Program Zgodności
Co to jest program zgodności?
Program zgodności to zestaw wewnętrznych polityk i procedur firmy, wprowadzony w celu zapewnienia zgodności z prawem, zasadami i regulacjami lub utrzymania reputacji firmy. Zespół ds. zgodności analizuje zasady określone przez organy rządowe, tworzy program zgodności, wdraża go w całej firmie i egzekwuje przestrzeganie programu.
Zrozumienie programów zgodności
Głównymi regulatorami finansowymi w Stanach Zjednoczonych są Rada Rezerwy Federalnej, Komisja Papierów Wartościowych i Giełd (SEC) oraz Urząd Regulacji Przemysłu Finansowego (FINRA). Te i inne ustanowiły wymagania, które muszą być przestrzegane, w stosownych przypadkach iw różnym stopniu, przez banki, brokerów-dealerów, zarządzających aktywami i inne instytucje finansowe.
Programy zgodności zyskały na znaczeniu w branży finansowej od czasu szoku związanego z kryzysem finansowym,. ale gwałtowne skargi bankierów znalazły słyszalne uszy Republikanów w rządzie federalnym. Podejmowano skoordynowane wysiłki w celu wycofania przepisów mających na celu powstrzymanie niektórych uczestników sektora finansowego przed przecenianiem ich egoistycznych pragnień, ale nacisk i ciągnięcie polityki w Waszyngtonie sprawia, że nie jest jasne, jakie zmiany, jeśli w ogóle, będą ostatecznie skutkować.
Spółki notowane na giełdzie powinny mieć solidne programy zgodności, aby spełnić wymagania określone przez SEC. W szczególności należy ściśle przestrzegać wymogów i terminów składania wniosków. Programy compliance są również ważne, choć mniej formalne, w firmach dużych i małych, publicznych i niepublicznych.
Tam, gdzie wymagania organu regulacyjnego nie mają zastosowania, program zgodności firmy odnosi się do postępowania pracowników w celu przestrzegania zasad wewnętrznych (np. wydawanie funduszy korporacyjnych lub traktowania kobiet) i, co ważniejsze, do utrzymania reputacji firmy wśród jej klientów , dostawców, pracowników, a nawet społeczność, w której znajduje się firma. Działy zgodności zyskały na pozycji ze względu na ich rolę w utrzymywaniu firm z dala od organów regulacyjnych, klientów, udziałowców, mediów i opinii publicznej.
Jak stworzyć program zgodności
Chociaż mogą istnieć różne rodzaje programów zgodności — te mające na celu ścisłe przestrzeganie przepisów finansowych lub zapewnienie, że miejsce pracy jest wolne od dyskryminacji i molestowania seksualnego — każdy program zgodności powinien zawierać kilka kluczowych elementów.
Po uchwaleniu ustawy o przystępnej cenie, rząd przedstawił siedem elementów silnego programu przestrzegania przepisów dla świadczeniodawców. Prezentacja zidentyfikowała następujące elementy.
Pisemne zasady, procedury i standardy postępowania
Pierwszym krokiem do wdrożenia programu zgodności jest upewnienie się, że program zgodności ma jasno określone zasady i oczekiwania. Umożliwienie wszystkim pracownikom łatwego dostępu do pisemnego programu, regularne aktualizowanie i przeglądanie zasad oraz zapewnienie, że nowi pracownicy przejrzą program w ciągu 90 dni od wdrożenia, są niezbędne do powodzenia programu zgodności.
Nadzór nad programem zgodności
Gdy oczekiwania programu zostaną jasno określone, trzeba będzie wyznaczyć specjalistę ds. zgodności lub komisję ds. zgodności do nadzorowania programu. Ten pracownik lub grupa pracowników powinna mieć historię i głęboką wiedzę na temat zachowań etycznych oraz, w zależności od struktury firmy, powinna podlegać bezpośrednio prezesowi.
