Positive Bestätigung

Was ist eine positive Bestätigung?

Eine positive Bestätigung ist eine Prüfungsanfrage, bei der der Kunde antworten muss, um die Richtigkeit eines Artikels zu bestätigen. Eine positive Bestätigung erfordert den Nachweis der Richtigkeit, indem bestätigt wird, dass die ursprünglichen Informationen korrekt waren, oder indem die richtigen Informationen bereitgestellt werden, falls sie falsch sind.

Positive Bestätigung verstehen

Die positive Bestätigung ist Teil des Bestätigungsverfahrens, das Wirtschaftsprüfer verwenden, um bestimmte Informationen zu bestätigen. Der Empfänger des Schreibens muss antworten, um die Richtigkeit zu bestätigen oder Informationen bereitzustellen, und es an den Prüfer zurücksenden. Einige Beispiele für die von Wirtschaftsprüfern geforderten Informationen umfassen die Bestätigung der folgenden Angaben:

• Die Beträge und Beschreibungen verschiedener Arten von Verbindlichkeiten

• Bankkontoinformationen einschließlich Guthaben

• Bestandsmengen und -arten

• Anlagen oder Wertpapiere

• Kopien von Verkaufsrechnungen, um sicherzustellen, dass Verkäufe getätigt wurden

• Informationen oder Kopien von Versandrechnungen, um sicherzustellen, dass die Produkte versandt wurden

Bestätigungsanalyse

Wirtschaftsprüfer verwenden positive Bestätigungsschreiben auch, um Kreditoren und Debitoren oder Unternehmen zu überprüfen. Verbindlichkeiten aus Lieferungen und Leistungen sind kurzfristige Verbindlichkeiten von Unternehmen gegenüber ihren Lieferanten. Forderungen aus Lieferungen und Leistungen stellen Geld dar, das die Kunden eines Unternehmens für den Verkauf von Waren schulden. Forderungen und Verbindlichkeiten haben in der Regel Zahlungsziele von 30, 60 oder 90 Tagen, was bedeutet, dass eine Zahlung innerhalb dieses Zeitrahmens erfolgen muss.

Ein Wirtschaftsprüfer kann die Genauigkeit der zu prüfenden Forderungen überprüfen, indem er feststellt, ob die Aufzeichnungen die Transaktionen, die zwischen dem Unternehmen und seinen Kunden stattgefunden haben, genau widerspiegeln. Die direkte Kontaktaufnahme mit Kunden hilft Prüfern zu überprüfen, ob die aufgelisteten Konten tatsächlich existieren, dass die als geschuldet ausgewiesenen Salden korrekt sind und dass die als erhalten gekennzeichneten Zahlungen der Wahrheit entsprechen.

Forderungen aus Lieferungen und Leistungen sind kurzfristige Vermögenswerte und können von Unternehmen als Sicherheit verwendet werden, um Kredite oder Finanzierungen von Banken zu erhalten. Daher ist es wichtig, dass die Forderungen geprüft werden, um zu bestätigen, dass die Verkäufe getätigt wurden, und um zu bestätigen, dass die Gelder aus den Verkäufen rechtzeitig eingezogen werden.

Wenn ein Unternehmen seine Kreditorenbuchhaltung prüfen möchte, muss es alle ausgehenden Gelder im Zusammenhang mit Schuldenverpflichtungen oder Gläubigerzahlungen überprüfen. Der Prozess kann eine Überprüfung der Abrechnungen und einen Abgleich dieser Beträge mit Zahlungen erfordern, die als getätigt erfasst wurden. Darüber hinaus kann sich das Unternehmen dafür entscheiden, die oben genannten Beträge mit tatsächlichen Abhebungen von Zahlungskonten abzugleichen, um die Richtigkeit zu bestätigen.

Viele Fintech-Startups sind entstanden, um die Digitalisierung dieses Prozesses zu lösen. Taulia, Tipalti, C2F0 und Liquidx sind alles Namen, die die Digitalisierungslösungen für Kreditoren und Forderungen betreiben. Diese Dienste öffnen Türen zur Vereinfachung sowie Herausforderungen für Audits und positive Bestätigungsangelegenheiten.

