Anskaffning

Vad är upphandling?

Upphandling är handlingen att erhålla varor eller tjänster, vanligtvis för affärsändamål. Upphandling förknippas oftast med företag eftersom företag behöver beställa tjänster eller köpa varor, vanligtvis i relativt stor skala.

Upphandling avser generellt den slutliga inköpshandlingen, men den kan också inkludera upphandlingsprocessen som helhet, vilket kan vara avgörande för företag som leder fram till deras slutliga inköpsbeslut. Företag kan vara på båda sidor av upphandlingsprocessen som köpare eller säljare, men här fokuserar vi huvudsakligen på det ansökande företagets sida.

Hur upphandling fungerar

Upphandlings- och upphandlingsprocesser kan kräva en betydande del av ett företags resurser att hantera. Inköpsbudgetar ger vanligtvis chefer ett specifikt värde de kan spendera för att anskaffa de varor eller tjänster de behöver. Upphandlingsprocessen är ofta en viktig del av ett företags strategi eftersom förmågan att köpa visst material eller tjänster kan avgöra om verksamheten kommer att vara lönsam.

I många fall kommer upphandlingsprocesser att dikteras av företagsstandarder, ofta centraliserade av kontroller från leverantörsreskontraavdelningen. I upphandlingsprocessen ingår förberedelse och handläggning av en begäran samt slutmottagning och godkännande av betalning.

Övergripande kan detta involvera inköpsplanering, standarder, specifikationer, leverantörsundersökningar, urval, finansiering,. prisförhandlingar och lagerkontroll. Som sådan kan många stora företag behöva stöd från några olika delar av ett företag för framgångsrik upphandling.

###Chief Procurement Officers

Vissa företag kan till och med välja att anställa en inköpschef för att leda dessa ansträngningar. En inköpschef kan övervaka upprättandet av upphandlingsstandarder, arbeta med leverantörsskulder för att säkerställa integrering av upphandlingsstandard och effektiv betalning, och tjäna i upphandlingsteam som fattar upphandlingsbeslut när det finns flera konkurrenskraftiga anbud.

Sammantaget kommer upphandlingskostnaderna att integreras i den ekonomiska redovisningen av ett företag, eftersom upphandling innebär att anskaffa varor och/eller tjänster för verksamhetens intäktsmål.

Övergripande kan upphandling innebära stöd från flera delar av ett företag.

Redovisning för inköp

Upphandlingshanteringen kan delas upp och analyseras från flera vinklar. Företag och branscher kommer att ha olika sätt att hantera upphandlingen av direkta och indirekta kostnader. Varuföretag, jämfört med tjänsteföretag, kommer också att ha olika sätt att hantera kostnader.

Direkt vs. Indirekta upphandlingskostnader

Direkta utgifter avser allt relaterat till kostnaden för sålda varor och produktion, inklusive alla varor som ingår i färdiga produkter. För tillverkande företag kan detta vara allt från råvaror till komponenter och delar. För merchandisingföretag kommer detta att inkludera kostnaden för vilken varor köps från en grossist för försäljning.

För tjänsteföretag kommer direkta kostnader i första hand att vara timarbetskostnaderna för anställda som utför tjänster. Upphandling av poster som hänför sig till kostnaden för sålda varor påverkar direkt ett företags bruttovinst.

Däremot innebär indirekt upphandling icke-produktionsrelaterade inköp. Det är inköp som ett företag använder för att underlätta sin verksamhet. Indirekt upphandling kan innebära ett brett utbud av inköp, inklusive kontorsmaterial, marknadsföringsmaterial, reklamkampanjer, konsulttjänster med mera. Företag kommer i allmänhet att ha olika budgetar och processer för att hantera direkta kostnader jämfört med indirekta kostnader.

