Programma di conformità
Che cos'è un programma di conformità ?
Un programma di conformità è l'insieme di politiche e procedure interne di un'azienda messe in atto per conformarsi a leggi, regole e regolamenti o per difendere la reputazione dell'azienda. Un team di conformità esamina le regole stabilite dagli enti governativi, crea un programma di conformità , lo implementa in tutta l'azienda e fa rispettare il programma.
Comprensione dei programmi di conformitÃ
I principali regolatori finanziari negli Stati Uniti sono la Federal Reserve Board, la Securities and Exchange Commission (SEC) e la Financial Industry Regulatory Authority (FINRA). Questi e altri hanno stabilito requisiti che devono essere seguiti, ove applicabile ea vari livelli, da banche, intermediari, gestori patrimoniali e altre istituzioni finanziarie.
I programmi di conformità hanno acquisito importanza nel settore finanziario dopo lo shock della crisi finanziaria,. ma le veementi lamentele dei banchieri hanno trovato orecchie ricettive dei repubblicani nel governo federale. Ci sono stati sforzi concertati per annullare le normative progettate per impedire ad alcuni partecipanti del settore finanziario di esagerare con i loro impulsi egoistici, ma la spinta e l'attrazione della politica a Washington non è chiaro quali cambiamenti, se del caso, ne risulteranno alla fine.
Le società quotate in borsa dovrebbero avere solidi programmi di conformità per seguire i requisiti stabiliti dalla SEC. In particolare, devono essere rigorosamente rispettati i requisiti e le scadenze di deposito. Anche i programmi di conformità sono importanti, sebbene meno formali, in aziende grandi e piccole, pubbliche o non pubbliche.
Laddove non si applicano i requisiti di un'autorità di regolamentazione, un programma di conformità di un'azienda affronta la condotta dei dipendenti di attenersi alle politiche interne (ad esempio, spesa di fondi aziendali o trattamento delle donne) e, cosa più importante, di mantenere la reputazione dell'azienda tra i suoi clienti , fornitori, dipendenti e persino la comunità in cui si trova l'azienda. I dipartimenti di conformità sono aumentati di statura grazie al loro ruolo nel tenere le loro aziende fuori dall'acqua calda con le autorità di regolamentazione, i clienti, gli azionisti, i media e il pubblico in generale.
Come creare un programma di conformitÃ
Sebbene possano esistere diversi tipi di programmi di conformità , quelli per seguire da vicino le normative finanziarie o per garantire che un posto di lavoro sia privo di discriminazioni e molestie sessuali, ogni programma di conformità dovrebbe avere alcuni elementi chiave.
Dopo l'approvazione dell'Affordable Care Act, il governo ha delineato sette componenti di un forte programma di conformità per gli operatori sanitari. La presentazione ha individuato i seguenti elementi.
Politiche, procedure e standard di condotta scritti
Il primo passo per implementare un programma di conformità è assicurarsi che il programma di conformità abbia politiche e aspettative chiaramente definite. Consentire al programma scritto di essere prontamente disponibile per tutti i dipendenti, aggiornare e rivedere regolarmente le politiche e garantire che i nuovi assunti rivedano il programma entro 90 giorni dall'onboarding sono essenziali per il successo di un programma di conformità .
Supervisione del programma di conformitÃ
Una volta che le aspettative del programma sono chiaramente definite, dovrai assegnare un responsabile della conformità o un comitato di conformità per supervisionare il programma. Questo dipendente o gruppo di dipendenti dovrebbe avere una storia e una profonda conoscenza del comportamento etico e, a seconda di come è strutturata l'azienda, dovrebbe riferire direttamente al CEO.
Formazione e istruzione
Un aspetto cruciale dell'implementazione di un programma di conformità sul posto di lavoro è spendere tempo e denaro per garantire che tutti i dipendenti siano familiari e adeguatamente formati alla nuova serie di standard del programma. Ciò dovrebbe includere nuove assunzioni e frequenti check-in con tutti i dipendenti attuali.
L'organizzazione di riunioni aziendali annuali o trimestrali che affrontano eventuali dubbi o aggiornamenti relativi al programma di conformità , oltre a garantire che tutti i nuovi dipendenti completino la formazione sulla conformità entro i primi mesi di lavoro, aiuterà a mantenere un programma di conformità di successo.
Aprire le linee di comunicazione
Un altro aspetto importante dell'esecuzione di un programma di conformità di successo è assicurarsi che i dipendenti a tutti i livelli sentano di avere una strada aperta per esprimere le loro domande o preoccupazioni sul programma di conformità . I programmi di conformità dovrebbero consentire ai dipendenti di segnalare violazioni e affrontare questioni etiche tramite una piattaforma anonima. Inoltre, i responsabili della conformità dovrebbero rendersi disponibili e avvicinarsi ai dipendenti che hanno domande specifiche sul programma di conformità .
Stabilire un solido percorso di comunicazione tra coloro che sovrintendono al programma di conformità e i dipendenti che copre è essenziale per garantire che le violazioni 1) vengano segnalate e possono essere prevenute in futuro.
Audit e monitoraggio
Dovrebbe essere implementato un sistema di auditing e monitoraggio al fine di misurare l'efficacia del programma di conformità , garantire l'aderenza alle normative esterne e identificare i rischi di conformità . I programmi di conformità dovrebbero essere riesaminati regolarmente nell'ambito delle normali operazioni, tuttavia, dovrebbero anche essere soggetti a un audit esterno formale. Un audit dovrebbe essere effettuato almeno su base annuale. Il revisore deve fornire una relazione scritta sulle proprie conclusioni.
Disciplina coerente
Un elemento di un programma di conformità efficace è che viene effettivamente applicato. Il programma di conformità dovrebbe includere politiche scritte chiare che applichino adeguate azioni disciplinari a coloro che non rispettano le aspettative e le politiche del programma. Tali azioni disciplinari dovrebbero applicarsi quando si verificano le seguenti situazioni: non conformità , mancata individuazione della non conformità quando la due diligence avrebbe dovuto fornire indizi evidenti e mancata segnalazione di casi di non conformità .
Come si può vedere, l'applicazione delle necessarie azioni disciplinari sarà facilitata se si rispettano i passaggi precedenti, in particolare con aspettative ben definite e una politica della porta aperta.
Azione correttiva
Infine, quando tutti i passaggi precedenti sono stati seguiti e un rischio di conformità o una vulnerabilità significativi è stato scoperto attraverso un audit, una violazione della conformità o una revisione interna, il comitato per la conformità dovrebbe intraprendere un'azione tempestiva e decisiva che riduca il rischio di non conformità .
Mette in risalto
I programmi di conformità delineano una serie di linee guida e migliori pratiche che garantiscono che i dipendenti di un'azienda rispettino tutte le leggi e i regolamenti pertinenti.
I programmi di conformità aiutano le aziende a proteggere il proprio marchio da scandali e azioni legali.
Un programma di conformità efficace dovrebbe avere politiche chiare, un percorso di comunicazione salutare tra i dipendenti e coloro che supervisionano il programma e non esitare a intraprendere azioni correttive quando il programma di conformità viene violato.
