Programa de cumplimiento
¿Qué es un programa de cumplimiento?
Un programa de cumplimiento es el conjunto de políticas y procedimientos internos de una empresa que se implementan para cumplir con las leyes, normas y reglamentos o para mantener la reputación de la empresa. Un equipo de cumplimiento examina las reglas establecidas por los organismos gubernamentales, crea un programa de cumplimiento, lo implementa en toda la empresa y hace cumplir el programa.
Comprender los programas de cumplimiento
Los principales reguladores financieros en los Estados Unidos son la Junta de la Reserva Federal, la Comisión de Bolsa y Valores (SEC) y la Autoridad Reguladora de la Industria Financiera (FINRA). Estos y otros han establecido requisitos que deben ser cumplidos, en su caso y en diversos grados, por los bancos, casas de bolsa, administradores de activos y otras instituciones financieras.
Los programas de cumplimiento han crecido en importancia en la industria financiera desde el impacto de la crisis financiera,. pero las vehementes quejas de los banqueros han encontrado oídos receptivos de los republicanos en el gobierno federal. Ha habido esfuerzos concertados para hacer retroceder las regulaciones diseñadas para evitar que algunos participantes en el sector financiero exageren sus impulsos egoístas, pero el tira y afloja de la política en DC hace que no quede claro qué cambios, si los hay, resultarán en última instancia.
Se supone que las empresas que cotizan en bolsa tienen programas de cumplimiento sólidos para seguir los requisitos establecidos por la SEC. En particular, se deben cumplir estrictamente los requisitos de presentación y los plazos. Los programas de cumplimiento también son importantes, aunque menos formales, en empresas grandes y pequeñas, públicas o no públicas.
Cuando no se aplican los requisitos de una autoridad reguladora, un programa de cumplimiento de una empresa aborda la conducta de los empleados para cumplir con las políticas internas (por ejemplo, gastar fondos corporativos o tratar a las mujeres) y, lo que es más importante, para mantener la reputación de la empresa entre sus clientes. , proveedores, empleados e incluso la comunidad donde se encuentra el negocio. Los departamentos de cumplimiento han aumentado en estatura debido a su función de mantener a sus empresas fuera de problemas con los reguladores, clientes, accionistas y los medios de comunicación y el público en general.
Cómo crear un programa de cumplimiento
Si bien puede haber diferentes tipos de programas de cumplimiento, aquellos para seguir de cerca las regulaciones financieras o para garantizar que un lugar de trabajo esté libre de discriminación y acoso sexual, cada programa de cumplimiento debe tener algunos elementos clave.
Después de la aprobación de la Ley del Cuidado de Salud a Bajo Precio, el gobierno describió siete componentes de un sólido programa de cumplimiento para los proveedores de atención médica. La presentación identificó los siguientes elementos.
Políticas escritas, procedimientos y normas de conducta
El primer paso para implementar un programa de cumplimiento es asegurarse de que su programa de cumplimiento tenga políticas y expectativas claramente definidas. Permitir que el programa escrito esté fácilmente disponible para todos los empleados, actualizar y revisar periódicamente las políticas y garantizar que los nuevos empleados revisen el programa dentro de los 90 días posteriores a la incorporación son esenciales para el éxito de un programa de cumplimiento.
Supervisión del programa de cumplimiento
Una vez que las expectativas del programa estén claramente definidas, deberá asignar un oficial de cumplimiento o un comité de cumplimiento para supervisar el programa. Este empleado o grupo de empleados debe tener un historial y un conocimiento profundo del comportamiento ético y, dependiendo de cómo esté estructurada la empresa, debe reportar directamente al Gerente General.
Entrenamiento y educación
Un aspecto crucial de la implementación de un programa de cumplimiento en el lugar de trabajo es gastar tiempo y dinero para garantizar que todos los empleados estén familiarizados y debidamente capacitados con el nuevo conjunto de estándares del programa. Esto debe incluir nuevas contrataciones, así como controles frecuentes con todos los empleados actuales.
Organizar reuniones anuales o trimestrales de toda la empresa que aborden cualquier inquietud o actualización con respecto al programa de cumplimiento, así como garantizar que todos los empleados nuevos completen la capacitación sobre cumplimiento dentro de sus primeros meses de empleo ayudará a mantener un programa de cumplimiento exitoso.
Abriendo las Líneas de Comunicación
Otro aspecto importante de ejecutar un programa de cumplimiento exitoso es asegurarse de que los empleados de todos los niveles sientan que tienen una vía abierta para expresar sus preguntas o inquietudes sobre el programa de cumplimiento. Los programas de cumplimiento deben permitir que los empleados informen violaciones y aborden problemas éticos a través de una plataforma anónima. Además, los oficiales de cumplimiento deben estar disponibles y accesibles para los empleados que tengan preguntas específicas sobre el programa de cumplimiento.
Establecer un camino sólido de comunicación entre quienes supervisan el programa de cumplimiento y los empleados que cubre es esencial para garantizar que las infracciones 1) sean denunciadas y puedan prevenirse en el futuro.
Auditoría y Monitoreo
Se debe implementar un sistema de auditoría y monitoreo para medir la efectividad del programa de cumplimiento, garantizar el cumplimiento de las regulaciones externas e identificar los riesgos de cumplimiento. Los programas de cumplimiento deben revisarse regularmente como parte de las operaciones normales; sin embargo, también deben estar sujetos a una auditoría externa formal. Se debe realizar una auditoría al menos una vez al año. El auditor debe proporcionar un informe escrito de sus hallazgos.
Disciplina consistente
Un elemento de un programa de cumplimiento efectivo es que realmente se haga cumplir. El programa de cumplimiento debe incluir políticas claras y escritas que apliquen las acciones disciplinarias apropiadas a aquellos que no cumplan con las expectativas y políticas del programa. Estas acciones disciplinarias deben aplicarse cuando se presenten las siguientes situaciones: incumplimiento, falta de detección del incumplimiento cuando la diligencia debida debería haber proporcionado pistas obvias y falta de notificación de casos de incumplimiento.
Como puede ver, la aplicación de las medidas disciplinarias necesarias será más fácil si se cumplen los pasos anteriores, en particular, tener expectativas claramente definidas y una política de puertas abiertas.
Acción correctiva
Finalmente, cuando se hayan seguido todos los pasos anteriores y se descubra un riesgo de cumplimiento significativo o una vulnerabilidad, ya sea a través de una auditoría, un incumplimiento de cumplimiento o una revisión interna, el comité de cumplimiento debe tomar medidas oportunas y decisivas que reduzcan el riesgo de incumplimiento. .
Reflejos
Los programas de cumplimiento describen un conjunto de pautas y mejores prácticas que garantizan que los empleados de una empresa cumplan con todas las leyes y reglamentaciones pertinentes.
Los programas de cumplimiento ayudan a las corporaciones a proteger su marca de escándalos y demandas.
Un programa de cumplimiento efectivo debe tener políticas claras, un camino saludable de comunicación entre los empleados y quienes supervisan el programa, y no rehuir tomar medidas correctivas cuando se incumple el programa de cumplimiento.