###Varor vs. Tjänster Inköpsredovisning

Upphandling är en del av utgiftsprocessen för alla typer av företag, men varu- och tjänsteföretag redovisar intäkter och kostnader olika. Som sådan kommer även redovisning av upphandlade varor att skilja sig från redovisning av upphandlade tjänster.

Företag som fokuserar på varor kommer att behöva hantera upphandlingen av dessa varor som lager. Dessa företag lägger stor vikt vid supply chain management. Tjänstebaserade företag tillhandahåller tjänster som sin primära intäktsgenerator så att de inte nödvändigtvis förlitar sig lika mycket på en leveranskedja för lager även om de kan behöva köpa varor för teknikbaserade tjänster.

I allmänhet är försäljningskostnaden för många tjänsteföretag baserad på timarbetskostnaden för anställda som tillhandahåller tjänsten, så upphandling som en direkt kostnad är inte en viktig faktor. Servicebaserade företag kommer dock vanligtvis att ha relativt högre indirekta kostnader eftersom de vanligtvis hanterar sin egen upphandling som en indirekt kostnad genom marknadsföring.

Särskilda överväganden

Konkurrensutsatt budgivning är en del av de flesta affärsaffärer som involverar flera budgivare. Den konkurrensutsatta anbudsprocessen för varor är vanligtvis mer förenklad än för tjänster. Upphandling är också den term som används för att köpa varor och tjänster på uppdrag av staten som har sina egna anbudsprocesser och krav.

Konkurrensutsatt budgivning för alla typer av varor innebär i allmänhet förslag som specificerar pris per enhet, frakt och leveransvillkor. Konkurrensutsatt budgivning för upphandling av tjänster kan vara mer komplext eftersom det kan involvera en mängd saker, inklusive inblandade individer, tekniska tjänster, operativa rutiner, kundservice, utbildning, serviceavgifter och mer.

I varje enskilt fall väljer anbudsadvokaten den leverantör de vill arbeta med utifrån såväl operativa affärsaspekter som kostnader. Advokaten är sedan ansvarig för att redovisa utgifter beroende på de varor eller tjänster som avtalats om. Statliga myndigheter och stora företag kan välja att begära in upphandlingsförslag på årlig eller schemalagd basis för att säkerställa att de fortsätter att upprätthålla de bästa relationerna för sin verksamhet.

##Höjdpunkter

– Upphandlingskostnader kan delas in i flera olika kategorier, beroende på upphandlingsefterfrågan.

• Konkurrensutsatt budgivning är vanligtvis en del av de flesta storskaliga upphandlingsprocesser som involverar flera anbudsgivare.

– Regeringar engagerar sig också i upphandlingar från privata leverantörer för olika projekt och funktioner.

• Affärsupphandlingar kräver förberedelser, värvning och betalningshantering, vilket vanligtvis involverar flera delar av ett företag.

• Upphandling är processen att köpa varor eller tjänster och är vanligtvis en hänvisning till affärsutgifter.

##FAQ

Är upphandling detsamma som inköp?

Även om de liknar varandra, handlar upphandling vanligtvis om att hitta leverantörer och anskaffa material, medan inköp innebär kostnader och transaktioner relaterade till att köpa dessa varor eller material.

Vad menas med upphandling?

Upphandling är den process som är involverad i att skaffa eller anskaffa något som behövs. Företag skaffar förnödenheter och råvaror, medan regeringar kan upphandla entreprenörer eller tjänsteleverantörer/

Vilka är typerna av upphandling?

Upphandling kan genomföras på flera sätt. Organisationer kan lämna ett öppet anbud för att möjliggöra konkurrenskraftiga anbud mellan potentiella leverantörer. De kan också begränsa antalet budgivare eller fastställa kriterier för vem som får lägga bud. Som ett alternativ till en auktionsprocess kan en organisation begära en begäran om förslag (RFP), där sökande sedan konkurrerar med varandra om pris tillsammans med kompetens. Ibland sker upphandling enligt kontrakt med en enda källa eller liten grupp av exklusiva leverantörer.