Programa de conformidade
O que é um Programa de Compliance?
Um programa de conformidade é o conjunto de políticas e procedimentos internos de uma empresa implementados para cumprir leis, regras e regulamentos ou para manter a reputação da empresa. Uma equipe de compliance examina as regras estabelecidas por órgãos governamentais, cria um programa de compliance, implementa-o em toda a empresa e reforça a adesão ao programa.
Entendendo os Programas de Conformidade
Os principais reguladores financeiros nos Estados Unidos são o Federal Reserve Board, a Securities and Exchange Commission (SEC) e a Financial Industry Regulatory Authority (FINRA). Esses e outros estabeleceram requisitos que devem ser seguidos, quando aplicável e em graus variados, por bancos, corretoras, gestoras de ativos e outras instituições financeiras.
Os programas de compliance têm crescido em importância no setor financeiro desde o choque da crise financeira,. mas reclamações veementes de banqueiros encontraram ouvidos receptivos dos republicanos no governo federal. Houve esforços conjuntos para reverter as regulamentações destinadas a impedir que alguns participantes do setor financeiro exagerem em seus desejos egoístas, mas a pressão e a atração da política em DC deixam claro quais mudanças, se houver, resultarão.
As empresas de capital aberto devem ter programas de conformidade robustos para seguir os requisitos estabelecidos pela SEC. Em particular, os requisitos e prazos de arquivamento devem ser rigorosamente respeitados. Os programas de compliance também são importantes, embora menos formais, em empresas grandes e pequenas, públicas ou não.
Quando os requisitos de uma autoridade reguladora não se aplicam, um programa de conformidade de uma empresa aborda a conduta dos funcionários para cumprir as políticas internas (por exemplo, gastar fundos corporativos ou tratamento de mulheres) e, mais importante, manter a reputação da empresa entre seus clientes , fornecedores, colaboradores e até mesmo a comunidade onde o negócio está localizado. Os departamentos de compliance aumentaram em estatura devido ao seu papel em manter suas empresas fora de problemas com reguladores, clientes, acionistas, mídia e público em geral.
Como criar um programa de conformidade
Embora possa haver diferentes tipos de programas de conformidade – aqueles para seguir de perto as regulamentações financeiras ou para garantir que um local de trabalho esteja livre de discriminação e assédio sexual – todo programa de conformidade deve ter alguns elementos-chave.
Após a aprovação do Affordable Care Act, o governo delineou sete componentes de um forte programa de conformidade para os profissionais de saúde. A apresentação identificou os seguintes elementos.
Políticas, Procedimentos e Padrões de Conduta Escritos
O primeiro passo para implementar um programa de compliance é garantir que seu programa de compliance tenha políticas e expectativas claramente definidas. Permitir que o programa escrito esteja prontamente disponível para todos os funcionários, atualizar e revisar regularmente as políticas e garantir que os novos contratados revisem o programa dentro de 90 dias da integração são essenciais para o sucesso de um programa de conformidade.
Supervisão do Programa de Conformidade
que as expectativas do programa estiverem claramente definidas, você precisará designar um responsável pela conformidade ou comitê de conformidade para supervisionar o programa. Esse funcionário ou grupo de funcionários deve ter histórico e profundo conhecimento de comportamento ético e, dependendo de como a empresa está estruturada, deve se reportar diretamente ao CEO.
Treino e educação
Um aspecto crucial da implementação de um programa de compliance no local de trabalho é gastar tempo e dinheiro para garantir que todos os funcionários estejam familiarizados e treinados adequadamente para o novo conjunto de padrões do programa. Isso deve incluir novas contratações, bem como check-ins frequentes com todos os funcionários atuais.
A realização de reuniões anuais ou trimestrais em toda a empresa que abordem quaisquer preocupações ou atualizações em relação ao programa de conformidade, além de garantir que todos os novos funcionários concluam o treinamento de conformidade nos primeiros meses de trabalho, ajudará a manter um programa de conformidade bem-sucedido.
Abrindo as Linhas de Comunicação
Outro aspecto importante da execução de um programa de compliance bem-sucedido é garantir que os funcionários em todos os níveis sintam que têm um caminho aberto para expressar suas dúvidas ou preocupações sobre o programa de compliance. Os programas de compliance devem permitir que os funcionários denunciem violações e tratem de questões éticas por meio de uma plataforma anônima. Além disso, os responsáveis pela conformidade devem estar disponíveis e acessíveis aos funcionários que tenham dúvidas específicas sobre o programa de conformidade.
Estabelecer um caminho sólido de comunicação entre aqueles que supervisionam o programa de conformidade e os funcionários que ele cobre é essencial para garantir que as violações 1) sejam relatadas e possam ser evitadas no futuro.
Auditoria e Monitoramento
Um sistema de auditoria e monitoramento deve ser implementado para medir a eficácia do programa de compliance, garantir a adesão às regulamentações externas e identificar os riscos de compliance. Os programas de compliance devem ser revisados regularmente como parte das operações normais, mas também devem ser submetidos a uma auditoria externa formal. Uma auditoria deve ser realizada pelo menos anualmente. O auditor deve fornecer um relatório escrito de suas constatações.
Disciplina consistente
Um elemento de um programa de compliance eficaz é que ele é realmente aplicado. O programa de compliance deve incluir políticas claras e escritas que apliquem ações disciplinares apropriadas àqueles que não cumprirem as expectativas e políticas do programa. Essas ações disciplinares devem ser aplicadas quando surgirem as seguintes situações: não conformidade, falha na detecção de não conformidade quando a devida diligência deveria fornecer pistas óbvias e falha em relatar casos de não conformidade.
Como você pode ver, a aplicação das ações disciplinares necessárias será facilitada se as etapas acima, principalmente ter expectativas claramente definidas e uma política de portas abertas, forem seguidas.
Ação corretiva
Finalmente, quando todas as etapas acima forem seguidas e um risco ou vulnerabilidade de conformidade significativo for descoberto por meio de uma auditoria, violação de conformidade ou revisão interna, o comitê de conformidade deve tomar medidas oportunas e decisivas que reduzirão o risco de não conformidade .
Destaques
Os programas de conformidade descrevem um conjunto de diretrizes e práticas recomendadas que garantem que os funcionários de uma empresa estejam seguindo todas as leis e regulamentos relevantes.
Os programas de compliance ajudam as empresas a proteger sua marca de escândalos e ações judiciais.
Um programa de compliance eficaz deve ter políticas claras, um caminho saudável de comunicação entre os funcionários e aqueles que supervisionam o programa e não se esquivar de tomar medidas corretivas quando o programa de compliance for violado.
