Закупка

Что такое закупки?

Закупки — это акт приобретения товаров или услуг, как правило, для деловых целей. Закупки чаще всего связаны с бизнесом, потому что компаниям необходимо запрашивать услуги или покупать товары, как правило, в относительно больших масштабах.

Закупки обычно относятся к заключительному акту закупки, но могут также включать в себя процесс закупок в целом, что может иметь решающее значение для компаний, ведущих к принятию окончательного решения о закупке. Компании могут быть на обеих сторонах процесса закупок в качестве покупателей или продавцов, хотя здесь мы в основном ориентируемся на сторону запрашивающей компании.

Как работает закупка

Закупки и процессы снабжения могут потребовать значительной части ресурсов компании для управления. Бюджеты закупок обычно предоставляют менеджерам определенную стоимость, которую они могут потратить на закупку товаров или услуг, в которых они нуждаются. Процесс закупок часто является ключевой частью стратегии компании, поскольку возможность приобретения определенных материалов или услуг может определить, будет ли деятельность прибыльной.

Во многих случаях процессы закупок будут диктоваться стандартами компании, часто централизованными средствами контроля из отдела бухгалтерского учета кредиторской задолженности. Процесс закупки включает в себя подготовку и обработку требования, а также получение и утверждение платежа.

В комплексе это может включать планирование закупок, определение стандартов, спецификаций, поиск поставщиков, выбор, финансирование,. согласование цен и контроль запасов. Таким образом, многим крупным компаниям может потребоваться поддержка нескольких различных подразделений компании для успешных закупок.

Директора по закупкам

Некоторые компании могут даже нанять главного сотрудника по закупкам, который возглавит эти усилия. Главный специалист по закупкам может контролировать установление стандартов закупок, работать с кредиторской задолженностью, чтобы обеспечить интеграцию стандартов закупок и эффективную оплату, а также входить в группы по закупкам, принимающие решения о закупках при наличии нескольких конкурентных предложений.

В целом затраты на закупки будут интегрированы в финансовый учет бизнеса, поскольку закупки включают в себя приобретение товаров и/или услуг для целей получения прибыли бизнесом.

В целом закупки могут включать поддержку нескольких подразделений компании.

Учет закупок

Обработку закупок можно разделить и проанализировать с нескольких точек зрения. У компаний и отраслей будут разные способы управления закупками прямых и косвенных затрат. Компании, производящие товары, по сравнению с компаниями, предоставляющими услуги, также будут иметь разные способы управления затратами.

Прямые и косвенные затраты на закупки

Прямые расходы относятся ко всему, что связано со стоимостью проданных и производственных товаров, включая все предметы, которые являются частью готовой продукции. Для производственных компаний это может варьироваться от сырья до компонентов и деталей. Для торговых компаний это будет включать стоимость, по которой товары приобретаются у оптовика для продажи.

Для сервисных компаний прямыми затратами будут в первую очередь почасовые затраты на оплату труда сотрудников, выполняющих услуги. Закупка предметов, относящихся к себестоимости проданных товаров, напрямую влияет на валовую прибыль компании.

Напротив, непрямые закупки включают закупки, не связанные с производством. Это покупки, которые компания использует для облегчения своей деятельности. Косвенные закупки могут включать широкий спектр закупок, включая канцелярские товары, маркетинговые материалы, рекламные кампании, консультационные услуги и многое другое. Компании обычно имеют разные бюджеты и процессы для управления прямыми затратами по сравнению с косвенными затратами.

Учет закупок товаров и услуг

Закупки являются частью процесса расходов для всех типов компаний, но компании, производящие товары и услуги, учитывают доходы и расходы по-разному. Таким образом, учет закупленных товаров также будет отличаться от учета закупленных услуг.

Компании, ориентированные на товары, должны будут заниматься закупкой этих товаров в качестве запасов. Эти компании придают большое значение управлению цепочками поставок. Компании, предоставляющие услуги, предоставляют услуги в качестве основного источника дохода, поэтому они не обязательно так сильно полагаются на цепочку поставок для инвентаря, хотя им может потребоваться закупать товары для технологических услуг.

В целом себестоимость продаж для многих сервисных компаний основана на почасовой оплате труда сотрудников, предоставляющих услуги, поэтому закупки как прямые расходы не являются основным фактором. Однако компании, оказывающие услуги, как правило, несут более высокие относительные косвенные затраты, потому что они обычно имеют дело со своими собственными закупками как с косвенными расходами через маркетинг.

Особые соображения

Конкурентные торги являются частью большинства коммерческих сделок с участием нескольких участников торгов. Процесс конкурентных торгов на товары обычно более упрощен, чем на услуги. Закупки — это также термин, используемый для закупки товаров и услуг от имени правительства, которое имеет свои собственные процедуры торгов и требования.

Конкурентные торги для всех видов товаров обычно включают предложения, в которых подробно описывается цена за единицу, отгрузка и условия доставки. Конкурсные торги на закупку услуг могут быть более сложными, поскольку они могут включать в себя множество вещей, включая вовлеченных лиц, технологические услуги, операционные процедуры, обслуживание клиентов, обучение, плату за услуги и многое другое.

В каждом случае поверенный предложений выбирает поставщика, с которым он хочет работать, исходя как из операционных аспектов бизнеса, так и издержек. Затем солиситор несет ответственность за учет расходов в зависимости от согласованных товаров или услуг. Государственные учреждения и крупные компании могут запрашивать предложения о закупках на ежегодной или плановой основе, чтобы гарантировать, что они продолжают поддерживать наилучшие отношения для своего бизнеса.

Особенности

• Затраты на закупки могут относиться к нескольким различным категориям в зависимости от спроса на закупки.

• Конкурентные торги обычно являются частью большинства крупномасштабных процессов закупок с участием нескольких участников торгов.

• Правительства также участвуют в закупках у частных поставщиков для различных проектов и функций.

• Деловые закупки требуют подготовки, запроса и обработки платежей, что обычно включает несколько подразделений компании.

• Закупки — это процесс покупки товаров или услуг, обычно связанный с коммерческими расходами.

ЧАСТО ЗАДАВАЕМЫЕ ВОПРОСЫ

Закупки — это то же самое, что закупки?

Хотя они похожи, закупки обычно связаны с поиском поставщиков и источников материалов, тогда как закупки включают затраты и транзакции, связанные с покупкой этих товаров или материалов.

Что понимается под закупками?

Закупка – это процесс, связанный с получением или поиском чего-либо, что необходимо. Предприятия закупают расходные материалы и сырье, в то время как правительства могут закупать подрядчиков или поставщиков услуг/

Какие бывают виды закупок?

Закупка может осуществляться несколькими способами. Организации могут подать заявку на открытый тендер, чтобы обеспечить проведение конкурентных торгов между потенциальными поставщиками. Они также могут ограничивать количество участников торгов или устанавливать критерии для тех, кто может участвовать в торгах. В качестве альтернативы аукциону организация может запросить запрос предложений (RFP), где кандидаты затем конкурируют друг с другом по цене, а также по компетенциям. Иногда закупки осуществляются по контракту с одним источником или небольшой группой эксклюзивных поставщиков.