Rozrachunki z dostawcami (AP)

Czym są konta płatne (AP)?

„Rachunki do zapłaty” (AP) odnosi się do konta w księdze głównej,. które reprezentuje zobowiązanie firmy do spłaty krótkoterminowego długu wobec jej wierzycieli lub dostawców. Inne powszechne użycie „AP” odnosi się do działu biznesowego lub oddziału, który jest odpowiedzialny za dokonywanie płatności należnych przez firmę dostawcom i innym wierzycielom.

Zrozumienie rozrachunków z dostawcami (AP)

Całkowite saldo zobowiązań firmy w określonym momencie pojawi się w jej bilansie w sekcji zobowiązań bieżących. Zobowiązania to długi, które należy spłacić w określonym terminie, aby uniknąć niewykonania zobowiązania. Na poziomie korporacyjnym AP odnosi się do krótkoterminowych spłat zadłużenia wobec dostawców. Zobowiązanie to zasadniczo krótkoterminowy IOU od jednej firmy do innej firmy lub podmiotu. Druga strona zarejestrowałaby transakcję jako zwiększenie jej należności w tej samej kwocie.

AP jest ważną postacią w bilansie firmy. Jeśli AP wzrośnie w poprzednim okresie, oznacza to, że firma kupuje więcej towarów lub usług na kredyt, zamiast płacić gotówką. Jeśli AP firmy spada, oznacza to, że firma spłaca długi z poprzedniego okresu szybciej niż kupuje nowe przedmioty na kredyt. Zarządzanie rozrachunkami z dostawcami ma kluczowe znaczenie w zarządzaniu przepływami pieniężnymi firmy.

W przypadku stosowania metody pośredniej do sporządzenia rachunku przepływów pieniężnych,. wzrost lub spadek netto AP z poprzedniego okresu pojawia się w górnej części przepływów pieniężnych z działalności operacyjnej. Kierownictwo może wykorzystać AP do manipulowania przepływami pieniężnymi firmy do pewnego stopnia. Na przykład, jeśli kierownictwo chce zwiększyć rezerwy gotówkowe przez pewien okres, może wydłużyć czas, jaki firma potrzebuje na spłatę wszystkich zaległych rachunków w AP. Jednak tę elastyczność w zakresie płacenia później należy porównać z bieżącymi relacjami, jakie firma utrzymuje ze swoimi dostawcami. Płacenie rachunków w terminie jest zawsze dobrą praktyką biznesową.

Nagrywanie rachunków płatnych

Prawidłowe prowadzenie ksiąg rachunkowych z podwójnym zapisem wymaga, aby dla wszystkich wpisów dokonywanych w księdze głównej zawsze istniała debet i kredyt kompensujący. Aby ewidencjonować zobowiązania, księgowy uznaje konta płatne po otrzymaniu rachunku lub faktury . Potrącenie debetowe dla tego wpisu zazwyczaj trafia na konto wydatków za towar lub usługę, które zostały zakupione na kredyt. Obciążenie może również dotyczyć konta aktywów, jeśli zakupiony przedmiot był aktywem z możliwością kapitalizacji. Po zapłaceniu rachunku księgowy obciąża rachunki płatne w celu zmniejszenia salda zobowiązania. Kredyt kompensujący jest dokonywany na rachunek pieniężny, co również zmniejsza saldo gotówkowe.

Na przykład wyobraź sobie, że firma otrzymuje fakturę o wartości 500 USD za materiały biurowe. Kiedy dział obsługi klienta otrzymuje fakturę, rejestruje kredyt w wysokości 500 USD na rachunkach z dostawcami i 500 USD debet na wydatki biurowe. Debet w wysokości 500 USD na wydatki na materiały biurowe przepływa w tym momencie do rachunku zysków i strat,. więc firma zarejestrowała transakcję zakupu, mimo że gotówka nie została wypłacona. Jest to zgodne z rachunkowością memoriałową,. w której wydatki są ujmowane w momencie ich poniesienia, a nie w momencie, gdy gotówka przechodzi z rąk do rąk. Firma następnie płaci rachunek, a księgowy wprowadza kredyt w wysokości 500 USD na konto gotówkowe i debet w wysokości 500 USD na rachunkach płatnych.

