Kontantredovisning

Vad är kontantredovisning?

Kontantredovisning är en redovisningsmetod där betalningskvitton bokförs under den period då de tas emot och utgifter bokförs i den period då de faktiskt betalas. Med andra ord, intäkter och kostnader bokförs när kontanter tas emot respektive betalas.

Kontantredovisning kallas också för kassabaserad redovisning ; och kan jämföras med periodiserad redovisning,. som redovisar intäkter vid den tidpunkt då intäkterna tjänas in och bokför utgifter när skulder uppstår oavsett när kontanter faktiskt tas emot eller betalas.

Förstå kassaredovisning

Kontantredovisning är en av två former av redovisning. Den andra är periodiserad redovisning, där intäkter och kostnader bokförs när de uppkommer. Små företag använder ofta kassabokföring eftersom det är enklare och mer okomplicerat och det ger en tydlig bild av hur mycket pengar verksamheten faktiskt har till hands. Företag är dock skyldiga att använda periodiserad redovisning enligt allmänt accepterade redovisningsprinciper (GAAP).

När transaktioner bokförs på kontantbasis påverkar de ett företags böcker med en fördröjning från det att en transaktion fullföljs. Som ett resultat av detta är kassaredovisning ofta mindre korrekt än periodiserad redovisning på kort sikt.

De flesta småföretag får välja mellan antingen kontant- och periodiseringsmetoden för redovisning, men IRS kräver att företag med över 25 miljoner USD i årliga bruttointäkter använder periodiseringsmetoden. Dessutom förbjuder Tax Reform Act från 1986 kontanterna redovisningsmetod från att användas för C-företag,. skatteskydd, vissa typer av truster och partnerskap som har C Corporation-partners. Observera att företag måste använda samma redovisningsmetod för skatterapportering som de gör för sin egen interna bokföring.

Exempel på kassaredovisning

Enligt kontantredovisningsmetoden får företag A 10 000 USD från försäljningen av 10 datorer som såldes till företag B den 2 november och registrerar försäljningen som att den ägde rum den 2 november. Det faktum att företag B faktiskt gjorde tillbaka beställningen av datorerna den 5 oktober anses irrelevant, eftersom det inte betalade för dem förrän de fysiskt levererades den 2 november.

Enligt periodiserad redovisning skulle företag A däremot ha registrerat försäljningen på 10 000 USD den 5 oktober, även om inga kontanter ännu hade bytt ägare.

På samma sätt registrerar företag under kassaredovisning utgifter när de faktiskt betalar dem, inte när de ådrar sig dem. Om Företag C anlitar Företag D för skadedjursbekämpning den 15 januari, men inte betalar fakturan för utförd tjänst förrän den 15 februari, skulle utgiften inte redovisas förrän den 15 februari under kassaredovisning. Enligt periodiserad redovisning skulle utgiften dock bokföras den 15 januari när den initierades.

Begränsningar för kassaredovisning

En huvudsaklig nackdel med kassaredovisning är att den kanske inte ger en korrekt bild av de skulder som har uppkommit (dvs. upplupna ) men som ännu inte är betalda, så att verksamheten kan se ut att ha det bättre än vad det egentligen är. Å andra sidan betyder kassaredovisning också att ett företag som precis har slutfört ett stort jobb som det väntar på betalning för kan tyckas vara mindre framgångsrikt än det egentligen är eftersom det har förbrukat material och arbete för jobbet men ännu inte samlat in betalning. Därför kan kassaredovisning både överdriva eller underskatta verksamhetens tillstånd om insamlingar eller betalningar råkar vara särskilt höga eller låga under en period jämfört med en annan.

Det finns också några potentiellt negativa skattekonsekvenser för företag som använder kassaredovisningsmetoden. I allmänhet kan företag endast dra av utgifter som redovisas inom innevarande beskattningsår. Om ett företag ådrar sig kostnader i december 2019, men inte gör betalningar mot utgifterna förrän i januari 2020, skulle det inte kunna kräva avdrag för räkenskapsåret som avslutades 2019, vilket avsevärt kan påverka verksamhetens resultat. På samma sätt kommer ett företag som tar emot betalning från en kund 2020 för tjänster som utförts 2019 endast att få ta med intäkterna i sina bokslut för 2020.

Höjdpunkter

– Alternativet till kassaredovisning är periodisering, där transaktioner bokförs i takt med att intäkter intjänas och utgifter uppstår, oavsett utbyte av kontanter.

– Kassaredovisning fungerar inte lika bra för större företag eller företag med ett stort lager eftersom det kan skymma den verkliga finansiella ställningen.

– Kassaredovisning är enkel och okomplicerad. Transaktioner registreras endast när pengar går in eller ut från ett konto.