Fylgniáætlun

Hvað er samræmisáætlun?

Fylgniáætlun er innri stefnu og verklagsreglur fyrirtækis sem settar eru upp til að fara að lögum, reglum og reglugerðum eða til að viðhalda orðspori fyrirtækisins. Regluteymi skoðar reglurnar sem settar eru fram af opinberum aðilum, býr til reglufylgniáætlun, innleiðir það í öllu fyrirtækinu og framfylgir því að áætluninni sé fylgt.

Skilningur á samræmisáætlunum

Helstu fjármálaeftirlitsstofnanir í Bandaríkjunum eru seðlabankaráð, Securities and Exchange Commission (SEC) og Financial Industry Regulatory Authority (FINRA). Þessar og fleiri hafa settar kröfur sem bankar, miðlarar, eignastýringar og aðrar fjármálastofnanir þurfa að fylgja, þar sem við á og í mismiklum mæli.

Fylgniáætlanir hafa vaxið að mikilvægi í fjármálageiranum eftir áfallið í fjármálakreppunni,. en harðar kvartanir bankamanna hafa fundið móttækileg eyru repúblikana í alríkisstjórninni. Samræmdar tilraunir hafa verið gerðar til að draga til baka reglugerðir sem ætlað er að koma í veg fyrir að sumir þátttakendur í fjármálageiranum ofspili eiginhagsmunahugsun sína, en ýta og draga úr stjórnmálum í DC gera það óljóst hvaða breytingar, ef einhverjar, munu að lokum leiða til.

Fyrirtæki í almennum viðskiptum eiga að vera með öflugt samræmisáætlanir til að fylgja kröfum sem settar eru fram af SEC. Sérstaklega þarf að fylgja umsóknarkröfum og fresti nákvæmlega. Fylgniáætlanir eru einnig mikilvægar, þó þær séu síður formlegar, hjá stórum og smáum fyrirtækjum, opinberum eða óopinberum.

Þar sem kröfur eftirlitsyfirvalda eiga ekki við, fjallar áætlun fyrirtækis um regluvörslu um hegðun starfsmanna til að fylgja innri stefnu (td að eyða fjármunum fyrirtækja eða meðferð á konum) og, það sem er mikilvægara, að viðhalda orðspori fyrirtækisins meðal viðskiptavina sinna. , birgja, starfsmenn og jafnvel samfélagið þar sem fyrirtækið er staðsett. Eftirlitsdeildir hafa hækkað í vexti vegna hlutverks þeirra í að halda fyrirtækjum sínum frá heitu vatni hjá eftirlitsaðilum, viðskiptavinum, hluthöfum og fjölmiðlum og almenningi.

Hvernig á að búa til samræmisáætlun

Þó að það geti verið mismunandi gerðir af regluvörsluáætlanum - þau til að fylgja vel eftir fjármálareglum eða til að tryggja að vinnustaður sé laus við mismunun og kynferðislega áreitni - ætti sérhver reglufylgniáætlun að hafa nokkra lykilþætti.

Eftir samþykkt laga um affordable Care lýsti ríkisstjórnin sjö þáttum í öflugu samræmisáætlun fyrir heilbrigðisstarfsmenn. Í erindinu kom fram eftirfarandi atriði.

Skriflegar reglur, verklagsreglur og hegðunarreglur

Fyrsta skrefið til að innleiða reglufylgni er að tryggja að fylgniáætlunin þín hafi skýrt skilgreindar stefnur og væntingar. Að leyfa skriflega áætluninni að vera aðgengileg fyrir alla starfsmenn, uppfæra og endurskoða reglurnar reglulega og tryggja að nýráðnir endurskoði áætlunina innan 90 daga frá því að farið er um borð er nauðsynlegt til að regluverkið nái árangri.

Eftirlit með reglufylgni

Þegar væntingar áætlunarinnar eru skýrt skilgreindar þarftu að úthluta regluvörð eða reglunefnd til að hafa umsjón með áætluninni. Þessi starfsmaður eða hópur starfsmanna ætti að hafa sögu og djúpa þekkingu á siðferðilegri hegðun og ætti, eftir því hvernig fyrirtækið er uppbyggt, að heyra beint undir forstjóra.

