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O que é dinheiro pequeno?
Um fundo de caixa é uma pequena quantia em dinheiro da empresa, muitas vezes mantida à mão (por exemplo, em uma gaveta ou caixa trancada), para pagar despesas menores ou acessórias,. como material de escritório ou reembolsos de funcionários.
Um fundo de caixa passará por reconciliações periódicas, com transações também registradas nas demonstrações financeiras. Em corporações maiores, cada departamento pode ter seu próprio fundo de caixa.
Entendendo o caixa pequeno
O dinheiro pequeno oferece conveniência para pequenas transações para as quais a emissão de um cheque ou cartão de crédito corporativo não é razoável ou inaceitável. A pequena quantidade de dinheiro que uma empresa considera insignificante varia, com muitas empresas mantendo entre US$ 100 e US$ 500 como um fundo de caixa pequeno. Exemplos de transações para as quais um fundo de caixa pequeno é usado incluem:
material de escritório
Cartões para clientes
Flores
Pagar por um almoço servido para um pequeno grupo de funcionários
Reembolsar um funcionário por pequenas despesas relacionadas ao trabalho
Os custodiantes do fundo de caixa são nomeados para supervisionar o fundo. Os deveres de custódia geralmente incluem a aplicação de regras e regulamentos de caixa pequeno, solicitação de reabastecimento e distribuição de fundos.
Requisitos para Pequenos Dinheiros
O uso de um fundo de caixa pode burlar certos controles internos. No entanto, a disponibilidade de dinheiro em espécie não significa que ele possa ser acessado para qualquer finalidade por qualquer pessoa. Muitas empresas possuem controles internos rígidos para administrar o fundo. Muitas vezes, alguns indivíduos estão autorizados a aprovar desembolsos e só podem fazê-lo para despesas relacionadas a atividades ou operações legítimas da empresa.
Um caixa pequeno pode ser designado para emitir o cheque para financiar a gaveta de caixa pequeno e fazer os lançamentos contábeis apropriados. O custodiante do fundo de maneio é encarregado de distribuir o dinheiro e as cobranças de recibos para todas as compras ou quaisquer usos dos fundos. À medida que o total de dinheiro em caixa diminui, os recebimentos devem aumentar e somar o valor total sacado.
Por ter um caixa de pequeno valor e um custodiante de pequeno valor, o processo duplo ajuda a manter os fundos seguros e garante que apenas aqueles autorizados tenham acesso a eles.
Registrando dinheiro pequeno
Quando um fundo de caixa está em uso, as transações de caixa ainda são registradas nas demonstrações financeiras. Nenhum lançamento contábil é feito quando as compras são feitas com dinheiro em caixa, somente quando o custodiante precisa de mais dinheiro – e em troca dos recibos, recebe novos fundos – que os lançamentos são registrados. O lançamento no diário para dar ao custodiante mais dinheiro é um débito no fundo de caixa e um crédito em dinheiro.
Se houver falta ou excedente, uma entrada de linha do diário será registrada em uma conta excedente/vencida. Se o fundo de maneio acabar, é inserido um crédito para representar um ganho. Se o fundo de maneio estiver curto, um débito é inserido para representar uma perda. A conta a descoberto ou a descoberto é usada para forçar o equilíbrio do fundo na reconciliação.
O Internal Revenue Service (IRS) recomenda arquivar recibos de caixa e anexá-los aos recibos para registrar e documentar despesas de caixa pequena.
Conciliação de caixa pequeno
O fundo de maneio é reconciliado periodicamente para verificar se o saldo do fundo está correto. Normalmente, à medida que o saldo de caixa pequeno cai para um nível predefinido, o custodiante solicita dinheiro adicional do caixa. Neste momento, o total de todos os recebimentos é calculado para garantir que corresponda aos fundos desembolsados da gaveta de caixa. Se forem necessários novos fundos, o caixa passa um novo cheque para financiar o caixa e recebe, em troca, os recibos das compras que esgotaram o dinheiro.
O processo de reconciliação garante que o saldo remanescente do fundo seja igual à diferença entre o saldo original menos os encargos detalhados nos recibos e faturas. Se o saldo restante for inferior ao que deveria ser, há uma escassez. Se o saldo restante for maior do que deveria, há um excedente. Embora possa haver pequenas variações, quando desequilibradas, a fonte da discrepância deve ser identificada e corrigida.
