Program Pematuhan
Apakah Program Pematuhan?
Program pematuhan ialah set dasar dan prosedur dalaman syarikat yang dilaksanakan untuk mematuhi undang-undang, peraturan dan peraturan atau untuk mempertahankan reputasi perniagaan. Pasukan pematuhan meneliti peraturan yang ditetapkan oleh badan kerajaan, mencipta program pematuhan, melaksanakannya di seluruh syarikat dan menguatkuasakan pematuhan kepada program tersebut.
Memahami Program Pematuhan
Pengawal selia kewangan utama di Amerika Syarikat ialah Lembaga Rizab Persekutuan, Suruhanjaya Sekuriti dan Bursa (SEC), dan Pihak Berkuasa Kawal Selia Industri Kewangan (FINRA). Ini dan yang lain telah menetapkan keperluan yang mesti dipatuhi, jika berkenaan dan dalam tahap yang berbeza-beza, oleh bank, peniaga broker, pengurus aset dan institusi kewangan lain.
Program pematuhan telah semakin penting dalam industri kewangan sejak kejutan krisis kewangan,. tetapi aduan sengit daripada jurubank telah mendapat perhatian pihak Republikan dalam kerajaan persekutuan. Terdapat usaha bersepadu untuk melancarkan semula peraturan yang direka untuk menghalang sesetengah peserta dalam sektor kewangan daripada terlalu melebih-lebihkan desakan kepentingan diri mereka, tetapi desakan dan tarikan politik di DC menjadikannya tidak jelas apa perubahan, jika ada, yang akhirnya akan terhasil.
Syarikat dagangan awam sepatutnya mempunyai program pematuhan yang teguh untuk mengikut keperluan yang ditetapkan oleh SEC. Khususnya, keperluan pemfailan dan tarikh akhir mesti dipatuhi dengan ketat. Program pematuhan juga penting, walaupun kurang formal, di syarikat besar dan kecil, awam atau bukan awam.
Sekiranya keperluan pihak berkuasa kawal selia tidak terpakai, program pematuhan firma menangani tingkah laku pekerja untuk mematuhi dasar dalaman (cth, membelanjakan dana korporat atau layanan terhadap wanita) dan, yang lebih penting, untuk mengekalkan reputasi firma di kalangan pelanggannya , pembekal, pekerja, dan juga komuniti tempat perniagaan itu berada. Jabatan pematuhan telah meningkat dalam kedudukan kerana peranan mereka dalam memastikan syarikat mereka tidak terdedah kepada air panas dengan pengawal selia, pelanggan, pemegang saham dan media serta orang awam.
Cara Membuat Program Pematuhan
Walaupun terdapat pelbagai jenis program pematuhan—program untuk mematuhi peraturan kewangan dengan teliti atau untuk memastikan tempat kerja bebas daripada diskriminasi dan gangguan seksual—setiap program pematuhan harus mempunyai beberapa elemen utama.
Selepas kelulusan Akta Penjagaan Mampu Milik, kerajaan menggariskan tujuh komponen program pematuhan yang kukuh untuk penyedia penjagaan kesihatan. Pembentangan mengenal pasti elemen berikut.
Dasar Bertulis, Prosedur dan Standard Kelakuan
Langkah pertama untuk melaksanakan program pematuhan ialah memastikan program pematuhan anda mempunyai dasar dan jangkaan yang jelas. Membenarkan program bertulis tersedia untuk semua pekerja, mengemas kini dan menyemak dasar secara kerap, dan memastikan pekerja baharu menyemak program dalam tempoh 90 hari selepas penerimaan adalah penting untuk kejayaan program pematuhan.
Pematuhan Program Pematuhan
Setelah jangkaan program ditakrifkan dengan jelas, anda perlu menugaskan pegawai pematuhan atau jawatankuasa pematuhan untuk menyelia program. Pekerja atau kumpulan pekerja ini harus mempunyai sejarah dan pengetahuan mendalam tentang tingkah laku beretika, dan, bergantung pada cara syarikat distrukturkan, harus melaporkan terus kepada CEO.