Þjálfun og menntun

Mikilvægur þáttur í innleiðingu reglufylgniáætlunar á vinnustað er að eyða tíma og peningum til að tryggja að allir starfsmenn séu kunnugir og þjálfaðir á viðeigandi hátt í samræmi við nýja staðla áætlunarinnar. Þetta ætti að fela í sér nýráðningar sem og tíðar innritunir hjá öllum núverandi starfsmönnum.

Að hýsa árlega eða ársfjórðungslega fundi um allt fyrirtæki sem fjalla um allar áhyggjur eða uppfærslur varðandi regluvörsluáætlunina ásamt því að tryggja að allir nýir starfsmenn ljúki reglufylgniþjálfuninni á fyrstu mánuðum þeirra í starfi mun hjálpa til við að viðhalda farsælu reglufylgniáætlun.

Opnun samskiptaleiða

Annar mikilvægur þáttur í að keyra farsælt reglufylgni er að tryggja að starfsmenn á öllum stigum telji að þeir hafi opna möguleika til að tjá spurningar sínar eða áhyggjur af regluvörslukerfinu. Fylgniáætlanir ættu að gera starfsmönnum kleift að tilkynna brot og taka á siðferðilegum atriðum í gegnum nafnlausan vettvang. Jafnframt ættu regluverðir að gera sig aðgengilega og aðgengilega starfsmenn sem hafa sérstakar spurningar varðandi regluvörslukerfið.

Að koma á traustri samskiptaleið milli þeirra sem hafa umsjón með reglufylgniáætluninni og starfsmanna sem hún nær til er nauðsynlegt til að tryggja að brot 1) verði tilkynnt og hægt er að koma í veg fyrir það í framtíðinni.

Endurskoðun og eftirlit

Innleiða skal endurskoðunar- og eftirlitskerfi til að mæla skilvirkni regluvarðaráætlunarinnar, tryggja að farið sé að utanaðkomandi reglum og greina fylgniáhættu. Fylgniáætlanir ættu að vera endurskoðaðar reglulega sem hluta af venjulegum rekstri, en þær ættu einnig að vera háðar formlegri ytri endurskoðun. Endurskoðun ætti að fara fram að minnsta kosti árlega. Endurskoðandi skal leggja fram skriflega skýrslu um niðurstöður sínar.

Stöðugur agi

Einn þáttur í skilvirku samræmisáætlun er að því er í raun framfylgt. Fylgniáætlunin ætti að innihalda skýrar, skrifaðar stefnur sem beita viðeigandi agaaðgerðum gagnvart þeim sem ekki uppfylla væntingar og stefnur áætlunarinnar. Þessar agaviðurlög ættu að beita þegar eftirfarandi aðstæður koma upp: vanefndir, bilun í að uppgötva vanefndir þegar áreiðanleikakönnun hefði átt að gefa augljósar vísbendingar og vanræksla á að tilkynna tilvik um vanefndir.

Eins og þú sérð verður auðveldara að framfylgja nauðsynlegum agaaðgerðum ef farið er eftir ofangreindum skrefum, sérstaklega að hafa skýrt skilgreindar væntingar og stefnu um opnar dyr.

Aðgerð til úrbóta

Að lokum, þegar öllum ofangreindum skrefum hefur verið fylgt, og veruleg áhætta eða varnarleysi uppgötvast annaðhvort með endurskoðun, reglubroti eða innri endurskoðun, ætti regluvarðanefndin að grípa til tímanlegra, afgerandi aðgerða sem draga úr hættu á að farið sé ekki að reglunum. .

Hápunktar

• Fylgniáætlanir gera grein fyrir leiðbeiningum og bestu starfsvenjum sem tryggja að starfsmenn fyrirtækis fylgi öllum viðeigandi lögum og reglum.

• Fylgniáætlanir hjálpa fyrirtækjum að vernda vörumerki sitt gegn hneyksli og málaferlum.

• Árangursrík regluvörsluáætlun ætti að hafa skýrar stefnur, heilbrigða samskiptaleið milli starfsmanna og þeirra sem hafa umsjón með áætluninni og ekki skorast undan að grípa til úrbóta þegar farið er í bága með regluvarðaáætlunina.