برنامج الامتثال
ما هو برنامج الامتثال؟
برنامج الامتثال هو مجموعة من السياسات والإجراءات الداخلية للشركة التي يتم وضعها من أجل الامتثال للقوانين والقواعد واللوائح أو لدعم سمعة الشركة. يقوم فريق الامتثال بفحص القواعد التي وضعتها الهيئات الحكومية ، وإنشاء برنامج الامتثال ، وتنفيذه في جميع أنحاء الشركة ، وفرض الالتزام بالبرنامج.
فهم برامج الامتثال
الجهات التنظيمية المالية الرئيسية في الولايات المتحدة هي مجلس الاحتياطي الفيدرالي ، ولجنة الأوراق المالية والبورصات (SEC) ، وهيئة تنظيم الصناعة المالية (FINRA). لقد وضعت هذه وغيرها متطلبات يجب اتباعها ، عند الاقتضاء وبدرجات متفاوتة ، من قبل البنوك والوسطاء والتجار ومديري الأصول والمؤسسات المالية الأخرى.
ازدادت أهمية برامج الامتثال في الصناعة المالية منذ صدمة الأزمة المالية ، لكن الشكاوى الشديدة من المصرفيين وجدت آذانًا متقبلة للجمهوريين في الحكومة الفيدرالية. كانت هناك جهود متضافرة للتراجع عن اللوائح المصممة لمنع بعض المشاركين في القطاع المالي من المبالغة في تقدير دوافعهم الذاتية ، لكن دفع وجذب السياسة في العاصمة يجعل من غير الواضح ما هي التغييرات ، إن وجدت ، التي ستنتج في النهاية.
من المفترض أن يكون لدى الشركات المتداولة علنًا برامج امتثال قوية لمتابعة المتطلبات التي حددتها لجنة الأوراق المالية والبورصات. على وجه الخصوص ، يجب الالتزام الصارم بمتطلبات التسجيل والمواعيد النهائية. تعد برامج الامتثال مهمة أيضًا ، وإن كانت أقل رسمية ، في الشركات الكبيرة والصغيرة ، العامة أو غير العامة.
في حالة عدم تطبيق متطلبات سلطة تنظيمية ، يتناول برنامج الامتثال للشركة سلوك الموظفين للالتزام بالسياسات الداخلية (على سبيل المثال ، إنفاق أموال الشركة أو معاملة النساء) ، والأهم من ذلك ، الحفاظ على سمعة الشركة بين عملائها والموردين والموظفين وحتى المجتمع الذي يقع فيه النشاط التجاري. لقد ارتفعت مكانة إدارات الانتماء بسبب دورها في إبقاء شركاتها بعيدة عن الماء الساخن مع المنظمين والعملاء والمساهمين ووسائل الإعلام والجمهور العام.
كيفية إنشاء برنامج الامتثال
في حين أنه يمكن أن تكون هناك أنواع مختلفة من برامج الامتثال - تلك الخاصة بمتابعة اللوائح المالية عن كثب أو لضمان خلو مكان العمل من التمييز والتحرش الجنسي - يجب أن يحتوي كل برنامج امتثال على بعض العناصر الأساسية.
بعد إقرار قانون الرعاية الميسرة ، حددت الحكومة سبعة مكونات لبرنامج امتثال قوي لمقدمي الرعاية الصحية. حدد العرض التقديمي العناصر التالية.
السياسات والإجراءات ومعايير السلوك المكتوبة
تتمثل الخطوة الأولى لتنفيذ برنامج الامتثال في التأكد من أن برنامج الامتثال لديك قد حدد سياسات وتوقعات محددة بوضوح. إن السماح للبرنامج المكتوب بأن يكون متاحًا بسهولة لجميع الموظفين ، وتحديث السياسات ومراجعتها بانتظام ، وضمان قيام الموظفين الجدد بمراجعة البرنامج في غضون 90 يومًا من الإعداد ، يعد أمرًا ضروريًا لنجاح برنامج الامتثال.
مراقبة برنامج الامتثال
بمجرد تحديد توقعات البرنامج بوضوح ، ستحتاج إلى تعيين مسؤول أو لجنة امتثال للإشراف على البرنامج. يجب أن يكون لهذا الموظف أو مجموعة الموظفين تاريخ ومعرفة عميقة بالسلوك الأخلاقي ، واعتمادًا على كيفية تنظيم الشركة ، يجب أن يقدم تقاريره مباشرة إلى الرئيس التنفيذي.
