Programme de conformité
Qu'est-ce qu'un programme de conformité ?
Un programme de conformité est un ensemble de politiques et de procédures internes d'une entreprise mises en place afin de se conformer aux lois, règles et réglementations ou de préserver la réputation de l'entreprise. Une équipe de conformité examine les règles établies par les organismes gouvernementaux, crée un programme de conformité, le met en œuvre dans toute l'entreprise et fait respecter le programme.
Comprendre les programmes de conformité
Les principaux régulateurs financiers aux États-Unis sont le Federal Reserve Board, la Securities and Exchange Commission (SEC) et la Financial Industry Regulatory Authority (FINRA). Celles-ci et d'autres ont établi des exigences qui doivent être respectées, le cas échéant et à des degrés divers, par les banques, les courtiers, les gestionnaires d'actifs et les autres institutions financières.
Les programmes de conformité ont pris de l'importance dans le secteur financier depuis le choc de la crise financière,. mais les plaintes véhémentes des banquiers ont trouvé des oreilles réceptives chez les républicains au sein du gouvernement fédéral. Des efforts concertés ont été déployés pour faire reculer les réglementations conçues pour empêcher certains acteurs du secteur financier de surjouer leurs désirs égoïstes, mais la poussée et l'attraction de la politique à DC ne permettent pas de savoir quels changements, le cas échéant, en résulteront finalement.
Les sociétés cotées en bourse sont censées avoir des programmes de conformité solides pour suivre les exigences énoncées par la SEC. En particulier, les exigences et les délais de dépôt doivent être strictement respectés. Les programmes de conformité sont également importants, bien que moins formels, dans les entreprises grandes et petites, publiques ou non publiques.
Lorsque les exigences d'une autorité de réglementation ne s'appliquent pas, un programme de conformité d'une entreprise traite de la conduite des employés à se conformer aux politiques internes (par exemple, dépenser les fonds de l'entreprise ou traiter les femmes) et, plus important encore, à maintenir la réputation de l'entreprise auprès de ses clients. , les fournisseurs, les employés et même la communauté où se trouve l'entreprise. Les services de conformité ont pris de l'ampleur en raison de leur rôle consistant à maintenir leurs entreprises hors de l'eau chaude avec les régulateurs, les clients, les actionnaires, les médias et le grand public.
Comment créer un programme de conformité
Bien qu'il puisse exister différents types de programmes de conformité - ceux pour suivre de près les réglementations financières ou pour s'assurer qu'un lieu de travail est exempt de discrimination et de harcèlement sexuel - chaque programme de conformité devrait comporter quelques éléments clés.
Après l'adoption de la Loi sur les soins abordables, le gouvernement a défini sept éléments d'un programme de conformité solide pour les prestataires de soins de santé. La présentation a identifié les éléments suivants.
Politiques écrites, procédures et normes de conduite
La première étape de la mise en œuvre d'un programme de conformité consiste à s'assurer que votre programme de conformité a des politiques et des attentes clairement définies. Permettre au programme écrit d'être facilement disponible pour tous les employés, mettre à jour et réviser régulièrement les politiques et s'assurer que les nouvelles recrues examinent le programme dans les 90 jours suivant l'intégration sont essentiels au succès d'un programme de conformité.
Surveillance du programme de conformité
Une fois les attentes du programme clairement définies, vous devrez désigner un agent de conformité ou un comité de conformité pour superviser le programme. Cet employé ou groupe d'employés doit avoir un historique et une connaissance approfondie du comportement éthique et, selon la structure de l'entreprise, doit rendre compte directement au PDG.
La formation et l'éducation
Un aspect crucial de la mise en œuvre d'un programme de conformité sur le lieu de travail consiste à consacrer du temps et de l'argent pour s'assurer que tous les employés connaissent et sont correctement formés aux nouvelles normes du programme. Cela devrait inclure les nouvelles embauches ainsi que des vérifications fréquentes avec tous les employés actuels.
Organiser des réunions annuelles ou trimestrielles à l'échelle de l'entreprise qui traitent de toute préoccupation ou mise à jour concernant le programme de conformité et s'assurer que tous les nouveaux employés suivent la formation sur la conformité au cours de leurs premiers mois d'emploi contribuera à maintenir un programme de conformité réussi.
Ouvrir les lignes de communication
Un autre aspect important de la gestion d'un programme de conformité réussi est de s'assurer que les employés à tous les niveaux sentent qu'ils ont une voie ouverte pour exprimer leurs questions ou leurs préoccupations concernant le programme de conformité. Les programmes de conformité doivent permettre aux employés de signaler les violations et de résoudre les problèmes éthiques via une plateforme anonyme. De plus, les responsables de la conformité doivent se rendre disponibles et accessibles aux employés qui ont des questions spécifiques concernant le programme de conformité.
Établir une voie de communication solide entre ceux qui supervisent le programme de conformité et les employés qu'il couvre est essentiel pour garantir que les violations 1) soient signalées et puissent être évitées à l'avenir.
Audit et surveillance
Un système d'audit et de surveillance doit être mis en place afin de mesurer l'efficacité du programme de conformité, d'assurer le respect des réglementations externes et d'identifier les risques de conformité. Les programmes de conformité doivent être revus régulièrement dans le cadre des opérations normales, mais ils doivent également faire l'objet d'un audit externe formel. Un audit doit être effectué au moins une fois par an. L'auditeur doit fournir un rapport écrit de ses conclusions.
Discipline cohérente
L'un des éléments d'un programme de conformité efficace est qu'il est effectivement appliqué. Le programme de conformité doit inclure des politiques claires et écrites qui appliquent des mesures disciplinaires appropriées à ceux qui ne se conforment pas aux attentes et aux politiques du programme. Ces mesures disciplinaires devraient s'appliquer lorsque les situations suivantes se présentent : non-conformité, défaut de détecter une non-conformité alors que la diligence raisonnable aurait dû fournir des indices évidents et défaut de signaler des cas de non-conformité.
Comme vous pouvez le voir, l'application des mesures disciplinaires nécessaires sera facilitée si les étapes ci-dessus, en particulier avoir des attentes clairement définies et une politique de porte ouverte, sont respectées.
Action corrective
Enfin, lorsque toutes les étapes ci-dessus ont été suivies et qu'un risque ou une vulnérabilité de conformité important est découvert soit par un audit, une violation de conformité ou un examen interne, le comité de conformité doit prendre des mesures décisives en temps opportun qui réduiront le risque de non-conformité. .
Points forts
Les programmes de conformité décrivent un ensemble de lignes directrices et de meilleures pratiques qui garantissent que les employés d'une entreprise respectent toutes les lois et réglementations applicables.
Les programmes de conformité aident les entreprises à protéger leur marque des scandales et des poursuites judiciaires.
Un programme de conformité efficace doit avoir des politiques claires, une voie de communication saine entre les employés et ceux qui supervisent le programme, et ne pas hésiter à prendre des mesures correctives en cas de violation du programme de conformité.
