Innkaup
Hvað eru innkaup?
Innkaup eru sú athöfn að fá vörur eða þjónustu, venjulega í viðskiptalegum tilgangi. Innkaup eru oftast tengd fyrirtækjum vegna þess að fyrirtæki þurfa að sækja um þjónustu eða kaupa vörur, venjulega í tiltölulega stórum stíl.
Með innkaupum er almennt átt við lokaathöfn innkaupa en þau geta einnig falið í sér innkaupaferlið í heild sem getur verið afar mikilvægt fyrir fyrirtæki sem leiða til lokaákvörðunar um innkaup. Fyrirtæki geta verið á báðum hliðum innkaupaferlisins sem kaupendur eða seljendur þó að hér einbeitum við okkur aðallega að hlið umboðsfyrirtækisins.
Hvernig innkaup virka
Innkaupa- og innkaupaferli geta krafist verulegs hluta af fjármagni fyrirtækis til að stjórna. Innkaupaáætlanir veita stjórnendum venjulega tiltekið verðmæti sem þeir geta eytt í að afla vöru eða þjónustu sem þeir þurfa. Innkaupaferlið er oft lykilatriði í stefnu fyrirtækis vegna þess að geta til að kaupa tiltekið efni eða þjónustu getur ráðið því hvort rekstur verði arðbær.
Í mörgum tilfellum munu innkaupaferli ráðast af stöðlum fyrirtækja, oft miðstýrt af eftirliti frá viðskiptaskuldadeild bókhalds. Innkaupaferlið felur í sér undirbúning og afgreiðslu kröfu sem og lokamóttöku og samþykki greiðslu.
Í heild sinni getur þetta falið í sér innkaupaáætlun, staðla, ákvörðun forskrifta, birgjarannsóknir, val, fjármögnun,. verðsamráð og birgðaeftirlit. Sem slík geta mörg stór fyrirtæki þurft stuðning frá nokkrum mismunandi sviðum fyrirtækis fyrir árangursrík innkaup.
###Innkaupastjórar
Sum fyrirtæki gætu jafnvel valið að ráða innkaupastjóra til að leiða þessa viðleitni. Framkvæmdastjóri innkaupa getur haft umsjón með setningu innkaupastaðla, unnið með greiðsluskuldbindingar til að tryggja samþættingu innkaupastaðla og skilvirka greiðslu, og þjónað í innkaupateymum sem taka ákvarðanir um innkaup þegar mörg samkeppnistilboð eru fyrir hendi.
Á heildina litið verður innkaupakostnaður samþættur fjárhagsbókhaldi fyrirtækis þar sem innkaup felast í því að afla vöru og/eða þjónustu fyrir tekjumarkmið fyrirtækisins.
Í heild geta innkaup falið í sér stuðning frá nokkrum sviðum fyrirtækis.
Bókhald fyrir innkaup
Innkaupavinnslu má skipta og greina frá nokkrum hliðum. Fyrirtæki og atvinnugreinar munu hafa mismunandi leiðir til að stýra innkaupum á beinum og óbeinum kostnaði. Vörufyrirtæki, samanborið við þjónustufyrirtæki, munu einnig hafa mismunandi leiðir til að stýra kostnaði.
Bein vs. Óbeinn innkaupakostnaður
Með beinum eyðslu er átt við allt sem tengist kostnaði við seldar vörur og framleiðslu, þar með talið alla hluti sem eru hluti af fullunnum vörum. Fyrir framleiðslufyrirtæki getur þetta verið allt frá hráefnum til íhluta og hluta. Fyrir sölufyrirtæki mun þetta innihalda kostnað sem varningur er keyptur af heildsala til sölu á.
Hjá þjónustufyrirtækjum mun beinn kostnaður fyrst og fremst vera launakostnaður starfsmanna sem sinna þjónustu á klukkustund. Innkaup á hlutum sem lúta að kostnaði við seldar vörur hafa bein áhrif á brúttóhagnað fyrirtækis.
Aftur á móti fela óbein innkaup í sér kaup sem ekki eru framleiðslutengd. Þetta eru kaup sem fyrirtæki notar til að auðvelda starfsemi sína. Óbein innkaup geta falið í sér fjölbreytt úrval innkaupa, þar á meðal skrifstofuvörur, markaðsefni, auglýsingaherferðir, ráðgjafaþjónustu og fleira. Fyrirtæki munu almennt hafa mismunandi fjárhagsáætlanir og ferla til að stjórna beinum kostnaði samanborið við óbeinan kostnað.