التدريب والتعليم
يتمثل أحد الجوانب الحاسمة في تنفيذ برنامج الامتثال في مكان العمل في إنفاق الوقت والمال للتأكد من أن جميع الموظفين على دراية بمجموعة معايير البرنامج الجديدة وتدريبهم بشكل مناسب. يجب أن يشمل ذلك التعيينات الجديدة وكذلك تسجيلات الوصول المتكررة مع جميع الموظفين الحاليين.
إن استضافة اجتماعات سنوية أو ربع سنوية على مستوى الشركة تعالج أي مخاوف أو تحديثات تتعلق ببرنامج الامتثال بالإضافة إلى ضمان إكمال جميع الموظفين الجدد للتدريب على الامتثال في غضون الأشهر القليلة الأولى من العمل سيساعد في الحفاظ على برنامج امتثال ناجح.
فتح خطوط الاتصال
جانب آخر مهم لإدارة برنامج الامتثال الناجح هو التأكد من أن الموظفين في كل مستوى يشعرون أن لديهم وسيلة مفتوحة للتعبير عن أسئلتهم أو مخاوفهم بشأن برنامج الامتثال. يجب أن تسمح برامج الامتثال للموظفين بالإبلاغ عن الانتهاكات ومعالجة القضايا الأخلاقية عبر منصة مجهولة. علاوة على ذلك ، يجب على مسؤولي الامتثال أن يجعلوا أنفسهم متاحين ويمكن التواصل معهم من قبل الموظفين الذين لديهم أسئلة محددة تتعلق ببرنامج الامتثال.
يعد إنشاء مسار اتصال قوي بين أولئك الذين يشرفون على برنامج الامتثال والموظفين الذين يغطيهم أمرًا ضروريًا لضمان الإبلاغ عن الانتهاكات 1) ويمكن منعها في المستقبل.
التدقيق والمراقبة
يجب تطبيق نظام للمراجعة والرصد من أجل قياس فعالية برنامج الامتثال ، وضمان الالتزام باللوائح الخارجية ، وتحديد مخاطر الامتثال. يجب مراجعة برامج الامتثال بانتظام كجزء من العمليات العادية ، ومع ذلك ، يجب أن تخضع أيضًا لتدقيق خارجي رسمي. يجب إجراء التدقيق على أساس سنوي على الأقل. يجب على المدقق تقديم تقرير مكتوب بالنتائج التي توصلوا إليها.
التأديب المستمر
أحد عناصر برنامج الامتثال الفعال هو أنه مطبق بالفعل. يجب أن يتضمن برنامج الامتثال سياسات واضحة ومكتوبة تطبق الإجراءات التأديبية المناسبة على أولئك الذين لا يمتثلون لتوقعات البرنامج وسياساته. يجب تطبيق هذه الإجراءات التأديبية عندما تنشأ المواقف التالية: عدم الامتثال ، والفشل في الكشف عن عدم الامتثال عندما يجب أن توفر العناية الواجبة أدلة واضحة ، والفشل في الإبلاغ عن حالات عدم الامتثال.
كما ترى ، فإن تنفيذ الإجراءات التأديبية اللازمة سيكون أسهل إذا تم الالتزام بالخطوات المذكورة أعلاه ، ولا سيما وجود توقعات محددة بوضوح ، وسياسة الباب المفتوح.
اجراء تصحيحي
أخيرًا ، عند اتباع جميع الخطوات المذكورة أعلاه ، واكتشاف خطر امتثال كبير أو ثغرة أمنية إما من خلال التدقيق أو خرق الامتثال أو المراجعة الداخلية ، يجب على لجنة الامتثال اتخاذ إجراءات حاسمة في الوقت المناسب من شأنها تقليل مخاطر عدم الامتثال .
يسلط الضوء
تحدد برامج الامتثال مجموعة من الإرشادات وأفضل الممارسات التي تضمن أن موظفي الشركة يتبعون جميع القوانين واللوائح ذات الصلة.
تساعد برامج الامتثال الشركات على حماية علامتها التجارية من الفضائح والدعاوى القضائية.
يجب أن يكون لبرنامج الامتثال الفعال سياسات واضحة ، ومسار صحي للتواصل بين الموظفين وأولئك الذين يشرفون على البرنامج ، وألا يخجلوا من اتخاذ الإجراءات التصحيحية عند انتهاك برنامج الامتثال.