Positive vs. negative Bestätigung

Während eine positive Bestätigung trotz der Genauigkeit der Originalaufzeichnungen unterstützende Informationen erfordert, erfordert eine negative Bestätigung nur eine Antwort, wenn eine Abweichung vorliegt. Während einer negativen Bestätigungsanfrage kann ein Unternehmen aufgefordert werden, zu bestätigen, dass ein Kontostand mit einem bestimmten Betrag aufgeführt ist, z. B. 100.000 US-Dollar. Wenn der aktuelle Kontostand 100.000 $ beträgt, sind keine weiteren Maßnahmen erforderlich.

Wenn der Saldo abweicht, müssen zusätzliche Informationen bereitgestellt werden, um die Differenz zu erklären. Negative Bestätigungsschreiben werden auch verwendet, um festzustellen, ob der Empfänger einer im Schreiben beschriebenen Veranstaltung widersprechen möchte.

Eine negative Bestätigung wird häufiger verwendet, wenn die Aufzeichnungen der Person oder des Unternehmens im Allgemeinen als sehr genau angesehen werden. Typischerweise wird angenommen, dass das Unternehmen, das eine negative Bestätigung erhält, strenge interne Anforderungen und Geschäftspraktiken hat. Dadurch ist die Negativbestätigung für Wirtschaftsprüfer wesentlich kostengünstiger und zeitintensiver, da sie in der Regel nur einen Brief versenden müssen.

Umgekehrt sind positive Bestätigungsanfragen komplizierter, da Finanzunterlagen vorgelegt werden müssen, selbst wenn die ursprünglichen Informationen im Schreiben korrekt waren. Auch positive Bestätigungsanfragen werden eher verwendet, wenn der Verdacht besteht, dass die Bücher des Unternehmens Fehler aufweisen. Ein positives Bestätigungsschreiben ist jedoch bei komplexen Transaktionen üblicher, da es genauer ist und sicherstellt, dass alle auf derselben Seite sind – oder dieselben Finanzinformationen haben. Bei der Kreditvergabe beispielsweise nutzen Wirtschaftsprüfer positive Bestätigungen an Banken und Unternehmen, um die genaue Höhe einer Forderung festzustellen.

Infolgedessen stellt eine positive Bestätigung die Finanzinformationen tendenziell besser dar als eine negative Bestätigung, da es sich um eine ausdrückliche Anfrage handelt, die vom Empfänger zurückgesendet wurde. Wenn es zu Streitigkeiten kommt, ist eine positive Bestätigung ein physischer Beweis dafür, dass die Informationen bestätigt wurden.

Beispiel einer positiven Bestätigung

Wenn eine natürliche oder juristische Person vom Internal Revenue Service (IRS) für eine Prüfung ausgewählt wird,. muss der Steuerzahler Aufzeichnungen vorlegen, um die in den ausgewählten Steuererklärungen aufgeführten Informationen zu bestätigen. Die Prüfung kann eine positive Bestätigungsanfrage für alle Einkommensquellen, die Überprüfung der vorgenommenen Abzüge und den Nachweis der geltend gemachten Gewinne oder Verluste umfassen.

Selbst wenn die für die Prüfung erforderlichen Informationen mit den Berichten übereinstimmen, müssen alle Nachweise vorgelegt werden, um die Prüfungsanforderungen zu erfüllen.

Höhepunkte

• Eine positive Bestätigung erfordert einen Nachweis der Richtigkeit, indem bestätigt wird, dass die ursprünglichen Informationen korrekt waren, oder indem die richtigen Informationen bereitgestellt werden, falls sie falsch sind.

• Positive Bestätigung ist eine Prüfungsanfrage, bei der der Kunde antworten muss, um die Richtigkeit eines Artikels zu bestätigen.

• Positive Bestätigungen werden verwendet, um die Beträge von Verbindlichkeiten, Investitionen, Bankkonten, Forderungen und Verbindlichkeiten zu überprüfen.