Trening i edukacja
Kluczowym aspektem wdrażania programu zgodności w miejscu pracy jest poświęcenie czasu i pieniędzy na zapewnienie wszystkim pracownikom znajomości i odpowiedniego przeszkolenia w zakresie nowego zestawu standardów programu. Powinno to obejmować nowych pracowników, a także częste meldowanie się u wszystkich obecnych pracowników.
Organizowanie corocznych lub kwartalnych spotkań w całej firmie, na których omawiane są wszelkie wątpliwości lub aktualizacje dotyczące programu zgodności, a także zapewnienie, że wszyscy nowi pracownicy ukończą szkolenie w zakresie zgodności w ciągu pierwszych kilku miesięcy zatrudnienia, pomoże w utrzymaniu pomyślnego programu zgodności.
Otwieranie linii komunikacji
Innym ważnym aspektem skutecznego prowadzenia programu zgodności jest upewnienie się, że pracownicy na każdym szczeblu mają poczucie, że mają otwartą drogę do wyrażania swoich pytań lub wątpliwości dotyczących programu zgodności. Programy zgodności powinny umożliwiać pracownikom zgłaszanie naruszeń i rozwiązywanie problemów etycznych za pośrednictwem anonimowej platformy. Ponadto inspektorzy ds. zgodności powinni być dostępni i przystępni dla pracowników, którzy mają konkretne pytania dotyczące programu zgodności.
Ustanowienie solidnej ścieżki komunikacji między osobami nadzorującymi program zgodności a pracownikami, których dotyczy, jest niezbędne, aby zapewnić, że naruszenia 1) będą zgłaszane i można im zapobiegać w przyszłości.
Audyt i monitorowanie
Należy wdrożyć system audytu i monitoringu w celu pomiaru skuteczności programu compliance, zapewnienia przestrzegania regulacji zewnętrznych oraz identyfikacji ryzyk braku zgodności. Programy zgodności powinny podlegać regularnym przeglądom w ramach normalnej działalności, jednak powinny również podlegać formalnemu audytowi zewnętrznemu. Audyt powinien być przeprowadzany co najmniej raz w roku. Audytor powinien dostarczyć pisemny raport ze swoich ustaleń.
Konsekwentna dyscyplina
Jednym z elementów skutecznego programu zgodności jest fakt, że jest on faktycznie egzekwowany. Program zgodności powinien zawierać jasne, pisemne zasady, które stosują odpowiednie działania dyscyplinarne wobec tych, którzy nie przestrzegają oczekiwań i zasad programu. Te działania dyscyplinarne powinny mieć zastosowanie w następujących sytuacjach: niezgodność, niewykrycie niezgodności, gdy należyta staranność powinna dostarczyć oczywistych wskazówek oraz niezgłoszenie przypadków niezgodności.
Jak widać, wyegzekwowanie niezbędnych działań dyscyplinarnych będzie łatwiejsze, jeśli powyższe kroki, w szczególności mając jasno określone oczekiwania i politykę otwartych drzwi, będą przestrzegane.
Działania naprawcze
Wreszcie, po wykonaniu wszystkich powyższych kroków i wykryciu znaczącego ryzyka lub luki w zabezpieczeniach w wyniku audytu, naruszenia zgodności lub przeglądu wewnętrznego, komisja ds. zgodności powinna podjąć w odpowiednim czasie zdecydowane działania, które zmniejszą ryzyko niezgodności .
Przegląd najważniejszych wydarzeń
Programy zgodności określają zestaw wytycznych i najlepszych praktyk, które zapewniają, że pracownicy firmy przestrzegają wszystkich odpowiednich przepisów i regulacji.
Programy zgodności pomagają korporacjom chronić swoją markę przed skandalami i procesami sądowymi.
Skuteczny program zgodności powinien mieć jasne zasady, zdrową ścieżkę komunikacji między pracownikami a osobami nadzorującymi program i nie wahać się przed podjęciem działań naprawczych w przypadku naruszenia programu zgodności.