Dinheiro pequeno vs. Dinheiro na mão
"Caixa pequena" e "dinheiro em caixa" soam muito parecidos, e eles se sobrepõem. Dos dois, " dinheiro na mão " é o termo mais genérico.
O dinheiro em espécie refere-se especificamente ao dinheiro – literalmente, moedas e notas – que uma empresa mantém à mão para pequenas despesas, geralmente porque usar dinheiro em espécie é mais fácil do que usar um cheque ou cartão de crédito.
Dinheiro em caixa é qualquer dinheiro acessível que a empresa ou os fundos líquidos tenham. Pode ser na forma de dinheiro real, como quantias que você ainda não depositou no banco ou notas e moedas menores que você mantém na caixa registradora para fazer o troco para os clientes. Nesse sentido, a diferença de caixa pequeno refere-se a onde você está guardando o dinheiro e como você o está usando - com caixa pequeno sendo mais para necessidades/despesas de negócios internas dos funcionários e dinheiro em mãos referente a fundos recebidos de ou ser reembolsado aos clientes.
Mas dinheiro em caixa tem um significado maior, como um termo contábil. No mundo financeiro, também se refere aos ativos de alta liquidez de uma empresa – fundos em contas correntes ou outras contas bancárias, fundos do mercado monetário, instrumentos de dívida de curto prazo ou outros equivalentes de caixa. Embora não seja literalmente dinheiro, é dinheiro que pode ser acessado fácil e rapidamente, e é por isso que está "à mão".
Resumindo: todo dinheiro em caixa é uma forma de dinheiro em caixa, mas não dinheiro em caixa é dinheiro em caixa.
Vantagens e Desvantagens do Petty Cash
O dinheiro em caixa tem suas vantagens. O dinheiro, em muitos casos, continua sendo a maneira mais rápida, simples e fácil de pagar as coisas. Funciona bem para cobrir pequenas despesas improvisadas – como uma gorjeta para o garoto que entrega pizzas na reunião do almoço ou uma corrida de táxi para casa para funcionários que trabalham até tarde. Isso evita o incômodo de reembolsar as pessoas ou esperar que elas paguem do próprio bolso por itens relacionados ao trabalho.
O dinheiro pequeno também pode servir para despesas frequentes, mas mundanas, como leite para a geladeira do escritório, selos ou material de limpeza.
Embora não deva ser uma prática habitual, o dinheiro em caixa pode ser usado para fazer troco para os clientes, se o caixa estiver acabando.
No lado negativo, a conveniência do dinheiro pequeno também pode torná-lo um problema e um risco. O dinheiro é difícil de garantir e impossível de rastrear; é muito fácil que as contas desapareçam sem deixar rastro, mesmo que você tenha estabelecido um cuidadoso sistema de recibos ou vouchers.
Isso nos leva a outra desvantagem dos fundos de caixa: mantê-los, manter registros e reconciliá-los regularmente, tudo envolve trabalho extra para alguém. Isso pode ser um incômodo menor em grandes empresas com um gerente de escritório ou departamento de contabilidade; para pequenas empresas, pode criar um fardo.
As transações comerciais são cada vez mais sem dinheiro – mesmo em pequenos varejistas e restaurantes, onde as compras tradicionalmente dependem muito de moedas. O dinheiro em espécie tornou-se um conceito ultrapassado, dizem alguns críticos. Entre cartões de crédito, cartões de débito, serviços de pagamento como Venmo ou Paypal, carteiras eletrônicas e outras maneiras de comprar coisas sem contato, existem muitas alternativas simples como dinheiro – com as vantagens adicionais de serem rastreáveis, seguras e menos sujeitas a roubo.
O aspecto da segurança é muitas vezes importante para as pequenas empresas, que há muito temem que manter dinheiro por perto seja um convite ao crime.
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Perguntas frequentes sobre dinheiro pequeno
O que é dinheiro pequeno e para que é usado?
O dinheiro em espécie é o dinheiro que uma empresa ou empresa mantém à mão para fazer pequenos pagamentos, compras e reembolsos. Rotinas ou inesperadas, essas são transações para as quais a emissão de um cheque ou o uso de um cartão de crédito é impraticável ou inconveniente.
Por que é chamado de dinheiro pequeno?