Latihan dan Pendidikan
Aspek penting dalam melaksanakan program pematuhan di tempat kerja ialah menghabiskan masa dan wang untuk memastikan semua pekerja biasa dan dilatih dengan sewajarnya dengan set standard baharu program. Ini harus termasuk pengambilan baru serta daftar masuk yang kerap dengan semua pekerja semasa.
Mengadakan mesyuarat tahunan atau suku tahunan seluruh syarikat yang menangani sebarang kebimbangan atau kemas kini mengenai program pematuhan serta memastikan semua pekerja baharu melengkapkan latihan pematuhan dalam beberapa bulan pertama mereka bekerja akan membantu mengekalkan program pematuhan yang berjaya.
Membuka Talian Komunikasi
Satu lagi aspek penting dalam menjalankan program pematuhan yang berjaya ialah memastikan pekerja di setiap peringkat merasakan mereka mempunyai ruang terbuka untuk menyatakan soalan atau kebimbangan mereka tentang program pematuhan. Program pematuhan harus membenarkan pekerja melaporkan pelanggaran dan menangani isu etika melalui platform tanpa nama. Tambahan pula, pegawai pematuhan harus menyediakan diri mereka dan mudah didekati oleh pekerja yang mempunyai soalan khusus mengenai program pematuhan.
Mewujudkan laluan komunikasi yang kukuh antara mereka yang mengawasi program pematuhan dan pekerja yang diliputinya adalah penting untuk memastikan pelanggaran 1) dilaporkan dan boleh dicegah pada masa hadapan.
Pengauditan dan Pemantauan
Sistem pengauditan dan pemantauan harus dilaksanakan untuk mengukur keberkesanan program pematuhan, memastikan pematuhan kepada peraturan luar, dan mengenal pasti risiko pematuhan. Program pematuhan harus disemak secara berkala sebagai sebahagian daripada operasi biasa, walau bagaimanapun, ia juga harus tertakluk kepada audit luaran rasmi. Audit hendaklah dilakukan sekurang-kurangnya setiap tahun. Juruaudit hendaklah menyediakan laporan bertulis tentang penemuan mereka.
Disiplin Konsisten
Satu elemen program pematuhan yang berkesan ialah ia sebenarnya dikuatkuasakan. Program pematuhan harus merangkumi dasar bertulis yang jelas dan menggunakan tindakan tatatertib yang sesuai kepada mereka yang gagal mematuhi jangkaan dan dasar program. Tindakan tatatertib ini harus digunakan apabila situasi berikut timbul: ketidakpatuhan, kegagalan untuk mengesan ketidakpatuhan apabila usaha wajar sepatutnya memberikan petunjuk yang jelas, dan kegagalan untuk melaporkan kejadian ketidakpatuhan.
Seperti yang anda lihat, penguatkuasaan tindakan tatatertib yang diperlukan akan menjadi lebih mudah jika langkah-langkah di atas, terutamanya yang mempunyai jangkaan yang jelas, dan dasar pintu terbuka, dipatuhi.
Tindakan pembetulan
Akhir sekali, apabila semua langkah di atas telah diikuti, dan risiko pematuhan atau kelemahan yang ketara ditemui sama ada melalui audit, pelanggaran pematuhan atau semakan dalaman, jawatankuasa pematuhan harus mengambil tindakan tegas yang tepat pada masanya yang akan mengurangkan risiko ketidakpatuhan. .
Sorotan
Program pematuhan menggariskan satu set garis panduan dan amalan terbaik yang memastikan pekerja syarikat mematuhi semua undang-undang dan peraturan yang berkaitan.
Program pematuhan membantu syarikat melindungi jenama mereka daripada skandal dan tindakan undang-undang.
Program pematuhan yang berkesan harus mempunyai dasar yang jelas, laluan komunikasi yang sihat antara pekerja dan mereka yang menyelia program, dan tidak mengelak daripada mengambil tindakan pembetulan apabila program pematuhan dilanggar.
