Efterlevnadsprogram

Vad är ett efterlevnadsprogram?

Ett efterlevnadsprogram är ett företags uppsättning interna policyer och procedurer som införts för att följa lagar, regler och förordningar eller för att upprätthålla företagets rykte. Ett efterlevnadsteam undersöker reglerna som ställts upp av statliga organ, skapar ett efterlevnadsprogram, implementerar det i hela företaget och upprätthåller efterlevnaden av programmet.

Förstå efterlevnadsprogram

De viktigaste finansiella tillsynsmyndigheterna i USA är Federal Reserve Board, Securities and Exchange Commission (SEC) och Financial Industry Regulatory Authority (FINRA). Dessa och andra har fastställt krav som måste följas, där så är tillämpligt och i varierande grad, av banker, mäklare-handlare, kapitalförvaltare och andra finansiella institutioner.

Efterlevnadsprogram har ökat i betydelse i finansbranschen sedan finanskrisens chocken , men häftiga klagomål från bankirer har funnit mottagliga öron hos republikaner i den federala regeringen. Det har gjorts samordnade ansträngningar för att rulla tillbaka regler som är utformade för att hålla vissa deltagare i finanssektorn från att överspela sina egenintressen, men politikens push och pull i DC gör det oklart vilka förändringar, om några, som i slutändan kommer att resultera.

Börsnoterade företag ska ha robusta efterlevnadsprogram för att följa krav som ställs av SEC. Framför allt måste ansökningskrav och tidsfrister följas strikt. Efterlevnadsprogram är också viktiga, om än mindre formella, hos stora och små företag, offentliga eller icke-offentliga.

Där krav från en tillsynsmyndighet inte gäller, tar ett företags efterlevnadsprogram upp de anställdas uppförande för att följa interna policyer (t.ex. att spendera företagens medel eller behandling av kvinnor) och, ännu viktigare, att upprätthålla företagets rykte bland sina kunder , leverantörer, anställda och till och med samhället där företaget finns. Efterlevnadsavdelningar har ökat i anseende på grund av deras roll i att hålla sina företag borta från varmvatten med tillsynsmyndigheter, kunder, aktieägare, media och allmänheten.

Hur man skapar ett efterlevnadsprogram

Även om det kan finnas olika typer av efterlevnadsprogram – de för att noga följa ekonomiska regler eller för att säkerställa att en arbetsplats är fri från diskriminering och sexuella trakasserier – bör varje efterlevnadsprogram ha några nyckelelement.

Efter antagandet av Affordable Care Act skisserade regeringen sju komponenter i ett starkt efterlevnadsprogram för vårdgivare. Presentationen identifierade följande element.

Skriftliga policyer, procedurer och uppförandenormer

Det första steget för att implementera ett efterlevnadsprogram är att se till att ditt efterlevnadsprogram har tydligt definierade policyer och förväntningar. Att låta det skrivna programmet vara lättillgängligt för alla anställda, regelbundet uppdatera och granska policyerna och se till att nyanställda granskar programmet inom 90 dagar efter introduktionen är avgörande för att ett efterlevnadsprogram ska lyckas.

Tillsyn av efterlevnadsprogram

När förväntningarna på programmet är tydligt definierade måste du utse en efterlevnadsansvarig eller efterlevnadskommitté för att övervaka programmet. Denna anställd eller grupp av anställda bör ha en historia och djup kunskap om etiskt beteende och, beroende på hur företaget är uppbyggt, rapportera direkt till VD.

Träning och utbildning

En avgörande aspekt av att implementera ett efterlevnadsprogram på arbetsplatsen är att spendera tid och pengar för att säkerställa att alla anställda är bekanta med och är utbildade i programmets nya uppsättning standarder. Detta bör innefatta nyanställningar samt täta incheckningar med alla nuvarande anställda.

Att vara värd för årliga eller kvartalsvisa företagsomfattande möten som tar upp eventuella problem eller uppdateringar angående efterlevnadsprogrammet samt att se till att alla nyanställda genomför efterlevnadsutbildningen inom sina första månader av anställningen kommer att bidra till att upprätthålla ett framgångsrikt efterlevnadsprogram.

Öppnar kommunikationslinjerna

En annan viktig aspekt av att driva ett framgångsrikt efterlevnadsprogram är att se till att anställda på alla nivåer känner att de har en öppen väg att uttrycka sina frågor eller bekymmer om efterlevnadsprogrammet. Efterlevnadsprogram bör tillåta anställda att rapportera överträdelser och ta itu med etiska frågor via en anonym plattform. Dessutom bör efterlevnadsansvariga göra sig tillgängliga och tillgängliga för anställda som har specifika frågor angående efterlevnadsprogrammet.

Att etablera en solid kommunikationsväg mellan dem som övervakar efterlevnadsprogrammet och de anställda som det omfattar är avgörande för att säkerställa att överträdelser 1) rapporteras och kan förhindras i framtiden.

Revision och övervakning

Ett system för revision och övervakning bör implementeras för att mäta effektiviteten av efterlevnadsprogrammet, säkerställa efterlevnad av externa bestämmelser och identifiera efterlevnadsrisker. Efterlevnadsprogram bör ses över regelbundet som en del av normal verksamhet, men de bör också bli föremål för en formell extern revision. En revision bör utföras minst en gång per år. Revisorn bör lämna en skriftlig rapport om sina iakttagelser.

Konsekvent disciplin

En del av ett effektivt efterlevnadsprogram är att det faktiskt upprätthålls. Efterlevnadsprogrammet bör innehålla tydliga, skriftliga policyer som tillämpar lämpliga disciplinära åtgärder mot dem som inte följer programmets förväntningar och policyer. Dessa disciplinära åtgärder bör tillämpas när följande situationer uppstår: bristande efterlevnad, underlåtenhet att upptäcka bristande efterlevnad när due diligence borde ha gett uppenbara ledtrådar och underlåtenhet att rapportera fall av bristande efterlevnad.

Som du kan se kommer det att bli lättare att genomföra de nödvändiga disciplinära åtgärderna om ovanstående steg, särskilt med tydligt definierade förväntningar och en öppen dörr-policy, följs.

Korrigerande åtgärder

Slutligen, när alla ovanstående steg har följts och en betydande efterlevnadsrisk eller sårbarhet upptäcks antingen genom en revision, överträdelse av efterlevnad eller intern granskning, bör efterlevnadskommittén vidta snabba, beslutsamma åtgärder som minskar risken för bristande efterlevnad .

Höjdpunkter

• Efterlevnadsprogram beskriver en uppsättning riktlinjer och bästa praxis som säkerställer att ett företags anställda följer alla relevanta lagar och förordningar.

• Efterlevnadsprogram hjälper företag att skydda sitt varumärke från skandaler och stämningar.

– Ett effektivt efterlevnadsprogram bör ha tydliga policyer, en sund kommunikationsväg mellan anställda och de som övervakar programmet, och inte dra sig undan från att vidta korrigerande åtgärder när efterlevnadsprogrammet bryts.