A palavra inglesa "pequeno" deriva do francês petit, que significa "pequeno" ou "pequeno". Da mesma forma, "pequeno" significa menor ou insignificante. Assim, o dinheiro pequeno refere-se a uma pequena quantia de dinheiro reservada para compras insignificantes ou pequenas, em oposição a grandes despesas ou contas.
Um dos primeiros usos da frase vem de um trabalho educacional sobre limpeza de Benjamin Billingsley, Advice to the women and maidens of London, que data de 1678.
O que é um exemplo de caixa pequena?
O dinheiro em espécie geralmente é guardado em uma gaveta, cofre ou envelope grande. As compras típicas de caixa pequeno incluem:
Café, doces ou lanches
Flores, cartões de aniversário ou outros pequenos presentes
Tarifa de táxi ou tarifa de carro
Material de escritório pequeno - canetas, borrachas, grampeadores, etc.
refeições servidas
O Petty Cash é equivalente a dinheiro?
não. O dinheiro em espécie é dinheiro real: notas e moedas. Equivalentes de caixa são títulos de alta liquidez e outros ativos que podem ser facilmente convertidos em dinheiro: fundos do mercado monetário, papel comercial ou dívida de curto prazo, como letras do Tesouro.
No entanto, nas demonstrações financeiras corporativas, o caixa pequeno é listado na seção "Caixa e equivalentes de caixa" do balanço patrimonial. Assim, os dois podem ser agrupados nesse sentido.
Como você equilibra o caixa pequeno na contabilidade?
Cada vez que você acessar um fundo de caixa – ou seja, retirar dinheiro – um recibo ou voucher deve ser preenchido. Isso funciona como um recibo, registrando o valor da retirada, a data, a finalidade e outros detalhes. Cada vez mais, esses boletos são eletrônicos, inseridos em uma planilha ou livro-caixa digital. Mas também pode ser útil manter os recibos de papel, juntamente com os recibos das compras ou pagamentos (se possível).
Após um intervalo designado - geralmente, no mesmo horário a cada mês ou semana - é hora de reconciliar ou equilibrar a conta do fundo de maneio. Primeiro, observe o valor atual no fundo. Em seguida, subtraia esse valor do saldo inicial. Esta soma é o total retirado da conta durante esse período de tempo.
Em seguida, some o valor de todos os boletos pendentes (mais os recibos anexados). Este valor deve ser o mesmo que a soma retirada que você calculou dos saldos inicial e final da conta. E a quantidade de dinheiro que você tem em sua caixa ou gaveta de armazenamento deve ser igual ao saldo atual da conta.
Se eles não corresponderem, você terá que investigar o porquê: houve um erro matemático? um recibo está faltando ou incorreto?
O balanceamento da conta de caixa pequeno geralmente ocorre quando o fundo precisa ser reabastecido. O custodiante do caixa traz todos os recibos ou comprovantes ao contador, caixa ou contador da empresa. Os recebimentos de caixa pequeno são registrados no Razão Geral da empresa como créditos na conta de caixa pequeno e provavelmente débitos em várias contas de despesas diferentes. Quando o fundo de maneio é reabastecido, geralmente por meio de um cheque emitido pela empresa, ele é registrado como débito na conta de caixa e crédito na conta de caixa.
A linha de fundo
O dinheiro em espécie é uma pequena quantia de dinheiro que é mantida nas instalações de uma empresa ou empresa para pagar despesas e necessidades menores – geralmente, não mais do que algumas centenas de dólares. Embora seja fácil de entender e simples de usar, o dinheiro em espécie está sujeito a abuso, fácil de perder de vista e vulnerável a roubo. Alguns acham que, na sociedade contemporânea, o fundo de caixa está ultrapassado: existem muitas alternativas para pequenas compras que são mais seguras e convenientes.
##Destaques
As desvantagens dos fundos de caixa pequeno incluem sua vulnerabilidade ao roubo e uso indevido, e a necessidade de monitorá-los e equilibrá-los periodicamente.
Em corporações maiores, cada departamento pode ter seu próprio fundo de caixa.
O dinheiro em espécie é uma quantia nominal de dinheiro prontamente acessível para pagar despesas muito pequenas para justificar a emissão de um cheque ou o uso de um cartão de crédito.
Um fundo de caixa pode ser usado para material de escritório, cartões para clientes, flores, pagamento de um almoço para funcionários ou reembolsar funcionários por despesas.
As principais vantagens do Petty Cash são que ele é rápido, conveniente e fácil de entender e usar.
