positiivinen vahvistus
Mikä on positiivinen vahvistus?
Positiivinen vahvistus on auditointikysely, joka edellyttää asiakkaan vastausta, joka vahvistaa tuotteen oikeellisuuden. Positiivinen vahvistus edellyttää paikkansapitävyyden osoittamista vahvistamalla, että alkuperäiset tiedot olivat oikein, tai antamalla oikeat tiedot, jos ne ovat virheellisiä.
Positiivisen vahvistuksen ymmärtäminen
Positiivinen vahvistus on osa vahvistusmenettelyjä, joita tilintarkastajat käyttävät tiettyjen tietojen vahvistamiseen. Kirjeen vastaanottajan on vastattava vahvistaakseen tietojen oikeellisuuden tai toimitettava tiedot ja lähetettävä se takaisin tilintarkastajalle. Joitakin esimerkkejä tilintarkastajilta vaadittavista tiedoista ovat muun muassa seuraavan vahvistaminen:
Erilaisten velkojen määrät ja kuvaukset
Pankkitilitiedot, mukaan lukien saldot
Varaston määrät ja tyypit
Sijoitukset tai arvopaperit
Kopiot myyntilaskuista myynnin toteutumisen varmistamiseksi
Lähetyslaskujen tiedot tai kopiot tuotteiden toimituksen varmistamiseksi
Vahvistusanalyysi
Tilintarkastajat käyttävät myös positiivisia vahvistuskirjeitä ostovelkojen ja myyntisaamisten tai yritysten tarkistamiseen. Ostovelat ovat yritysten lyhytaikaisia velkoja tavarantoimittajilleen. Myyntisaamiset ovat rahaa, joka on yrityksen asiakkaiden velkaa tavaroiden myynnistä. Saamisten ja velkojen maksuehdot ovat yleensä 30, 60 tai 90 päivää, mikä tarkoittaa, että maksu on suoritettava tämän ajan sisällä.
Tilintarkastaja voi varmistaa tarkastettavien myyntisaamisten oikeellisuuden selvittämällä, kuvastavatko tietueet oikein yrityksen ja sen asiakkaiden välisiä liiketoimia. Asiakkaisiin ottaminen suoraan auttaa tilintarkastajia varmistamaan, että luetellut tilit ovat todella olemassa, että velalliset saldot ovat oikein ja että vastaanotetuiksi merkityt maksut ovat totta.
Myyntisaamiset ovat lyhytaikaisia varoja, ja yritykset voivat käyttää niitä vakuudeksi saadakseen lainaa tai rahoitusta pankeista. Tästä johtuen on tärkeää, että saatavat auditoidaan, jotta varmistetaan, että myynti on tehty, sekä että varoja myynnistä saadaan ajoissa.
Jos yritys haluaa tarkastaa velkasitoumuksiaan, sen on tarkastettava velkasitoumuksiin tai velkojien maksuihin liittyvät lähtevät varat. Prosessi saattaa edellyttää laskujen tarkistamista ja näiden summien täsmäyttämistä suoritetuiksi kirjattujen maksujen kanssa. Lisäksi yritys voi valita täsmäämään edellä mainitut summat todellisiin nostoihin maksutileiltä tarkkuuden varmistamiseksi.
Monet fintech-startupit ovat ilmaantuneet ratkaisemaan tämän prosessin digitalisoinnin. Taulia, Tipalti, C2F0 ja Liquidx ovat ostovelkojen ja myyntisaamisten digitalisointiratkaisuja operoivia nimiä. Nämä palvelut avaavat ovia yksinkertaistamiseen sekä haasteita auditointiin ja positiivisiin vahvistusasioihin.
##positiivinen vs. negatiivinen vahvistus
Vaikka positiivinen vahvistus vaatii tukitietoja alkuperäisten tietueiden tarkkuudesta huolimatta, negatiivinen vahvistus vaatii vastauksen vain, jos siinä on ristiriita. Negatiivisen vahvistuspyynnön aikana yritystä voidaan pyytää vahvistamaan, että tilin saldo on ilmoitettu tietyllä summalla, kuten 100 000 dollaria. Jos nykyisen tilin saldo on 100 000 dollaria, lisätoimia ei tarvita.
Jos saldo poikkeaa, eron selittämiseksi on annettava lisätietoja. Negatiivisia vahvistuskirjeitä käytetään myös varmistamaan, haluaako vastaanottaja kieltäytyä kirjeessä kuvatusta tapahtumasta.
Negatiivista vahvistusta käytetään yleisemmin, jos henkilön tai yrityksen tietueita pidetään yleensä erittäin tarkkoina. Tyypillisesti negatiivisen vahvistuksen saavalla yrityksellä uskotaan olevan tiukat sisäiset vaatimukset ja liiketoimintakäytännöt. Tämän seurauksena negatiivinen vahvistus on paljon halvempaa ja aikaa vievää tilintarkastajille, koska heidän tarvitsee yleensä lähettää vain yksi kirje.
Toisaalta myönteiset vahvistuspyynnöt ovat enemmän mukana, koska taloustiedot on toimitettava, vaikka kirjeen alkuperäiset tiedot olisivat oikein. Myös positiivisia vahvistuspyyntöjä käytetään todennäköisemmin, jos yrityksen kirjanpidossa epäillään olevan virheitä. Positiivinen vahvistuskirje on kuitenkin yleisempi monimutkaisissa tapahtumissa, koska se on tarkempi ja varmistaa, että kaikki ovat samalla sivulla tai heillä on samat taloudelliset tiedot. Esimerkiksi luotonannossa tilintarkastajat käyttävät positiivisia vahvistuksia pankeille ja yrityksille varmistaakseen velan tarkan määrän.
Tämän seurauksena positiivinen vahvistus on yleensä parempi esitys taloudellisista tiedoista kuin negatiivinen vahvistus, koska se on nimenomainen pyyntö, jonka vastaanottaja on palauttanut. Jos syntyy erimielisyyksiä, positiivinen vahvistus on fyysinen todiste siitä, että tiedot on vahvistettu.
Esimerkki positiivisesta vahvistuksesta
(IRS) valitsee yksityishenkilön tai yrityksen tarkastukseen , verovelvollisen on esitettävä tietueet, jotka vahvistavat valituissa veroilmoituksissa luetellut tiedot. Tarkastukseen voi sisältyä positiivinen vahvistuspyyntö kaikille tulolähteille, sovellettavien vähennysten tarkistaminen ja todisteet väitetyistä voitoista tai tappioista.
Vaikka tarkastuksessa vaaditut tiedot vastaisivat raportoitua, kaikki todisteet on esitettävä tarkastusvaatimusten täyttämiseksi.
##Kohokohdat
Positiivinen vahvistus edellyttää paikkansapitävyyden osoittamista vahvistamalla, että alkuperäiset tiedot olivat oikein, tai antamalla oikeat tiedot, jos ne ovat virheellisiä.
Positiivinen vahvistus on auditointikysely, joka vaatii asiakkaalta vastauksen, joka vahvistaa tuotteen oikeellisuuden.
Positiivisilla vahvistuksilla varmistetaan velkojen, sijoitusten, pankkitilien, myyntisaamisten ja velkojen määrät.