Firma może mieć jednocześnie wiele otwartych płatności należnych dostawcom. Wszystkie zaległe płatności należne sprzedawcom są rejestrowane na kontach zobowiązań. W rezultacie, jeśli ktoś spojrzy na saldo zobowiązań, zobaczy całkowitą kwotę, jaką firma jest winna wszystkim swoim dostawcom i pożyczkodawcom krótkoterminowym. Ta łączna kwota pojawia się w bilansie. Na przykład, jeśli powyższa firma otrzymała również fakturę za usługi związane z pielęgnacją trawnika w wysokości 50 USD, suma obu wpisów na rachunkach do zapłaty wyniosłaby 550 USD przed spłatą tych długów przez firmę.

Konta płatne a Zobowiązania handlowe

Chociaż niektórzy używają zamiennie zwrotów „rachunki z dostawcami” i „zobowiązania handlowe”, zwroty te odnoszą się do podobnych, ale nieco odmiennych sytuacji. Zobowiązania handlowe to pieniądze, które firma jest winna swoim dostawcom za towary związane z zapasami,. takie jak dostawy biznesowe lub materiały stanowiące część zapasów. Zobowiązania obejmują wszystkie krótkoterminowe długi lub zobowiązania firmy.

Na przykład, jeśli restauracja jest winna pieniądze firmie produkującej żywność lub napoje, pozycje te są częścią zapasów, a tym samym stanowią część jej zobowiązań handlowych. Tymczasem zobowiązania wobec innych firm, takich jak firma czyszcząca mundury personelu restauracji, należą do kategorii zobowiązań. Obie te kategorie należą do szerszej kategorii zobowiązań, a wiele firm łączy obie te kategorie pod pojęciem zobowiązań.

Konta płatne a Rozrachunki z odbiorcami

Rozrachunki z odbiorcami i zobowiązaniami są zasadniczo przeciwieństwami. Należności to pieniądze, które firma jest winna swoim dostawcom, podczas gdy należności to pieniądze, które są winne firmie, zazwyczaj od klientów. Kiedy jedna firma dokonuje transakcji z inną na kredyt, jedna rejestruje zapis do zobowiązań w swoich księgach, podczas gdy druga rejestruje zapis na kontach należności.

##Przegląd najważniejszych wydarzeń

• Suma wszystkich zaległych kwot należnych dostawcom jest wykazywana jako saldo zobowiązań w bilansie firmy.

• Rozrachunki z dostawcami (AP) to kwoty należne sprzedawcom lub dostawcom za otrzymane towary lub usługi, za które nie zostały jeszcze zapłacone.

• Kierownictwo może zdecydować się na spłatę zaległych rachunków jak najbliżej ich terminów płatności, aby poprawić przepływ środków pieniężnych.

• Wzrost lub spadek całkowitej AP z poprzedniego okresu pojawia się w rachunku przepływów pieniężnych.

##FAQ

Czym różnią się zobowiązania od należności?

Należności stanowią środki należne firmie za świadczone usługi i są księgowane jako aktywa. Z drugiej strony rachunki do zapłacenia reprezentują środki, które firma jest winna innym. Na przykład płatności należne dostawcom lub wierzycielom. Zobowiązania księgowane są jako zobowiązania.

Jakie są przykłady zobowiązań?

Zobowiązanie powstaje zawsze, gdy firma jest winna pieniądze za świadczone usługi lub produkty, pod warunkiem, że firma nie zapłaciła jeszcze za nie. Może to być zakup od dostawcy na kredyt, subskrypcja lub płatność ratalna należna po otrzymaniu towarów lub usług.

Gdzie mogę znaleźć zobowiązania firmy?

Zobowiązania do zapłaty znajdują się w bilansie firmy, a ponieważ reprezentują środki należne innym, są księgowane jako zobowiązania bieżące.

Czy rachunki płatne to wydatek biznesowy?

nie. Niektórzy błędnie uważają, że rozrachunki z zobowiązaniami odnoszą się do rutynowych wydatków związanych z podstawową działalnością firmy, jednak jest to błędna interpretacja tego terminu. Wydatki znajdują się w rachunku zysków i strat firmy, a zobowiązania są księgowane jako zobowiązanie w bilansie.