पुष्टिकरण अनुरोधों का उपयोग किए जाने की अधिक संभावना है। हालांकि, एक सकारात्मक पुष्टिकरण पत्र जटिल लेनदेन में अधिक आम है क्योंकि यह अधिक सटीक है और यह सुनिश्चित करता है कि सभी एक ही पृष्ठ पर हैं—या एक ही वित्तीय जानकारी है। उधार में, उदाहरण के लिए, लेखा परीक्षक ऋण की सही राशि का पता लगाने के लिए बैंकों और कंपनियों को सकारात्मक पुष्टि का उपयोग करते हैं।

नतीजतन, एक सकारात्मक पुष्टि एक नकारात्मक पुष्टि की तुलना में वित्तीय जानकारी का बेहतर प्रतिनिधित्व करती है क्योंकि यह एक स्पष्ट अनुरोध है जिसे प्राप्तकर्ता द्वारा वापस कर दिया गया है। यदि कोई विवाद उत्पन्न होता है, तो एक सकारात्मक पुष्टि भौतिक साक्ष्य है कि जानकारी की पुष्टि की गई थी।

सकारात्मक पुष्टि का उदाहरण

आंतरिक राजस्व सेवा (आईआरएस) द्वारा ऑडिट के लिए किसी व्यक्ति या व्यावसायिक इकाई का चयन किया जाता है , तो करदाता को चयनित कर रिटर्न में सूचीबद्ध जानकारी की पुष्टि करने के लिए रिकॉर्ड प्रस्तुत करना होगा। ऑडिट में आय के सभी स्रोतों के लिए सकारात्मक पुष्टि अनुरोध, लागू कटौतियों का सत्यापन और दावा किए गए लाभ या हानि का प्रमाण शामिल हो सकता है।

भले ही ऑडिट के लिए आवश्यक जानकारी रिपोर्ट की गई जानकारी से मेल खाती हो, ऑडिट आवश्यकताओं को पूरा करने के लिए सभी साक्ष्य प्रस्तुत किए जाने चाहिए।

##हाइलाइट

• सकारात्मक पुष्टि के लिए मूल जानकारी सही होने की पुष्टि करके या गलत होने पर सही जानकारी प्रदान करके सटीकता के प्रमाण की आवश्यकता होती है।

• सकारात्मक पुष्टि एक ऑडिटिंग पूछताछ है जिसके लिए ग्राहक को किसी आइटम की सटीकता की पुष्टि करने के लिए प्रतिक्रिया देने की आवश्यकता होती है।

• देनदारियों, निवेशों, बैंक खातों, प्राप्य खातों और देय राशियों की मात्रा को सत्यापित करने के लिए सकारात्मक पुष्टि का उपयोग किया जाता है।