Positiv bekræftelse
Hvad er positiv bekræftelse?
Positiv bekræftelse er en revisionsforespørgsel, der kræver, at kunden svarer, hvilket bekræfter nøjagtigheden af en vare. Positiv bekræftelse kræver bevis for nøjagtighed ved at bekræfte, at den oprindelige information var korrekt, eller ved at give den korrekte information, hvis den er forkert.
Forståelse af positiv bekræftelse
Positiv bekræftelse er en del af de bekræftelsesprocedurer, som revisorer bruger til at bekræfte specifikke oplysninger. Modtageren af brevet skal svare for at bekræfte nøjagtigheden eller give oplysninger og sende dem tilbage til revisoren. Nogle eksempler på de oplysninger, der kræves fra revisorer, omfatter bekræftelse af følgende:
Beløbene og beskrivelserne af forskellige typer forpligtelser
Bankkontooplysninger inklusive saldi
Lagerbeløb og typer
Investeringer eller værdipapirer
Kopi af salgsfakturaer for at sikre, at salget blev gennemført
Oplysninger eller kopier af forsendelsesfakturaer for at sikre, at produkter blev afsendt
Bekræftelsesanalyse
Revisorer bruger også positive bekræftelsesbreve til at verificere kreditorer og tilgodehavender eller virksomheder. Leverandørgæld er kortfristet gæld, som virksomheder skylder deres leverandører. Tilgodehavender repræsenterer penge, som en virksomheds kunder skylder for salg af varer. Tilgodehavender og gæld har typisk betalingsbetingelser på 30, 60 eller 90 dage - hvilket betyder, at en betaling skal foretages inden for denne tidsramme.
En revisor kan verificere nøjagtigheden af de debitorposter, der undersøges, ved at afgøre, om optegnelserne nøjagtigt afspejler de transaktioner, der har fundet sted mellem virksomheden og dens kunder. At kontakte kunder direkte hjælper revisorer med at verificere, at anførte konti faktisk eksisterer, at saldi, der er vist som skyldig, er korrekte, og at betalinger markeret som modtaget er sande.
Tilgodehavender er kortfristede aktiver og kan bruges af virksomheder som sikkerhed for at opnå lån eller finansiering fra banker. Som følge heraf er det vigtigt, at tilgodehavenderne revideres for at bekræfte, at salget blev foretaget, samt bekræfte, at midlerne fra salget bliver indsamlet til tiden.
Hvis en virksomhed ønsker at revidere sine kreditorfortegnelser, skal den gennemgå alle udgående midler i forbindelse med gældsforpligtelser eller kreditorbetalinger. Processen kan kræve en gennemgang af faktureringer og en afstemning af disse beløb med betalinger, der blev registreret som foretaget. Derudover kan virksomheden vælge at matche de førnævnte beløb med faktiske hævninger fra betalingskonti for at bekræfte nøjagtigheden.
Mange fintech-startups er dukket op for at løse digitaliseringen af denne proces. Taulia, Tipalti, C2F0 og Liquidx er alle navne, der driver digitaliseringsløsningerne for kreditorer og debitorer. Disse tjenester åbner døre til forenkling såvel som udfordringer for revision og positive bekræftelsessager.
Positiv vs. negativ bekræftelse
Mens positiv bekræftelse kræver understøttende information på trods af nøjagtigheden af de originale poster, kræver negativ bekræftelse kun et svar, hvis der er en uoverensstemmelse. Under en negativ bekræftelsesanmodning kan en virksomhed blive bedt om at bekræfte, at en kontosaldo er angivet til et bestemt beløb, såsom $100.000. Hvis den aktuelle kontosaldo er $100.000, kræves ingen yderligere handling.
Hvis saldoen afviger, skal der gives yderligere oplysninger for at forklare forskellen. Negative bekræftelsesbreve bruges også til at konstatere, om modtageren ønsker at fravælge en begivenhed, der er beskrevet i brevet.
Negativ bekræftelse er mere almindeligt anvendt, hvis den enkeltes eller virksomhedens optegnelser generelt anses for at være meget nøjagtige. Typisk antages den virksomhed, der modtager en negativ bekræftelse, at have strenge interne krav og forretningspraksis. Som følge heraf er negativ bekræftelse meget mindre omkostningsfuld og tidskrævende for revisorer, da de normalt kun behøver at sende et brev ud.
Omvendt er positive bekræftelsesanmodninger mere involverede, da finansielle poster skal fremlægges, selvom de originale oplysninger i brevet var korrekte. Der er også større sandsynlighed for, at positive bekræftelsesanmodninger bliver brugt, hvis virksomhedens bøger mistænkes for at have fejl. Et positivt bekræftelsesbrev er dog mere almindeligt i komplekse transaktioner, da det er mere nøjagtigt og sikrer, at alle er på samme side – eller har de samme økonomiske oplysninger. I forbindelse med udlån bruger revisorer for eksempel positive bekræftelser til banker og virksomheder til at fastslå det nøjagtige beløb på en gæld.
Som et resultat har en positiv bekræftelse en tendens til at være en bedre repræsentation af de finansielle oplysninger end en negativ bekræftelse, da det er en eksplicit anmodning, som er blevet returneret af modtageren. Hvis der opstår en tvist, er en positiv bekræftelse et fysisk bevis på, at oplysningerne er blevet bekræftet.
Eksempel på positiv bekræftelse
Hvis en person eller en forretningsenhed er udvalgt til en revision af Internal Revenue Service (IRS),. skal skatteyderen fremlægge optegnelser for at bekræfte de oplysninger, der er anført på de valgte selvangivelser. Revisionen kan omfatte en positiv bekræftelsesanmodning for alle indkomstkilder, verifikation af gældende fradrag, og bevis for påståede gevinster eller tab.
Selvom de oplysninger, der kræves til revisionen, stemmer overens med det, der blev rapporteret, skal alt bevis forelægges for at opfylde revisionskravene.
Højdepunkter
Positiv bekræftelse kræver bevis for nøjagtighed ved at bekræfte, at den oprindelige information var korrekt eller ved at give den korrekte information, hvis den er forkert.
Positiv bekræftelse er en revisionsforespørgsel, der kræver, at kunden svarer, hvilket bekræfter nøjagtigheden af en vare.
Positive bekræftelser bruges til at verificere størrelsen af forpligtelser, investeringer, bankkonti, tilgodehavender og gæld.