###Vörur vs. Þjónusta Innkaupabókhald
Innkaup eru hluti af kostnaðarferlinu fyrir allar tegundir fyrirtækja, en vöru- og þjónustufyrirtæki skila tekjum og kostnaði misjafnlega. Sem slík mun bókhald fyrir keyptar vörur einnig vera frábrugðnar bókhaldi fyrir aðkeypta þjónustu.
Fyrirtæki sem einbeita sér að vörum munu þurfa að takast á við innkaup á þessum vörum sem birgðahald. Þessi fyrirtæki leggja mikla áherslu á aðfangakeðjustjórnun. Þjónustufyrirtæki veita þjónustu sem aðaltekjuöflunaraðila svo þau treysta ekki endilega eins mikið á aðfangakeðju fyrir birgðahald þó að þau gætu þurft að kaupa vörur fyrir tæknitengda þjónustu.
Almennt séð byggist sölukostnaður margra þjónustufyrirtækja á launakostnaði starfsmanna sem veita þjónustuna á klukkutíma fresti þannig að innkaup sem bein kostnaður eru ekki stór þáttur. Hins vegar munu þjónustufyrirtæki venjulega hafa hlutfallslega hærri óbeina kostnað vegna þess að þau sjá venjulega um eigin innkaup sem óbeinan kostnað í gegnum markaðssetningu.
Sérstök atriði
Samkeppnistilboð eru hluti af flestum viðskiptasamningum sem taka þátt í mörgum bjóðendum. Samkeppnisframboð fyrir vörur er venjulega einfaldara en fyrir þjónustu. Innkaup er einnig hugtakið sem notað er til að kaupa vörur og þjónustu fyrir hönd ríkisins sem hefur eigin tilboðsferli og kröfur.
Samkeppnistilboð fyrir allar tegundir af vörum fela almennt í sér tillögur sem lýsa einingarverði, sendingu og afhendingarskilmála. Samkeppnistilboð um innkaup á þjónustu geta verið flóknari þar sem það getur falið í sér margvíslega hluti, þar á meðal einstaklinga sem taka þátt, tækniþjónustu, rekstrarferla, þjónustu við viðskiptavini, þjálfun, þjónustugjöld og fleira.
Í hverju tilviki velur tilboðslögmaður þann birgja sem hann vill vinna með út frá rekstrarlegum viðskiptaþáttum sem og kostnaði. Lögfræðingur ber síðan ábyrgð á að færa útgjöld eftir því hvaða vöru eða þjónustu er samið um. Ríkisstofnanir og stór fyrirtæki geta valið að óska eftir innkaupatillögum árlega eða á áætlun til að tryggja að þau haldi áfram að viðhalda bestu samböndum fyrir fyrirtæki sín.
##Hápunktar
Innkaupakostnaður getur fallið í nokkra mismunandi flokka, allt eftir innkaupaeftirspurn.
Samkeppnistilboð eru venjulega hluti af flestum umfangsmiklum innkaupaferli þar sem margir bjóðendur taka þátt.
Ríkisstjórnir taka einnig þátt í innkaupum frá einkasölum fyrir ýmis verkefni og aðgerðir.
Fyrirtækjakaup krefjast undirbúnings, beiðni og greiðsluafgreiðslu, sem venjulega tekur til nokkurra sviða fyrirtækis.
Innkaup eru ferlið við að kaupa vörur eða þjónustu og er venjulega átt við útgjöld fyrirtækja.
##Algengar spurningar
Eru innkaup það sama og innkaup?
Þó að þau séu svipuð, fjalla innkaup venjulega um að finna birgja og útvega efni, en innkaup fela í sér kostnað og viðskipti sem tengjast því að kaupa þessar vörur eða efni.
Hvað er átt við með innkaupum?
Innkaup eru ferlið sem felst í því að fá eða útvega eitthvað sem þarf. Fyrirtæki afla birgða og hráefnis en stjórnvöld geta keypt verktaka eða þjónustuaðila/
Hverjar eru tegundir innkaupa?
Innkaup geta farið fram á nokkra vegu. Samtök geta lagt fram opið útboð til að leyfa samkeppnishæf tilboð meðal hugsanlegra birgja. Þeir geta einnig takmarkað fjölda bjóðenda eða sett viðmið um hverjir fá að bjóða. Sem valkostur við uppboðsferli getur stofnun farið fram á beiðni um tillögur (RFP), þar sem umsækjendur keppa síðan hver við annan um verð ásamt hæfni. Stundum eru innkaup gerð samkvæmt samningi við einn aðila eða lítinn hóp einkabirgja.
