Overholdelsesprogram

Hvad er et overholdelsesprogram?

Et overholdelsesprogram er en virksomheds sæt af interne politikker og procedurer, der er på plads for at overholde love, regler og regler eller for at opretholde virksomhedens omdømme. Et overholdelsesteam undersøger reglerne fastsat af statslige organer, opretter et overholdelsesprogram, implementerer det i hele virksomheden og håndhæver overholdelse af programmet.

Forstå compliance-programmer

De vigtigste finansielle tilsynsmyndigheder i USA er Federal Reserve Board, Securities and Exchange Commission (SEC) og Financial Industry Regulatory Authority (FINRA). Disse og andre har etableret krav, som skal følges, hvor det er relevant og i varierende grad, af banker, mæglere, kapitalforvaltere og andre finansielle institutioner.

Overholdelsesprogrammer er vokset i betydning i den finansielle industri siden finanskrisens chok,. men voldsomme klager fra bankfolk har fundet modtagelige ører hos republikanerne i den føderale regering. Der har været samordnede bestræbelser på at rulle regler tilbage, der er designet til at holde nogle deltagere i den finansielle sektor fra at overspille deres egeninteresserede drifter, men skub og træk fra politikken i DC gør det uklart, hvilke ændringer, hvis nogen, der i sidste ende vil resultere.

Børsnoterede virksomheder formodes at have robuste overholdelsesprogrammer for at følge kravene fastsat af SEC. Især skal ansøgningskrav og frister nøje overholdes. Overholdelsesprogrammer er også vigtige, men mindre formelle, hos store og små virksomheder, offentlige eller ikke-offentlige.

Hvor krav fra en tilsynsmyndighed ikke gælder, omhandler et overholdelsesprogram for en virksomhed medarbejdernes adfærd for at overholde interne politikker (f.eks. at bruge virksomhedens midler eller behandling af kvinder) og, endnu vigtigere, at bevare virksomhedens omdømme blandt sine kunder , leverandører, medarbejdere og endda det samfund, hvor virksomheden er placeret. Overholdelsesafdelinger er steget i statur på grund af deres rolle i at holde deres virksomheder ude af varmt vand med tilsynsmyndigheder, kunder, aktionærer og medierne og den brede offentlighed.

Sådan opretter du et overholdelsesprogram

Selvom der kan være forskellige typer af compliance-programmer – dem til nøje at følge finansielle bestemmelser eller til at sikre en arbejdsplads er fri for diskrimination og seksuel chikane – bør hvert compliance-program have nogle få nøgleelementer.

Efter vedtagelsen af Affordable Care Act skitserede regeringen syv komponenter i et stærkt overholdelsesprogram for sundhedsudbydere. Præsentationen identificerede følgende elementer.

Skriftlige politikker, procedurer og adfærdsstandarder

Det første skridt til at implementere et overholdelsesprogram er at sikre, at dit overholdelsesprogram har klart definerede politikker og forventninger. At tillade det skriftlige program at være let tilgængeligt for alle medarbejdere, regelmæssig opdatering og revision af politikkerne og sikring af, at nye medarbejdere gennemgår programmet inden for 90 dage efter onboarding er afgørende for et overholdelsesprograms succes.

Overvågning af overholdelsesprogram

Når forventningerne til programmet er klart defineret, skal du udpege en compliance officer eller compliance-komité til at føre tilsyn med programmet. Denne medarbejder eller gruppe af medarbejdere bør have en historik og dyb viden om etisk adfærd, og afhængigt af hvordan virksomheden er struktureret, skal den rapportere direkte til den administrerende direktør.

Træning og uddannelse

Et afgørende aspekt ved at implementere et overholdelsesprogram på arbejdspladsen er at bruge tid og penge på at sikre, at alle medarbejdere er fortrolige og behørigt uddannet til programmets nye sæt af standarder. Dette bør omfatte nyansættelser samt hyppige check-in med alle nuværende medarbejdere.

Afholdelse af årlige eller kvartalsvise møder i hele virksomheden, der behandler eventuelle bekymringer eller opdateringer vedrørende compliance-programmet samt sikring af, at alle nye medarbejdere gennemfører compliance-træningen inden for deres første par måneder af ansættelsen, vil hjælpe med at opretholde et vellykket compliance-program.

Åbning af kommunikationslinjerne

Et andet vigtigt aspekt ved at køre et vellykket overholdelsesprogram er at sikre, at medarbejdere på alle niveauer føler, at de har en åben vej til at udtrykke deres spørgsmål eller bekymringer om overholdelsesprogrammet. Overholdelsesprogrammer bør give medarbejdere mulighed for at rapportere overtrædelser og løse etiske problemer via en anonym platform. Ydermere bør compliance officerer gøre sig tilgængelige og tilgængelige for medarbejdere, der har specifikke spørgsmål vedrørende compliance-programmet.

Etablering af en solid kommunikationsvej mellem dem, der fører tilsyn med compliance-programmet, og de medarbejdere, det dækker, er afgørende for at sikre, at brud 1) bliver rapporteret og kan forhindres i fremtiden.

Revision og overvågning

Et system for revision og overvågning bør implementeres for at måle effektiviteten af overholdelsesprogrammet, sikre overholdelse af eksterne regler og identificere overholdelsesrisici. Overholdelsesprogrammer bør gennemgås regelmæssigt som en del af normal drift, men de bør også være genstand for en formel ekstern revision. En revision bør udføres mindst på årsbasis. Revisor skal afgive en skriftlig rapport om deres resultater.

Konsekvent Disciplin

Et element i et effektivt overholdelsesprogram er, at det faktisk håndhæves. Overholdelsesprogrammet bør omfatte klare, skriftlige politikker, der anvender passende disciplinære handlinger over for dem, der ikke overholder programmets forventninger og politikker. Disse disciplinære handlinger bør gælde, når følgende situationer opstår: manglende overholdelse, manglende opdagelse af manglende overholdelse, når due diligence burde have givet åbenlyse spor, og undladelse af at rapportere tilfælde af manglende overholdelse.

Som du kan se, vil det blive lettere at håndhæve de nødvendige disciplinære handlinger, hvis ovenstående trin, især med klart definerede forventninger og en åben dør-politik, overholdes.

Korrigerende handling

Endelig, når alle ovennævnte trin er blevet fulgt, og der opdages en betydelig compliancerisiko eller sårbarhed enten gennem en revision, compliance-brud eller intern gennemgang, bør compliance-udvalget træffe rettidig og beslutsom handling, der vil reducere risikoen for manglende overholdelse .

Højdepunkter

• Overholdelsesprogrammer skitserer et sæt retningslinjer og bedste praksis, der sikrer, at en virksomheds medarbejdere følger alle relevante love og regler.

• Overholdelsesprogrammer hjælper virksomheder med at beskytte deres brand mod skandaler og retssager.

• Et effektivt compliance-program bør have klare politikker, en sund kommunikationsvej mellem medarbejdere og dem, der overvåger programmet, og ikke vige tilbage fra at træffe korrigerende handlinger, når compliance-programmet overtrædes.