Contabilità in contanti

Che cos'è la contabilità di cassa?

La contabilità di cassa è un metodo contabile in cui le ricevute di pagamento vengono registrate durante il periodo in cui vengono ricevute e le spese vengono registrate nel periodo in cui vengono effettivamente pagate. In altre parole, i ricavi e le spese vengono registrati rispettivamente al momento della ricezione e del pagamento del contante.

contabilità di cassa è anche chiamata contabilità di cassa ; e può essere contrastato con la contabilità per competenza,. che rileva il reddito nel momento in cui il ricavo è guadagnato e registra le spese quando vengono sostenute passività indipendentemente da quando il denaro è effettivamente ricevuto o pagato.

Capire la contabilità di cassa

La contabilità di cassa è una delle due forme di contabilità. L'altro è la contabilità per competenza, in cui i ricavi e le spese sono registrati quando sono sostenuti. Le piccole imprese utilizzano spesso la contabilità di cassa perché è più semplice e diretta e fornisce un quadro chiaro di quanti soldi l'azienda ha effettivamente a disposizione. Le società, tuttavia, sono tenute a utilizzare la contabilità per competenza in base ai principi contabili generalmente accettati (GAAP).

Quando le transazioni sono registrate in contanti, incidono sui libri contabili di una società con un ritardo dal momento in cui una transazione viene consumata. Di conseguenza, la contabilità di cassa è spesso meno accurata della contabilità per competenza a breve termine.

La maggior parte delle piccole imprese può scegliere tra il metodo di contabilizzazione in contanti e per competenza, ma l'IRS richiede alle aziende con oltre $ 25 milioni di entrate lorde annuali di utilizzare il metodo di competenza. Inoltre , il Tax Reform Act del 1986 vieta il contante metodo di contabilità dall'essere utilizzato per le società C,. i rifugi fiscali, alcuni tipi di trust e le società di persone che hanno partner di società C. Si noti che le società devono utilizzare lo stesso metodo di contabilità per la dichiarazione dei redditi come fanno per la propria contabilità interna.

Esempio di contabilità di cassa

Con il metodo della contabilità di cassa, supponiamo che la società A riceva $ 10.000 dalla vendita di 10 computer venduti alla società B il 2 novembre e registri la vendita come avvenuta il 2 novembre. Il fatto che la società B abbia effettivamente effettuato l'ordine per i computer indietro il 5 ottobre è ritenuto irrilevante, perché non li ha pagati fino a quando non sono stati consegnati fisicamente il 2 novembre.

In base alla contabilità per competenza, al contrario, la società A avrebbe registrato la vendita di $ 10.000 il 5 ottobre, anche se nessun contante era ancora passato di mano.

Allo stesso modo, le società di contabilità di cassa registrano le spese quando le pagano effettivamente, non quando le sostengono. Se la società C assume la società D per la disinfestazione il 15 gennaio, ma non paga la fattura per il servizio completato fino al 15 febbraio, la spesa non verrà rilevata fino al 15 febbraio in contabilità di cassa. In base alla contabilità per competenza, invece, la spesa sarebbe stata contabilizzata il 15 gennaio quando è stata avviata.

Limitazioni della contabilità di cassa

Uno dei principali inconvenienti della contabilità di cassa è che potrebbe non fornire un quadro accurato delle passività che sono state sostenute (cioè maturate ) ma non ancora pagate, in modo che l'attività possa sembrare migliore di quanto non sia in realtà. D'altra parte, la contabilità di cassa significa anche che un'azienda che ha appena completato un grosso lavoro per il quale è in attesa di pagamento può sembrare avere meno successo di quanto non sia in realtà perché ha speso i materiali e la manodopera per il lavoro ma non ancora incassato pagamento. Pertanto, la contabilità di cassa può sopravvalutare o sottovalutare le condizioni dell'attività se gli incassi o i pagamenti sono particolarmente elevati o bassi in un periodo rispetto all'altro.

Ci sono anche alcune conseguenze fiscali potenzialmente negative per le imprese che adottano il metodo della contabilità di cassa. In generale, le imprese possono detrarre solo le spese che sono riconosciute entro l'anno fiscale in corso. anno fiscale terminato nel 2019, il che potrebbe influire in modo significativo sui profitti dell'azienda. Allo stesso modo, un'azienda che riceve il pagamento da un cliente nel 2020 per i servizi resi nel 2019 potrà includere solo le entrate nel proprio bilancio per il 2020.

Mette in risalto

• L'alternativa alla contabilità di cassa è la contabilità per competenza, in cui le transazioni sono registrate come ricavi e spese sostenute, indipendentemente dallo scambio di denaro contante.

• La contabilità di cassa non funziona bene per le aziende più grandi o per le aziende con un grande magazzino perché può oscurare la vera posizione finanziaria.

• La contabilità di cassa è semplice e diretta. Le transazioni vengono registrate solo quando il denaro entra o esce da un conto.