Confirmation positive

Qu'est-ce qu'une confirmation positive ?

La confirmation positive est une demande d'audit qui demande au client de répondre, confirmant l'exactitude d'un élément. Une confirmation positive nécessite une preuve d'exactitude en affirmant que les informations d'origine étaient correctes ou en fournissant les informations correctes si elles sont incorrectes.

Comprendre la confirmation positive

La confirmation positive fait partie des procédures de confirmation que les auditeurs utilisent pour confirmer des informations spécifiques. Le destinataire de la lettre doit répondre pour confirmer l'exactitude ou fournir des informations et la renvoyer à l'auditeur. Quelques exemples d'informations requises des auditeurs incluent la confirmation de ce qui suit :

• Les montants et les descriptions des différents types de passifs

• Informations sur le compte bancaire, y compris les soldes

• Quantités et types d'inventaire

• Investissements ou titres

• Copies des factures de vente pour s'assurer que les ventes ont été faites

• Informations ou copies des factures d'expédition pour s'assurer que les produits ont été expédiés

Analyse de confirmation

Les auditeurs utilisent également des lettres de confirmation positive pour vérifier les comptes fournisseurs et les comptes clients ou les entreprises. Les dettes fournisseurs sont des dettes à court terme des entreprises envers leurs fournisseurs. Les comptes clients représentent l'argent dû par les clients d'une entreprise pour la vente de biens. Les créances et les dettes ont généralement des conditions de paiement de 30, 60 ou 90 jours, ce qui signifie qu'un paiement doit être effectué dans ce délai.

Un auditeur peut vérifier l'exactitude des registres des comptes clients examinés en déterminant si les registres reflètent fidèlement les transactions qui ont eu lieu entre l'entreprise et ses clients. Contacter directement les clients aide les auditeurs à vérifier que les comptes répertoriés existent réellement, que les soldes indiqués comme dus sont corrects et que les paiements marqués comme reçus sont véridiques.

Les comptes clients sont des actifs à court terme et peuvent être utilisés par les entreprises comme garantie pour obtenir des prêts ou des financements auprès des banques. Par conséquent, il est important que les créances soient auditées pour confirmer que les ventes ont été réalisées et pour confirmer que les fonds provenant des ventes sont collectés à temps.

Si une entreprise souhaite vérifier ses comptes fournisseurs, elle doit examiner tous les fonds sortants associés aux dettes ou aux paiements des créanciers. Le processus peut nécessiter un examen des facturations et un rapprochement de ces montants avec les paiements qui ont été enregistrés comme étant effectués. De plus, l'entreprise peut choisir de faire correspondre les montants susmentionnés aux retraits réels des comptes de paiement pour confirmer l'exactitude.

De nombreuses startups fintech ont émergé pour résoudre la numérisation de ce processus. Taulia, Tipalti, C2F0 et Liquidx sont tous des noms exploitant les solutions de dématérialisation des comptes fournisseurs et des comptes clients. Ces services ouvrent des portes de simplification ainsi que des défis pour les questions d'audit et de confirmation positive.

Confirmation positive ou négative

Alors qu'une confirmation positive nécessite des informations à l'appui malgré l'exactitude des enregistrements originaux, une confirmation négative nécessite une réponse uniquement en cas de divergence. Lors d'une demande de confirmation négative, une entreprise peut être invitée à confirmer qu'un solde de compte est répertorié à un montant spécifique, tel que 100 000 $. Si le solde actuel du compte est de 100 000 $, aucune action supplémentaire n'est requise.

Si le solde diffère, des informations supplémentaires doivent être fournies pour expliquer la différence. Les lettres de confirmation négative sont également utilisées pour déterminer si le destinataire souhaite se retirer d'un événement décrit dans la lettre.

La confirmation négative est plus couramment utilisée si les dossiers de la personne ou de l'entreprise sont généralement considérés comme très précis. En règle générale, l'entreprise qui reçoit une confirmation négative est censée avoir des exigences internes et des pratiques commerciales strictes. Par conséquent, la confirmation négative est beaucoup moins coûteuse et prend moins de temps pour les auditeurs, car ils n'ont généralement besoin d'envoyer qu'une seule lettre.

À l'inverse, les demandes de confirmation positive sont plus complexes car les documents financiers doivent être fournis, même si les informations d'origine de la lettre étaient correctes. En outre, les demandes de confirmation positive sont plus susceptibles d'être utilisées si les livres de l'entreprise sont suspectés de contenir des erreurs. Cependant, une lettre de confirmation positive est plus courante dans les transactions complexes, car elle est plus précise et garantit que tout le monde est sur la même page ou dispose des mêmes informations financières. Dans le domaine des prêts, par exemple, les auditeurs utilisent des confirmations positives auprès des banques et des entreprises pour déterminer le montant exact d'une dette.

Par conséquent, une confirmation positive tend à être une meilleure représentation des informations financières qu'une confirmation négative puisqu'il s'agit d'une demande explicite qui a été renvoyée par le destinataire. En cas de litige, une confirmation positive est une preuve matérielle que l'information a été confirmée.

Exemple de confirmation positive

Si une personne ou une entité commerciale est sélectionnée pour une vérification par l' Internal Revenue Service (IRS),. le contribuable doit produire des documents pour confirmer les informations figurant sur les déclarations de revenus sélectionnées. L'audit peut inclure une demande de confirmation positive pour toutes les sources de revenus, une vérification des déductions applicables prises et une preuve des gains ou des pertes réclamés.

Même si les informations requises pour l'audit correspondent à ce qui a été rapporté, toutes les preuves doivent être soumises pour satisfaire aux exigences de l'audit.

Points forts

• Une confirmation positive nécessite une preuve d'exactitude en affirmant que les informations d'origine étaient correctes ou en fournissant les informations correctes si elles sont incorrectes.

• La confirmation positive est une demande d'audit qui demande au client de répondre, confirmant l'exactitude d'un élément.

• Les confirmations positives sont utilisées pour vérifier les montants des passifs, des investissements, des comptes bancaires, des comptes débiteurs et des créditeurs.