नकारात्मक पुष्टि
एक नकारात्मक पुष्टिकरण क्या है?
नकारात्मक पुष्टि एक पत्र या दस्तावेज है जो अनुरोध करता है कि प्राप्तकर्ता को केवल प्रेषक को जवाब देना चाहिए यदि संदेश की सामग्री के साथ कोई समस्या थी या प्राप्तकर्ता उस घटना से बाहर निकलना चाहता था जिसे पत्र ने संबोधित किया था।
नकारात्मक पुष्टिकरण पत्रों का उपयोग कई प्रकार की व्यावसायिक स्थितियों में किया जा सकता है और अक्सर वित्तीय सेवा उद्योग में उपयोग किया जाता है। संचार का उद्देश्य आने वाली प्रतिक्रियाओं की संख्या को कम करना है जो एक संगठन अपने ग्राहक आधार को भेजे गए पत्र के जवाब में प्राप्त करता है। एक नकारात्मक पुष्टि या नकारात्मक सहमति संचार स्थिति में, संदेश भेजने वाली कंपनी या संस्था को केवल "नहीं" वोटों से प्रतिक्रियाएं प्राप्त होती हैं, हर किसी की प्रतिक्रिया के विपरीत, उनकी राय की परवाह किए बिना।
एक नकारात्मक पुष्टि की तुलना सकारात्मक पुष्टि से की जा सकती है ।
नकारात्मक पुष्टि को समझना
नकारात्मक पुष्टिकरण अक्सर लेखा परीक्षकों द्वारा उपयोग किए जाते हैं और इसमें कंपनी के ग्राहकों के एक नमूने को भेजे गए एक दस्तावेज शामिल होते हैं, जिसमें उन्हें केवल तभी जवाब देने के लिए कहा जाता है जब वे अपनी पुस्तकों और कंपनी के वित्तीय विवरणों पर दर्ज किए गए खाते के बीच विसंगति पाते हैं । नकारात्मक पुष्टि का उपयोग आमतौर पर तब किया जाता है जब किसी कंपनी के लेखा नियंत्रण में ऐतिहासिक रूप से बहुत कम त्रुटियां होती हैं और इस प्रकार उन्हें मजबूत माना जाता है। कंपनी को संख्याओं की दोबारा जांच करने और विसंगति होने पर ही पुष्टि करने के लिए कहा जाता है।
एक सकारात्मक पुष्टिकरण के विपरीत एक नकारात्मक पुष्टि भेजना, जिसके लिए प्रतिक्रिया की आवश्यकता होती है, वह समय बचा सकता है जो उत्तरों को ट्रैक करने और अनुत्तरदायी प्राप्तकर्ताओं के साथ पालन करने में व्यतीत होगा। नकारात्मक पुष्टि केवल एक एकाउंटेंट के लिए यह सुनिश्चित करने का एक तरीका है कि दोनों कंपनियां समान संख्या की रिपोर्ट कर रही हैं।
नकारात्मक पुष्टि के उदाहरण
नकारात्मक पुष्टिकरणों में कई अनुप्रयोग होते हैं जिनमें लेखाकार और वित्तीय सेवा कंपनियां दोनों शामिल होते हैं।
कर्मचारी सेवानिवृत्ति योजनाएं
नकारात्मक पुष्टिकरण पत्र अक्सर 401 (के) योजनाओं के साथ भेजे जाते हैं जिनमें ऑटो-एस्केलेशन सुविधा होती है। ऑटो-एस्केलेशन के साथ, प्रत्येक वेतन अवधि में योगदान करने वाले कर्मचारी की तनख्वाह का प्रतिशत हर साल अपने आप बढ़ जाता है।
इस स्वचालित रूप से बचत दर में वृद्धि का उद्देश्य लोगों को सेवानिवृत्ति के लिए अधिक धन बचाने में मदद करना है । वृद्धि होने से एक या एक महीने पहले, रिकॉर्डकीपर एक नकारात्मक पुष्टि या नकारात्मक सहमति पत्र भेजता है। प्रतिभागी को सूचित करें कि योगदान में वृद्धि तब तक होगी जब तक कि प्रतिभागी 401 (के) रिकॉर्डकीपर से संपर्क नहीं करता और अपनी वर्तमान योगदान दर को बनाए रखने के लिए वृद्धि से बाहर नहीं निकलता।
राजस्व के लिए लेखांकन
एक कार निर्माता पर बिक्री के लिए एक नकारात्मक अनुरोध का भी उपयोग किया जा सकता है। पुस्तकों के अनुसार, निर्माता ने कुल 6 मिलियन डॉलर के राजस्व में 200 कारें डीलरशिप को बेचीं । नकारात्मक पुष्टिकरण पत्र में कहा गया है कि यदि $6 मिलियन का आंकड़ा सटीक था, तो उत्तर देने की कोई आवश्यकता नहीं है। हालांकि, अगर राजस्व राशि केवल $ 5 मिलियन थी, तो निर्माता को डीलरशिप की किताबों में विसंगति के लेखाकार को सूचित करना होगा।
नकारात्मक पुष्टिकरण यह कहने का एक पेशेवर तरीका है "जब तक कोई समस्या न हो, तब तक मुझे जवाब न दें।"
##हाइलाइट
नकारात्मक, सकारात्मक के विपरीत, पुष्टि आने वाले पत्राचारों की संख्या को कम करने, दक्षता बढ़ाने और कचरे को कम करने में मदद करती है।
नकारात्मक पुष्टि एक अनुरोध है जिसे केवल तभी जवाब देना चाहिए जब कोई बकाया मुद्दे या चिंताएं हों जिन्हें संबोधित करने की आवश्यकता हो।
नकारात्मक पुष्टिकरण पत्रों का उपयोग अक्सर वित्तीय सेवा उद्योग में किया जाता है, जिसमें ग्राहक की वित्तीय जानकारी को सत्यापित करने के इच्छुक लेखाकार भी शामिल हैं।
यदि कोई समस्या नहीं है, कोई प्रतिक्रिया नहीं भेजी जाती है, और उस प्रतिक्रिया की अनुपस्थिति नकारात्मक पुष्टि के रूप में कार्य करती है।
