pozytywne potwierdzenie

Co to jest pozytywne potwierdzenie?

Potwierdzenie pozytywne to zapytanie audytowe, które wymaga od klienta odpowiedzi potwierdzającej poprawność pozycji. Pozytywne potwierdzenie wymaga dowodu dokładności poprzez potwierdzenie, że oryginalna informacja była poprawna lub poprzez podanie poprawnych informacji, jeśli są nieprawidłowe.

Zrozumienie pozytywnego potwierdzenia

Potwierdzenie pozytywne jest częścią procedur potwierdzających, które audytorzy stosują do potwierdzania określonych informacji. Odbiorca listu ma obowiązek odpowiedzieć w celu potwierdzenia poprawności lub dostarczenia informacji i odesłać je do audytora. Niektóre przykłady informacji wymaganych od biegłych rewidentów obejmują potwierdzenie, co następuje:

• Kwoty i opisy różnych rodzajów zobowiązań

• Informacje o koncie bankowym, w tym salda

• Kwoty i rodzaje zapasów

• Inwestycje lub papiery wartościowe

• Kopie faktur sprzedaży w celu zapewnienia sprzedaży

• Informacje lub kopie faktur wysyłkowych w celu zapewnienia wysyłki produktów

Analiza potwierdzenia

Audytorzy używają również pozytywnych listów potwierdzających do weryfikacji rozrachunków z dostawcami i należnościami lub firm. Zobowiązania z tytułu zobowiązań to krótkoterminowe zobowiązania firm wobec dostawców. Należności stanowią pieniądze należne od klientów firmy z tytułu sprzedaży towarów. Należności i zobowiązania mają zazwyczaj terminy płatności 30, 60 lub 90 dni, co oznacza, że płatność musi być dokonana w tym przedziale czasowym.

Audytor może zweryfikować dokładność sprawdzanych zapisów dotyczących należności, określając, czy zapisy dokładnie odzwierciedlają transakcje, które miały miejsce między firmą a jej klientami. Bezpośredni kontakt z klientami pomaga audytorom zweryfikować, czy wymienione konta rzeczywiście istnieją, czy salda wykazane jako należne są prawidłowe oraz czy płatności oznaczone jako otrzymane są prawdziwe.

Należności z tytułu rachunków są aktywami krótkoterminowymi i mogą być wykorzystywane przez firmy jako zabezpieczenie w celu uzyskania kredytów lub finansowania z banków. W związku z tym ważne jest, aby należności zostały zbadane w celu potwierdzenia, że sprzedaż została dokonana, a także, że środki ze sprzedaży są odbierane na czas.

Jeśli firma chce skontrolować swoje zapisy dotyczące zobowiązań, musi przejrzeć wszelkie wychodzące środki związane ze zobowiązaniami dłużnymi lub płatnościami wierzycieli. Proces może wymagać przeglądu rachunków i uzgodnienia tych kwot z płatnościami, które zostały zarejestrowane jako dokonane. Ponadto firma może zdecydować się na dopasowanie wyżej wymienionych kwot do rzeczywistych wypłat z rachunków płatniczych, aby potwierdzić dokładność.

Wiele startupów fintech pojawiło się, aby rozwiązać cyfryzację tego procesu. Taulia, Tipalti, C2F0 i Liquidx to nazwy obsługujące rozwiązania do digitalizacji zobowiązań i należności. Usługi te otwierają drzwi do uproszczeń, a także wyzwań dla spraw audytu i pozytywnych potwierdzeń.

##pozytywny vs. negatywne potwierdzenie

Podczas gdy potwierdzenie pozytywne wymaga informacji pomocniczych pomimo dokładności oryginalnych zapisów, potwierdzenie negatywne wymaga odpowiedzi tylko w przypadku rozbieżności. Podczas żądania negatywnego potwierdzenia firma może zostać poproszona o potwierdzenie, że saldo konta ma określoną kwotę, na przykład 100 000 USD. Jeśli saldo rachunku bieżącego wynosi 100 000 USD, nie są wymagane żadne dodatkowe działania.

Jeżeli saldo jest inne, należy podać dodatkowe informacje w celu wyjaśnienia różnicy. Negatywne listy potwierdzające są również wykorzystywane do ustalenia, czy odbiorca chce zrezygnować z wydarzenia opisanego w liście.

Potwierdzenie negatywne jest częściej stosowane, jeśli dane osoby lub firmy są ogólnie uważane za bardzo dokładne. Zazwyczaj uważa się, że firma otrzymująca potwierdzenie negatywne ma rygorystyczne wymagania wewnętrzne i praktyki biznesowe. W rezultacie potwierdzenie negatywne jest znacznie mniej kosztowne i czasochłonne dla audytorów, ponieważ zazwyczaj wystarczy wysłać jeden list.

Odwrotnie, prośby o pozytywne potwierdzenie są bardziej zaangażowane, ponieważ dokumenty finansowe muszą być dostarczone, nawet jeśli oryginalne informacje zawarte w piśmie były prawidłowe. Również pozytywne prośby o potwierdzenie są bardziej prawdopodobne, jeśli istnieje podejrzenie, że księgi firmy zawierają błędy. Jednak pozytywne pismo potwierdzające jest bardziej powszechne w złożonych transakcjach, ponieważ jest dokładniejsze i zapewnia, że wszyscy są na tej samej stronie lub mają te same informacje finansowe. Na przykład przy udzielaniu kredytów audytorzy wykorzystują pozytywne potwierdzenia dla banków i firm, aby ustalić dokładną kwotę zadłużenia.

W rezultacie potwierdzenie pozytywne jest lepszym przedstawieniem informacji finansowych niż potwierdzenie negatywne, ponieważ jest to wyraźna prośba zwrócona przez odbiorcę. W przypadku powstania jakiegokolwiek sporu, potwierdzeniem pozytywnym jest fizyczny dowód, że informacja została potwierdzona.

Przykład pozytywnego potwierdzenia

Jeśli osoba fizyczna lub firma zostanie wybrana do audytu przez Urząd Skarbowy (IRS),. podatnik musi przedstawić dokumentację potwierdzającą informacje wymienione w wybranych zeznaniach podatkowych. Audyt może obejmować pozytywną prośbę o potwierdzenie wszystkich źródeł dochodu, weryfikację stosownych potrąceń oraz dowód deklarowanych zysków lub strat.

Nawet jeśli informacje wymagane do audytu odpowiadają tym, które zostały zgłoszone, należy przedłożyć wszystkie dowody, aby spełnić wymagania audytu.

##Przegląd najważniejszych wydarzeń

• Pozytywne potwierdzenie wymaga dowodu dokładności poprzez potwierdzenie, że oryginalna informacja była poprawna lub poprzez podanie poprawnych informacji, jeśli są nieprawidłowe.

• Potwierdzenie pozytywne to zapytanie audytowe, które wymaga od klienta odpowiedzi potwierdzającej poprawność pozycji.

• Potwierdzenia pozytywne służą do weryfikacji kwot zobowiązań, inwestycji, rachunków bankowych, należności i zobowiązań.