Jákvæð staðfesting
Hvað er jákvæð staðfesting?
Jákvæð staðfesting er endurskoðunarfyrirspurn sem krefst þess að viðskiptavinurinn svari, staðfestir nákvæmni hlutar. Jákvæð staðfesting krefst sönnunar á nákvæmni með því að staðfesta að upprunalegu upplýsingarnar hafi verið réttar eða með því að veita réttar upplýsingar ef þær eru rangar.
Að skilja jákvæða staðfestingu
Jákvæð staðfesting er hluti af staðfestingarferlum sem endurskoðendur nota til að staðfesta tilteknar upplýsingar. Viðtakandi bréfsins á að svara til að staðfesta nákvæmni eða veita upplýsingar og senda þær aftur til endurskoðanda. Nokkur dæmi um þær upplýsingar sem krafist er frá endurskoðendum eru að staðfesta eftirfarandi:
Fjárhæðir og lýsingar á ýmsum tegundum skuldbindinga
Bankareikningsupplýsingar þar á meðal stöður
Birgðaupphæðir og tegundir
Fjárfestingar eða verðbréf
Afrit af sölureikningum til að tryggja að sala hafi farið fram
Upplýsingar eða afrit af sendingarreikningum til að tryggja að vörur hafi verið sendar
Staðfestingargreining
Endurskoðendur nota einnig jákvæð staðfestingarbréf til að sannreyna viðskiptaskuldir og viðskiptakröfur eða fyrirtæki. Viðskiptaskuldir eru skammtímaskuldir sem fyrirtæki skulda við birgja sína. Viðskiptakröfur tákna peninga sem viðskiptavinir fyrirtækis skulda vegna sölu á vörum. Kröfur og skuldir hafa venjulega greiðsluskilmála 30, 60 eða 90 daga - sem þýðir að greiðsla þarf að fara fram innan þess tímaramma.
Endurskoðandi getur sannreynt nákvæmni viðskiptakrafnaskránna sem verið er að skoða með því að ákvarða hvort skrárnar endurspegli nákvæmlega þau viðskipti sem átt hafa sér stað milli fyrirtækisins og viðskiptavina þess. Að hafa beint samband við viðskiptavini hjálpar endurskoðendum að sannreyna að skráðir reikningar séu í raun til, að innstæður sem sýndar eru sem skuldir séu réttar og að greiðslur merktar sem mótteknar séu sannar.
Viðskiptakröfur eru skammtímaeignir og fyrirtæki geta notað sem veð til að fá lán eða fjármögnun hjá bönkum. Þess vegna er mikilvægt að kröfurnar séu endurskoðaðar til að staðfesta að salan hafi farið fram sem og staðfesta að fjármunir frá sölunni séu innheimtir á réttum tíma.
Ef fyrirtæki óskar eftir að endurskoða reikningsskil sín verður það að fara yfir allar útgöngur sem tengjast skuldbindingum eða greiðslum kröfuhafa. Ferlið kann að krefjast endurskoðunar á reikningum og samræmis á þeim upphæðum við greiðslur sem voru skráðar sem gerðar. Að auki getur fyrirtækið valið að passa ofangreindar upphæðir við raunverulegar úttektir af greiðslureikningum til að staðfesta nákvæmni.
Mörg fintech sprotafyrirtæki hafa komið fram til að leysa stafræna væðingu þessa ferlis. Taulia, Tipalti, C2F0 og Liquidx eru öll nöfn sem reka stafræna lausnina fyrir reikningaskuldir og viðskiptakröfur. Þessi þjónusta opnar dyr einföldunar sem og áskoranir varðandi endurskoðun og jákvæðar staðfestingarmál.
Jákvæð vs. neikvæð staðfesting
Þó að jákvæð staðfesting krefjist stuðningsupplýsinga þrátt fyrir nákvæmni upprunalegu gagna, krefst neikvæð staðfesting svars aðeins ef það er ósamræmi. Meðan á neikvæðri staðfestingarbeiðni stendur gæti fyrirtæki verið beðið um að staðfesta að inneign á reikningi sé skráð á tiltekinni upphæð, svo sem $100.000. Ef staða viðskiptareikningsins er $100.000, er ekki þörf á frekari aðgerðum.
Ef staðan er mismunandi þarf að veita viðbótarupplýsingar til að skýra mismuninn. Neikvæð staðfestingarbréf eru einnig notuð til að ganga úr skugga um hvort viðtakandinn vilji afþakka viðburð sem lýst er í bréfinu.
Neikvæð staðfesting er oftar notuð ef skrár einstaklings eða fyrirtækis eru almennt taldar vera mjög nákvæmar. Venjulega er talið að fyrirtækið sem fær neikvæða staðfestingu hafi strangar innri kröfur og viðskiptahætti. Þess vegna er neikvæð staðfesting mun ódýrari og tímafrekari fyrir endurskoðendur þar sem þeir þurfa venjulega aðeins að senda út eitt bréf.
Aftur á móti koma jákvæðar staðfestingarbeiðnir meira við sögu þar sem fjárhagsskýrslur þarf að leggja fram, jafnvel þótt upprunalegu upplýsingarnar í bréfinu hafi verið réttar. Einnig er líklegra að jákvæðar staðfestingarbeiðnir séu notaðar ef grunur leikur á um villur í bókhaldi fyrirtækisins. Hins vegar er jákvætt staðfestingarbréf algengara í flóknum viðskiptum þar sem það er nákvæmara og tryggir að allir séu á sömu síðu - eða hafi sömu fjárhagsupplýsingar. Við lánveitingar nota endurskoðendur til dæmis jákvæðar staðfestingar til banka og fyrirtækja til að ganga úr skugga um nákvæma upphæð skulda.
Þess vegna hefur jákvæð staðfesting tilhneigingu til að vera betri framsetning á fjárhagsupplýsingunum en neikvæð staðfesting þar sem það er skýr beiðni sem hefur verið skilað af viðtakandanum. Ef einhver ágreiningur kemur upp er jákvæð staðfesting líkamleg sönnun þess að upplýsingarnar hafi verið staðfestar.
Dæmi um jákvæða staðfestingu
Ef einstaklingur eða rekstrareining er valinn til endurskoðunar af ríkisskattstjóra (IRS),. verður skattgreiðandi að leggja fram skrár til að staðfesta upplýsingarnar sem skráðar eru á völdum skattframtölum. Endurskoðunin gæti falið í sér jákvæða staðfestingarbeiðni fyrir alla tekjustofna, sannprófun á viðeigandi frádrætti sem tekinn hefur verið og sönnun fyrir ágóða eða tapi sem krafist er.
Jafnvel þótt upplýsingarnar sem krafist er fyrir úttektina séu í samræmi við það sem tilkynnt var um, verður að leggja fram öll sönnunargögn til að fullnægja endurskoðunarkröfum.
Hápunktar
Jákvæð staðfesting krefst sönnunar á nákvæmni með því að staðfesta að upprunalegu upplýsingarnar hafi verið réttar eða með því að veita réttar upplýsingar ef þær eru rangar.
Jákvæð staðfesting er endurskoðunarfyrirspurn sem krefst þess að viðskiptavinurinn svari, staðfestir nákvæmni hlutar.
Jákvæðar staðfestingar eru notaðar til að sannreyna fjárhæðir skulda, fjárfestinga, bankareikninga, viðskiptakrafna og skulda.
